Das müssen Sie wissen, wenn eine Betriebskontrolle droht

Die Betriebskontrolle ist das ultimative Mittel, das einer Behörde oder einer anderen vom Gesetzgeber autorisierten Stelle zur Verfügung steht und geeignet ist, den Betrieb eines Unternehmens sofort zu unterbinden.

Zusammengefasst ist das Ziel einer Betriebskontrolle die Durchsetzung von Schutzkonzepten mit dem Ziel der "Unversehrtheit des Menschen und der Umwelt". Im Detail ist die Betriebskontrolle eine bereichsspezifische Überprüfung der notwendigen Maßnahmen zur Erfüllung von Rückverfolgbarkeit, Dokumentationspflicht und Betriebssicherheit in oder für diesen Bereich.

Der Artikel fasst die wesentlichen Aspekte zusammen und gibt hierfür (ein Klick auf die Links führt Sie direkt zum entsprechenden Abschnitt):

- Eine Einführung in die rechtlichen Grundlagen
- Eine Beschreibung eines typischen Ablaufes von Betriebskontrollen
- Eine Übersicht der für eine erfolgreiche Betriebskontrolle im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz erwarteten Dokumente
- Ein Anwendungsbeispiel, wie die erforderlichen Dokumente und Informationen im Alltag effizient erzeugt und aktuell gehalten werden.

Worum geht es bei einer Betriebskontrolle?

Bei dem Wort Betriebskontrolle stellen sich bei den meisten Unternehmern und Managern der Führungsetage sofort die Nackenhaare auf. Ist eine Kontrolle konkret angekündigt, kommt eine gewisse Nervosität hinzu.

Betrachtet man einerseits das Themenspektrum, wie der nebenstehenden Abbildung 1 gezeigt und gleichzeitig die möglichen Konsequenzen einer "nicht bestandenen" Betriebskontrolle ist dies nicht ganz unberechtigt.

So wurde beispielsweise einem Nudelhersteller die Gewerbeerlaubnis wegen schwerwiegender lebensmittelhygienischer Verstöße entzogen, das Betriebsgelände versiegelt und geschlossen.

In einem anderen Fall wurden Bußgelder verhängt, weil das Unternehmen geforderte Sicherheitseinrichtungen dauerhaft außer Betrieb gesetzt hat. Die Sicherheitseinrichtungen haben den Produktionsprozess verlangsamt und haben nur behindert. Heute hat das Unternehmen seinen Großkunden verloren, es konnte die zugesicherte Produktion bzw. Lieferung nicht einhalten und das nach mehreren Lieferantenaudits.

Diese drei Fälle haben eines gemeinsam: In Betriebskontrollen wurden Verstöße gegen Pflichten beziehungsweise Nachlässigkeiten festgestellt, es wurden Auflagen erteilt, und diese wurden nicht erfüllt. Derartige Betriebskontrollen werden von unterschiedlichen Behörden mit jeweils unterschiedlichen Zielstellungen durchgeführt:

• Die Berufsgenossenschaft prüft die Einhaltung der Forderungen im Bereich Arbeitsschutz und Anlagensicherheit
• Die Gewerbeaufsicht prüft im Schwerpunkt die Einhaltung der Hygienevorschriften
• Die amtliche Lebensmittelüberwachung prüft die Einhaltung aller Vorschriften zum Lebensmittelrecht
• Die beim Zoll angesiedelte Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft die Einhaltung des Mindestlohns
• Ein Kunde prüft die Qualitätssicherung und Lieferzuverlässigkeit seiner Lieferanten (dies ist keine behördliche Kontrolle, sondern ist als Audit bekannt)

Diese beispielhaft aufgeführten Prüfungen werden als Betriebskontrolle bezeichnet.

Für alle Bereiche gilt: Die Unternehmen stehen nicht nur in der Pflicht, die Anforderungen der oben genannten Bereiche zu kennen und zu erfüllen, sie müssen auch in der Lage sein, deren Einhaltung nachweisen zu können.

Im folgenden werden wesentliche Aspekte am Beispiel der Lebensmittelindustrie behandelt:

(1) Betriebskontrolle zum Arbeitsschutz und …

(2) Betriebskontrolle zur Lebensmittelüberwachung

Neben den Anforderungen vonseiten des Gesetzgebers und den Behörden wird auch beschrieben, wie die diese Anforderungen mit einem digitalen Prozess effizient und einfach realisiert werden können.

Lebensmittelüberwachung

In der EU ist der Lebensmittelunternehmer für die Sicherheit der von ihm in den Verkehr gebrachten Lebensmittel selbst verantwortlich.

Gesetzliche Grundlagen der amtlichen Lebensmittelüberwachung sind verschiedene EU-Verordnungen (insbesondere die Basisverordnung VO (EG) Nr. 178/2002), das Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuch (LFBG) sowie weitere Gesetze, Verordnungen und Vorschriften auf Bundesebene.

Die zuständigen Behörden überprüfen regelmäßig stichprobenweise die Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften im Verkehr mit Lebensmitteln, kosmetischen Mitteln, Tabakerzeugnissen sowie Bedarfsgegenständen durch den Lebensmittelunternehmer.

Dazu führen die zuständigen Behörden unter anderem regelmäßig Betriebskontrollen durch, entnehmen Proben und untersuchen diese. Die Häufigkeit und Tiefe von Betriebskontrollen und Probenahmen hängt vor allem davon ab, welche möglichen Risiken von den in bestimmten Branchen verarbeiteten Lebensmitteln ausgehen können.

Zusätzlich zu den Stichproben finden gezielte Betriebskontrollen und Untersuchungen bei Verdachtsmomenten, wie zum Beispiel Verbraucherbeschwerden statt.

Ergebnisse von Lebensmittelkontrollen sind seit April 2019 im Internet für jeden einsehbar. In einem Urteil des Bundesverfassungsgerichtes wurde entschieden, dass Internet-Veröffentlichungen zu Hygieneverstößen durch die Behörden im Internet veröffentlicht werden dürfen.

Ablauf der Betriebskontrolle

Betriebskontrollen zum Zweck der Lebensmittelsicherheit finden ohne vorherige Ankündigung statt. Es werden in regelmäßigen Abständen alle Betriebsräume, Gegenstände und Anlagen, Abfalllager, Transportfahrzeuge sowie die Dokumentation kontrolliert. Darüber hinaus werden im Rahmen der Überprüfungen auch Lebensmittelproben genommen und analysiert.

Falls notwendig, leitet die zuständige Behörde Maßnahmen zur Beseitigung von Mängeln ein. Dies kann zum Beispiel vom Reinigen einer Oberfläche bis hin zur Vernichtung von verdorbenen Lebensmitteln oder gar einer Betriebsschließung reichen.

Maßnahmen bei Verstößen

Auf der Basis der Untersuchungsergebnisse entscheidet die zuständige Vollzugsbehörde über die notwendigen Maßnahmen. Dabei orientieren sie sich an dem Ziel, Schaden vom Verbraucher abzuwenden und künftige Verstöße gegen das Lebensmittelrecht zu vermeiden.

Um Schaden abzuwenden, kann es notwendig sein, den Gewerbetreibenden zum Rückruf eines Produkts zu verpflichten oder in den Medien öffentlich vor einem bestimmten Erzeugnis zu warnen.

Auch eine Betriebsschließung kann im Einzelfall erforderlich sein. In der alltäglichen Praxis kommen derart schwere Fälle jedoch nur sehr selten vor.

Video: Moderne Lebensmittelherstellung

Dokumentationsanforderung - Rückverfolgbarkeit

Lebensmittelunternehmen sind verpflichtet, durch eigene Kontrollen die Qualität der verwendeten Rohstoffe und der hergestellten Produkte zu dokumentieren. Dazu führen alle Betriebe darüber Buch, von wem sie Lebensmittel und Zutaten gekauft haben und an wen sie diese weiterverkauft haben.

Gehen von einem Lebensmittel Risiken aus, so muss innerhalb kurzer Zeit nachvollziehbar sein, an welcher Stelle eine Verunreinigung stattgefunden hat.

Ihre Eigenkontrollen müssen die Betriebe dokumentieren, damit der amtlichen Lebensmittelüberwachung diese Unterlagen für eine "Kontrolle der Kontrolle" zur Verfügung stehen.

Arbeits- und Gesundheitsschutz

Die Gewährleistung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes ist eine der wesentlichen Unternehmerpflichten.

Eine Überprüfung, ob alle Vorschriften erfüllt sind, kann von extern durch die Berufsgenossenschaften oder auch von interner Stelle, dem Betriebsrat, angestoßen werden.

Prüfung durch die Berufsgenossenschaften

Die Berufsgenossenschaften prüfen Ihre Mitgliedsbetriebe in routinemäßigen Kontrollen. Welche Unternehmen von Routineüberprüfungen betroffen sind, ist absolut zufällig und aufgrund der begrenzten Anzahl der staatlichen Arbeitsschützer eher unwahrscheinlich.

Wahrscheinlicher ist eine Prüfung, wenn:

a. sich im Betrieb ein Unfall ereignet hat,

b. es Beschwerden über den Betrieb oder 

c. es sich um einen Kleinbetrieb handelt

Was wird geprüft?

Geprüft werden die technischen und organisatorischen Aspekte der Betriebsprüfung in Bezug auf den Arbeits- und Gesundheitsschutz.

Die Prüfer haben im Rahmen Ihrer Ermittlungen weitgehende Befugnisse. So dürfen sie unter anderem:

• Grundstücke und Betriebsstätten während der Betriebs- und Geschäftszeiten Grundstücke und Betriebsstätten besichtigen, auch wenn der Unternehmer oder zum Beispiel die Fachkraft für Arbeitssicherheit nicht vor Ort sind
• Bei Betriebsbegehungen die Anwesenheit des Unternehmers, der Fachkraft für Arbeitssicherheit et cetera verlangen,
• vom Unternehmer Auskünfte verlangen beziehungsweise betriebliche Unterlagen (zum Beispiel Betriebsanleitungen, Sicherheitsdatenblätter, Unterweisungsnachweise) einsehen,
• Arbeitsmittel und persönliche Schutzausrüstungen prüfen,
• Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufe untersuchen,
• Messungen vornehmen, etwa zur Lärm- oder Vibrationsbelastung,
• untersuchen, ob und auf welche betrieblichen Ursachen ein Unfall, eine Erkrankung oder ein Schadensfall zurückzuführen sind.

Konsequenzen

Der Prüfer kann verbindliche Anordnungen bezüglich der Unfallverhütungsvorschriften treffen, also Auflagen erteilen. Er kann zusätzlich Bußgelder verhängen oder im schlimmsten Fall die Stilllegung von Betriebsteilen veranlassen.

Vorbereitung der Betriebskontrolle

Egal, wie ungelegen die Kontrolle kommt, wesentlich sind die Kooperation mit dem Prüfer und ein geeigneter Besprechungsraum, damit der Prüfer sich alle Unterlagen in Ruhe ansehen kann. Mindestens genauso wichtig sind die vorbereiteten Unterlagen gemäß dem oben stehenden Kasten.

Zudem sollten der Unternehmer, die Fachkraft für Arbeitssicherheit und eventuell benötigte weitere externe oder betriebliche Experten für Fragen zur Verfügung stehen.

Auswertung

Grundsätzlich sollte das Unternehmen den Ablauf der Betriebskontrolle protokollieren und sich nicht auf den Prüfbericht verlassen. Dies gilt insbesondere dann, wenn es zu Unstimmigkeiten gekommen ist.

Falls der Prüfer Auflagen erteilt hat, sind hierfür unbedingt detaillierte Arbeits- und Terminlisten zu erstellen und Verantwortliche für die Kontrolle der Umsetzung der Maßnahmen zu benennen.

Die Prüfer sind dem Unternehmen in der Regel wohlwollend gegenüber eingestellt und wissen, dass Arbeitsschutz auch bezahlbar und organisierbar sein muss. Sie werden in den meisten Fällen auch nur realistische Forderungen stellen.

Sie werden aber in jedem Fall die vereinbarten Fristen kontrollieren und erwarten eine konkrete Aussage über deren Umsetzung.

Nachhaltige Organisation

Die bisherigen Ausführungen beschreiben, welche Unterlagen für eine Betriebskontrolle bereitzustellen sind. Die Unterlagen unterteilen sich dabei in Bestandsdokumente wie zum Beispiel Betriebsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter, schriftliche Bestellungen und so weiter.

Bestandsdokumente werden in der Regel einmal erstellt und sind anschließend nur noch zu aktualisieren. Für gewöhnlich sind sie in einem Organisationshandbuch abgelegt und sind für die Betriebskontrolle nur noch bereitzustellen.

Die Herausforderung besteht hier lediglich darin, die Dokumente bei Veränderungen entsprechend zu aktualisieren.

Anders sieht es bei den geforderten Nachweisen zum Beispiel zu regelmäßigen Kontrollen und Prüfberichten aus. Diese Dokumente entstehen im laufenden Tagesgeschäft. Das bringt folgende Probleme mit sich:

1) Erfolgt dies nicht tagesaktuell, ist davon auszugehen, dass über kurz oder lang eine unvollständige Dokumentation vorliegt.

2) Erfolgt dies analog (auf Papier) entsteht eine unübersichtliche und praktisch kaum auszuwertende Dokumentation, die sich auch kaum noch jemand ansehen wird.

3) Sollen die Papiere später digitalisiert werden, kostet dies einen Zeitaufwand, den erfahrungsgemäß kaum jemand aufwenden wird, heißt es wird nicht stattfinden.

Für die Vorbereitung einer Betriebskontrolle bedeutet dies:

a) Die Bestandsdokumente können mit einem vertretbaren Aufwand und zeitnah beschafft werden.

b) Liegen die tagesaktuellen Dokumente, auch Prozessdokumente genannt, nicht digital vor, ist eine Beschaffung aufwändig und vor allem kaum zeitnah zu bewältigen.

Dokumentation im digitalen Zeitalter

Digitalisierung und Industrie 4.0 sind mittlerweile bekannte Schlagworte. Im Kontext Dokumentation bedeutet Digitalisierung im Wesentlichen folgende Aspekte:

(1) Informationen werden zunehmend digital erfasst, das Schreiben auf Papier wird weitestgehend vermieden

(2) Digitale Informationen werden in Echtzeit verbreitet und stehen damit unmittelbar allen anderen zur Verfügung

(3) Die Informationserfassung erfolgt weitestgehend am Ort des Geschehens, vorzugsweise auf mobilen Geräten

(4) Anlagenzustände, wie zum Beispiel Füllstände in Silos, das Ansprechen von Endschaltern werden mittels Sensorik oder Auswertung von Maschinensteuerungen nahtlos in die Dokumentation und Informationsverbreitung integriert.

Der Vorteil ist, dass Informationen verhältnismäßig aufwandsarm erfasst werden, an die weitergeleitet werden, die diese Informationen benötigen und somit Dokumente unmittelbar und vollständig verfügbar sind.

Der digitale Prozess

Voraussetzung dafür ist, dass der bisherige analoge Prozess auf die Nutzung digitaler Medien, Arbeitsmittel und EDV-Systeme angepasst wird.

Ein wesentliches Merkmal des digitalen Prozesses ist, dass die Informationserfassung dort erfolgt, wo die Information anfällt und das so einfach wie möglich.

Wird zum Beispiel bei einer Betriebsbegehung ein Problem beobachtet, dient das Telefon dazu, ein Bild zu machen und das Bild mit Zusatzinformationen als Aufgabe an die zuständigen Stellen im Unternehmen zu senden.

Alle weiteren Aktivitäten mit dieser soeben erfassten Aufgabe werden an genau dieser Stelle dokumentiert. Damit wird eine wesentliche Nachweispflicht umgesetzt. Siehe Kasten.

Werden Sicherheitsmängel festgestellt, ist in der Betriebskontrolle nachzuweisen:

- Sicherheitsmangel wurde erfasst und dokumentiert
- Sicherheitsmangel wurde bewertet,
- Maßnahmen zur Behebung wurden geplant,
- Die Durchführung der Maßnahmen sowie das Ergebnis sind dokumentiert

Schlussendlich liegt der Nachweis vor, dass die Sicherheit wiederhergestellt wurde und gegebenenfalls periodisch überwacht wird.

Die Digitalisierung eröffnet die Möglichkeit, dass derartige Überwachungen nicht nur in bestimmten Situationen von Menschen erledigt werden. Vielmehr können kritische Zustände automatisiert erfasst und dokumentiert werden. Das heißt: Sensoren messen an den Anlagen aktuelle Zustände, wie z.B. Temperaturen oder das Erreichen von Endschaltern. Werden dabei Grenzwerte überschritten, wird das gemeldet und es können zeitnah die erforderlichen Maßnahmen eingeleitet werden.

Im folgenden Anwendungsbeispiel wird demonstriert, wie Aspekte des Arbeitsschutzes und der Hygiene mit einer Instandhaltungssoftware organisiert werden.

Das vordergründige Ziel ist dabei nicht die Sicherstellung von Dokumenten für eine mögliche Betriebskontrolle, das wird als Nebeneffekt erreicht, Ziel ist es eine Betriebskontrolle zu vermeiden, indem kritische Zustände von vornherein vermieden werden.

Bilderstrecke: 7 Schritte zum digitalen Service- und Instandhaltungsprozess

Zur nachweislichen Absicherung des sicheren Betriebes gehören unter anderem Funktionsprüfungen laut VBG und Maßnahmen zur Gewährleistung der Hygiene.

Im Falle einer Betriebskontrolle ist nachzuweisen, dass diese Maßnahmen geplant, angewiesen, durchgeführt und bei kritischen Zuständen ausgewertet wurden.

Das nachfolgende Beispiel zeigt, wie dies z.B. mit der Instandhaltungssoftware comain.cloud organisiert wird und im Ergebnis den Anforderungen einer Betriebskontrolle sowie einem internen oder externen Audit genügt.

Prozessanforderungen

Folgende Aspekte sind zu organisieren:

1. Es gibt eine Strategie, nach welcher die Instandhaltung die Produktionskapazitäten sicherstellt. Dies beinhaltet auch die Gewährleistung des Arbeitsschutzes und Hygiene

2. Es werden konkrete Maßnahmen geplant und deren Ausführung wird auf definierte Personen übertragen

3. Die Maßnahmen werden durchgeführt und deren Ergebnis wird dokumentiert.

4. Sowohl die Durchführung, als auch das Ergebnis werden nachweisbar kontrolliert und je nach vorliegendem Ergebnis ausgewertet

5. Sind Folgemaßnahmen notwendig, werden sie unmittelbar geplant

Der daraus resultierende Prozess wird in der Regel vom Produktions- und Instandhaltungsmanagement gleichermaßen organisiert. Sie geben vor, wie diese Anforderungen praktisch umgesetzt werden.

Umsetzung

Die effiziente Umsetzung des oben beschriebenen Prozesses ist ohne Softwareunterstützung kaum noch denkbar. Der nachfolgende Ablauf demonstriert die Schritte, die mit einer Instandhaltungssoftware durchgeführt werden:

Was ist wie häufig zu tun?

In der Instandhaltungssoftware werden wiederkehrende Maßnahmen mit der Angabe eines Zyklus zur Durchführung angelegt. Dazu gehören unter anderem werterhaltende Maßnahmen, Funktionsprüfungen laut VBG und Reinigungsmaßnahmen zur Sicherstellung der Hygiene.

Ergebnis ist ein Maßnahmenkatalog, der vorgibt, was zu tun ist. Werden Fremddienstleister mit den Aufgaben betraut, wird der Katalog auch Leistungsverzeichnis bezeichnet.

Wann ist etwas zu tun?

Aus dem Maßnahmenplan wird mit einem Knopfdruck ein Wartungsplan erstellt. Damit ist bekannt, wann welche Maßnahmen an welchen Anlagen durchzuführen sind.

Wer wird es tun?

Die Wartungspläne werden den ausführenden Mitarbeitern zugeordnet.

Wurde es auch getan?

Der verantwortliche Mitarbeiter führt die Arbeiten durch und meldet das Ergebnis zurück. Dies kann er am Desktop-Computer oder sogar von seinem Mobiltelefon aus durchführen. Das Ergebnis der Prüfung ist entsprechend bekannt und die Durchführung ist dokumentiert

Wesentlich ist, dass der Maßnahmenkatalog, also das, was zu tun ist, einmalig bei der Errichtung der Anlage erstellt wird und anschließend nur noch bei der Modifizierung der Anlage zu aktualisieren ist. Die Schritte zur Übertragung der Aufgaben und Kontrolle des Ergebnisses finden in der Regel wöchentlich bis tagesaktuell statt.

Audit

Steht eine Betriebskontrolle an, in der nachzuweisen ist, dass Gesundheitsschutzmaßnahmen oder Hygienemaßnahmen durchgeführt wurden, werden geforderten Unterlagen einfach in der Instandhaltungssoftware aufgerufen.

Diese Kontrolle läuft folgendermaßen ab:

(1) Vorbereitung: Da bereits alle relevanten Maßnahmen in comain.cloud angelegt sind und der Wartungsplan regelmäßig erstellt ist, ist keine weitere Vorbereitung nötig.

(2) Durchführung: Mit dem Maßnahmenkatalog wird nachgewiesen, welche Maßnahmen an welchen Anlagen geplant sind und in welchem Zyklus diese vorgesehen sind. Dieser beinhaltet auch die Funktionsprüfungen und geforderten Reinigungstätigkeiten. Die Frage, wann die Maßnahmen durchgeführt wurden, wird in der Plantafel gemäß beantwortet. Anhand der Plantafel wird nachgewiesen, wann was mit welchem Ergebnis durchgeführt wurde.

(3) Nachbereitung: Eine Nachbereitung stellt sich aufwandsarm dar. Fordert der Prüfer, dass zum Beispiel Reinigungen häufiger durchgeführt werden müssen, ist die Anpassung in comain.cloud mit wenigen Klicks möglich. Dafür ist lediglich der Zyklus in der jeweiligen Maßnahme anzupassen und bei der nächsten Erstellung des Wartungsplans liegen die Reinigungsaufträge mit dem neuen Zyklus vor. Genauso einfach werden zusätzliche Maßnahmen erzeugt, die der Prüfer ggf. mit einer Frist erledigt sehen möchte.

Bearbeitet von Stefan Weinzierl