Die Nutzung von Papier bei Information und Dokumentation soll künftig ohne Papier und nur in der Cloud erfolgen.

Die Nutzung von Papier bei Information und Dokumentation soll künftig ohne Papier und nur in der Cloud erfolgen. - Bild: stock.adobe.com/metamorworks

| von Andreas Dangl, Fabasoft

Die technische Dokumentation bildet den gesamten Lebenszyklus eines Produkts ab und ist für Betreiber und Benutzer die zentrale Informationsquelle, wenn es um den Betrieb und die Instandhaltung von Produkten und Anlagen geht. Fehlende oder mangelhafte Unterlagen sind oft durch unübersichtliche 'Zettelwirtschaft' bedingt und haben massive negative Auswirkungen auf die Effizienz von Unternehmen.

Besonders, wenn es um die rasche Beschaffung von Ersatzteilen geht: Ausfälle oder Stillstände verursachen hohe Kosten und den Unmut der Kunden. Um dieses Risiko zu minimieren, sehen sich immer mehr Produzenten nach papierlosen Alternativen zur Unterstützung der Informations- und Dokumentationsprozesse für die Wartung und Instandhaltung um – und cloudbasierte Lösungen halten Einzug in die Industrieunternehmen.

Digitale Lieferantendokumente

Namhafte Unternehmen wie Siemens Energy oder KSB beschäftigten sich bereits frühzeitig mit der Thematik und digitalisieren cloudbasiert die technische Dokumentation ihrer Produkte sowie die Informations- und Bearbeitungsprozesse über den gesamten Produktlebenszyklus. Dadurch lassen sich alle Beteiligten in den Informationsfluss einbinden und die vorhandenen Datenmengen einfacher und übersichtlich handhaben.

Die "digitale Lieferantendokumentation" dient dabei nicht nur als Informationshub, sondern auch als Kommunikationsplattform: Alle Informationen sind zentral für eine Abfrage, Bearbeitung oder Freigabe verfügbar. Darüber hinaus erfolgt die gesamte Korrespondenz mit den Beteiligten über die Plattform und ist dadurch jederzeit nachvollziehbar. Das bringt den Vorteil, dass die Gesamtdokumentation zuverlässig und in höchster Qualität erstellt und verwaltet wird, Änderungen einfach nachvollziehbar sind und durch Einbindung der Qualitäts- und Wartungsprozesse stets aktuell gehalten werden kann.

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Diese "Echtzeit-Aktualisierung" stellt sicher, dass alle durchgeführten Änderungen dokumentiert und für Abfragen zur Verfügung stehen. Damit verbundene Workflows wie etwa benötige Genehmigungen werden übersichtlich, revisionssicher und normgerecht in der Lösung gesteuert. Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Arbeitsaufwand und ermöglichen die effiziente Abwicklung von Anforderungs-, Prüf- und Freigabeprozessen.

Sämtliche Schadens- oder Abweichungsmeldungen sowie die dazugehörigen Dokumente liegen in einem zentralen Arbeitsbereich in der Cloud. Berechtigte Benutzer haben zeit- und ortsunabhängig darauf Zugriff. Wichtige Aspekte für die Verantwortlichen im Bereich Instandhaltung, die oft unter Zeitdruck handeln müssen. Eine integrierte Volltextsuche unterstützt dabei, Informationen in den umfangreichen Datenmengen rasch zu finden.

Informationsbereitstellung für die Instandhaltung

Im Bereich der Informationsbereitstellung eröffnen sich mit einer digitalen Lieferantendokumenten viele Möglichkeiten:

  • Das Projekt "Digitales Typenschild 4.0" des ZVEI (Zentralverband Elektrotechnik- und Elektroindustrie) und der Helmut-Schmidt-Universität Hamburg hat sich zum Ziel gesetzt, traditionelle Typenschilder vollständig zu digitalisieren und darüber hinaus zusätzliche Services zu ermöglichen. Über ein sogenanntes "digitales Typenschild 4.0", welches direkt an der Anlage oder an einzelnen Bauteilen angebracht ist, greift der Service-Techniker mittels mobilem Endgerät direkt auf die benötigen Unterlagen zu, ohne vorige umständliche Suche in Betriebshandbüchern oder Wartungsmanuals aus Papier. Eine besonders nachhaltige und effiziente Möglichkeit, um auch Schadensmeldungen oder Wartungsberichte direkt in das System einzupflegen und die notwendigen Stammdaten zur jeweiligen Anlage automatisch zu übernehmen.
  • Ein anderer interessanter Ansatz ist die sogenannte dynamische Dokumentation. Diese ermöglicht einen Zugriff auf stets aktuelle Unterlagen über den gesamten Lebenszyklus (von der Anschaffung bis zum Ausscheiden) von Anlagen oder Maschinen hinweg. Dabei werden neue Informationen, Updates und Revisionen direkt vom Maschinen- oder Anlagenbauer permanent eingepflegt, ähnlich wie in einem Wiki.

Upgrade bringt Vorteile

Mit cloudbasierten Lösungen lässt sich der Informations- und Dokumentationsumfang über den gesamten Produktlebenszyklus digital und dynamisch abbilden, was es enorm erleichtert, Anlagen oder Maschinen sicher und bestimmungsgemäß zu betreiben und zu warten. Ein "Upgrade" der Lieferantendokumentation in die digitale Welt bringt für alle Beteiligten viele Vorteile und trägt auch wesentlich dazu bei, die Instandhaltung von Anlagen oder Maschinen auf eine neue nachhaltige Ebene zu heben.

Das Thema Datenschutz und Datensicherheit spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Daher ist zu empfehlen, bei der Auswahl Anbietern, die über entsprechende Zertifizierungen wie beispielsweise ein C5-Testat (herausgegeben vom deutschen Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik), ISO 27001, ISO 27018 oder Certified Cloud Service von TÜV Rheinland verfügen, der Vorzug zu geben.

Der Autor Andreas Dangl ist Business Unit Executive für Cloud-Services bei Fabasoft. In seiner Funktion ist er für die strategische Positionierung der Fabasoft Cloud zuständig. Darüber hinaus berät und unterstützt er Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen bei der Einführung von Cloud-Lösungen.

Bearbeitet von Stefan Weinzierl

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