Der komplexe Aufgabenbereich Gebäudetechnik kann mithilfe von digitalen Instandhaltungsprogrammen wie Excelation:assets einfacher und besser organisiert werden. (Bild: lvnl - stock.adobe.com)
Prüfungen stehen an: Der Regensensorcheck der Sonnenbergschule ist ebenso fällig wie das Anschließen der Orgel in der Aussegnungshalle an die Lautsprecheranlage. Dazwischen grätscht eine defekte Rückfahrkamera beim Bauhoffahrzeug rein, während das Bürgerbüro Kabelsalat beklagt und die Straßenlaternen jetzt zu Herbstbeginn Menschen zu lange im Dunkeln tappen lassen. Schon wieder ein Jahr vorbei? Höchste Zeit für die Schulung zur Fachkraft für Rauchwarnmelder! Wann ist der Sound-Check für die Veranstaltung in der Sonnenberghalle und warum bloß fallen die Elektrogeräteprüfungen für Bauhof und Rathaus in denselben Monat?
Solche Fragen gehen Frank Arnold, Facility-Manager für die Gemeinde Angelbachtal, durch den Kopf. Der gelernte Elektriker zähmt seit fünf Jahren die gesamte Gebäudetechnik der 5.000 Einwohner umfassenden Kommune und überblickt dabei einen zwischen spannender Vielfalt und überbordender Komplexität schwankenden Wirkungskreis. Prüforganisationen verlangen regelmäßig die Auffrischung technischer Elemente, doch im Alltagstrubel drängen sich aktuelle Ereignisse leicht vor die Erinnerung an Wartungsrhythmen. Daher holt sich Arnold im März 2022 eine digitale Erinnerungsstütze ins Team: Mit dem Instandhaltungsprogramm Excelation:assets organisiert, kontrolliert, kommuniziert und dokumentiert er terminsicher hereinschneiende sowie regelmäßig wiederkehrende Aufgaben.
Gemeinde Angelbachtal: Gebäudevielfalt und Arbeitsspektrum
Feld- und Wanderwege umranken die Wohngemeinde Angelbachtal, die wirtschaftlich günstig im Einzugsgebiet zwischen Heilbronn und Karlsruhe liegt. Daher freut sie sich über regen Zuzug, gerade junger Familien. Die Gebäudefülle in Arnolds Ressort zeugt davon: Unter anderem verantwortet er gemeinsam mit seinem Kollegen Kita, Grund- und Werkrealschule, JUZ und Vereinsheim, das Feuerwehrgerätehaus, zwei Sportanlagen, Schwimmbad, Rathaus, Aussegnungshallen, Geflüchtetenunterkünfte und eine Mehrzweckhalle für 1.000 Personen. Viele Gebäude, die Wasser, Strom oder einen Schornsteinfeger brauchen; Sportplätze, die beregnet, Häuser, die beheizt werden müssen – im aktuellen Winter auf 19 Grad. Von plötzlich klemmenden Rolltoren oder streikenden Mährobotern einmal abgesehen.
Digital statt Analog
Den Reichtum an Technik bändigt Arnold die ersten fünf Jahre seines Schaffens mit einem Whiteboard, worauf sein Kollege und er spontan eintrudelnde Themen notieren. Regelmäßige Daten tragen sie vereinzelt ein. „An eine ganze Menge werden wir mündlich erinnert“, so der Epfenbacher. „Aber eben nicht an alles.“ Im März dieses Jahres verbannt der IT-affine Abteilungsleiter die Tafel und zieht Excelation:assets hinzu.
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Digitale Hilfe fürs FM-Team
EDV spielt für den 52-Jährigen von jeher eine große Rolle: Circa die Hälfte der Zeit arbeitet er am PC. Für die Elektrogeräteprüfung verwendet er ein Tool, das über eine Access-Datenbank mit dem Server synchronisiert wird. Auch die Gefährdungsbeurteilung läuft über den Rechner. Als EDV-technisch Interessierter entschließt er sich daher auch für digitalen Support, um die Arbeitsflut zu meistern. Seine Wahl fällt auf Excelation:assets, weil es flexiblen Handlungsspielraum lässt und von Softwarehaus Dr. Eckhardt + Partner genau für solche vielgestaltigen Themenwelten entwickelt wurde.
Schnell steigt er ein: Er begreift die Cloud-Software intuitiv und arbeitet als Gesamtverantwortlicher in der sogenannten „Manageransicht“. Technische Fachkräfte nutzen die „Assistant-Ansicht“. Zu Beginn legt er alle Gebäude an und trägt je Gebäude die zugehörigen wiederkehrenden Termine ein. Das Wichtigste ist geschafft! Aktuell Aufploppendes notiert er nach Bedarf.
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Arbeitsalltag
Jeder Arbeitsmorgen beginnt mit einem Blick ins Programm am Rechner oder Handy. Zunächst sichtet die FM-Crew rot Markiertes: Termine, die keinen Aufschub mehr dulden. Gelb Markiertes verlangt allmählich Aufmerksamkeit, während einwandfrei Erledigtes grün leuchtet. Konfrontieren technische Fachkräfte beim Durchführen von Arbeiten Probleme, melden sie diese in ihrer „Assistent-Ansicht“ bequem via Handy an Arnold. Stechen ihm selbst unterwegs Mängel ins Auge, erfasst er in seiner mobilen Ansicht direkt die entsprechende Instandsetzungsaufgabe.
„Übers Smartphone bin ich über alle Punkte immer aktuell auf Stand“, resümiert er. „Beschwerden gingen stark zurück, weil sich das Programm Daten für uns merkt. Anliegen erfassen und erledigen wir nun deutlich schneller.“
Zukunftspläne
Auf lange Sicht verfolgt Arnold das Ziel, den Bauhof in das Instandhaltungsprogramm einzugliedern. Aus seiner Sicht ergibt dies Sinn, weil dann auch dem ähnlich stark beschäftigten Bauhofleiter eine Erinnerungsstütze zur Seite stünde. Denn „an die regelmäßigen Prüftermine erinnert zu werden und die Durchführung dokumentiert zu haben, stellt für mich die größte Erleichterung dar“, urteilt er.
Quelle: Borgmeier PR Hamburg für Dr. Eckhardt + Partner GmbH
