Instandhaltung bei der Ruhrbahn

Insbesondere im öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) sind für den reibungslosen Betrieb, eine größtmögliche Verfügbarkeit von Fahrzeugen in einem technisch einwandfreiem Zustand sowie eine intakte Infrastruktur erforderlich. Nur so können Pünktlichkeit und ein zusätzliches Sicherheit für die Fahrgäste gewährleistet werden. Um dies zu erreichen, müssen die Betreiber eine schnelle und reibungslose Wartung und Instandhaltung ihrer Anlagen sicherstellen. Dies ist in der der Praxis jedoch sehr aufwendig, da Instandhaltungen umfangreich und komplex sind.

Grundvoraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf sind eine exakte Planung, Durchführung und Dokumentation. Der erste wichtige Schritt ist die schnelle mobile Erfassung der Meldungen der instand zu setzenden Fahrzeuge, Strecken und Trassen sowie der technischen Anlagen an den Bahnhöfen. Zu diesem neuen digitalen Prozess gehört auch die vollständige und lückenlose Abwicklung der Materialwirtschaft. Grundlage der digitalen Instandhaltung bei der Ruhrbahn GmbH, die als Nahverkehrsunternehmen die Städte Essen und Mülheim an der Ruhr mit Mobilität versorgt, ist die mobile Lösung der Membrain GmbH. Ziel war es vollständig auf Papier zu verzichten und alle Wartungs- und Wartungsaufträge effektiv, schnell und per App abzuwickeln.

Optimierte Arbeitsabläufe dank mobiler Instandhaltung

Für die Ruhrbahn standen Themen wie optimierte Arbeitsabläufe, die Reduzierung manueller Prozesse und die Vermeidung von von Systembrüchen im Vordergrund. Wichtige Kriterien waren dabei die Wirtschaftlichkeit und Effizienz der Instandhaltungsprozesse. Die Instandhaltung bei der Ruhrbahn umfasst folgende Bereiche:

• Infrastruktur (Gebäude, Tunnelanlagen etc.)
• Instandhaltung der technischen Anlagen (u.a. Fahrtreppen, Signalanlagen, Fahrausweisautomaten)
• Instandhaltung der Fahrzeugflotte (Busse, Straßenbahnen, U-Bahnen, EinsatzPKW sowie Nutzfahrzeuge)
• sowie die mobile Materialwirtschaft (Lagerhaltung, Bestandsabfragen, Inventuren, Wareneingangs- und -ausgangsbearbeitung, Umlagerungen etc.).

In diesen Bereichen sollte das Maß an verbrauchtem Papier deutlich reduziert werden. Es galt, verschiedene Sparten wie die Instandhaltung und die Materialwirtschaft, standardisiert und systemisch zusammen zu bringen.

Darüber hinaus formulierte Duchatz mit seinem Team noch weitere technische und nutzerorientierte Anforderungen an die Lösung. Die Ruhrbahn nutzt SAP als zentrale Software für die Materialwirtschaft und Instandhaltung. So erfolgt die Berechtigungssteuerung direkt aus diesem führenden System. Aufgrund der anspruchsvollen Umgebung, unter anderem wegen der vielen Tunnelanlagen des Streckennetzes, war eine Offline-Funktionalität unverzichtbar, damit ein ungestörtes und unterbrechungsfreies Arbeiten für die Instandhaltung gewährleistet werden konnte. Lukas Stuchlik, Leiter der strategischen IT der Ruhrbahn, ist überzeugt, dass „die Ruhrbahn damit auf dem Weg zur Optimierung ihrer SAP-Prozesse einen entscheidenden Schritt vollzogen hat.“

Zudem legte das IT-Team besonderen Wert auf höchste Benutzerfreundlichkeit und ein responsives Design, durch das sich die Benutzeroberfläche an den unterschiedlichen mobilen Endgeräten optimal anpasst, unter anderem hinsichtlich Auflösung, darzustellender Inhalte und wechselnder Menüs. Auch die Möglichkeit der einfachen Erweiterung mit anderen SAP-Modulen (z.B. für das Controlling, dem Personalwesen oder der Finanzbuchhaltung) sowie Nicht-SAP-Systemen (z.B. Datenbanken) zu einem späteren Zeitpunkt, spielten eine wesentliche Rolle.

„Die Mobilisierung unserer Prozesse stellt einen extrem wichtigen Baustein unserer zukünftigen IT-Strategie dar. Die jetzt erfolgte Digitalisierung der Instandhaltungs- und Materialwirtschaftsprozesse ist ein weiterer Schritt der digitalen Ausrichtung bei der Ruhrbahn“, so Jörg Lamers, Leiter des Bereiches Telematik & Prozesstechnik und verantwortlich für alle internen IT-Prozesse sowie für die IT-Sicherheit. Des Weiteren lassen sich in der App unterschiedliche Prozesse in den Fachbereichen darstellen, so dass SAP-Standardfunktionen je nach Anforderung individuell abgebildet werden. Für die Akzeptanz der neuen mobilen Lösung war es besonders wichtig, dass die Fachbereiche schnell, einfach und intuitiv arbeiten können.

Der harte Weg zum neuen Tool

Die Corona-Pandemie stellte das Projekt vor viele Herausforderungen. Die Covid-Situation, aufgrund von Homeschooling, Web-Konferenzen usw. hatte für die IT eine überlastete Infrastruktur zur Folge. Auch Hardware-Engpässe führten dazu, dass benötigte mobile Geräte nicht oder nur mit langen Lieferzeiten zu bekommen waren. All diese Faktoren verzögerten das Projekt, jedoch nicht die Digitalstrategie des Unternehmens.

Die Anforderungen an mobile Instandhaltung

Aufgrund der vielschichtigen und dynamischen Prozesse gerieten papiergebundene Instandhaltungsabläufe in der Vergangenheit an ihre Grenzen. Besonders wünschenswert waren eine höhere Transparenz in den Abläufen sowie ein automatisches und zeitnahes Verarbeiten dieser Daten in SAP. Eine abgeschlossene Instandhaltungsmaßnahme sollte somit unmittelbar systemisch verfügbar sein.

Das Ergebnis - ein digitaler, optimierter Prozess:

• Mittels der neuen App von Membrain können jetzt auch SAP-Schadensmeldungen vor Ort schnell und komfortabel von Mitarbeitenden ohne SAP-Kenntnisse mit wenigen Klicks erstellt werden. So wird beispielsweise ein defekter Fahrkartenautomat per Scan anhand des Barcodes identifiziert. Im zweiten Schritt wird der Schaden klassifiziert und kann per Spracheingabe ohne Tippen beschrieben werden (z.B. „Display defekt“).
• Zu Dokumentationszwecken wird auch noch ein Foto der beschädigten Komponente (z.B. des Displays) inklusive Markierung (red-lining) ergänzt. So wird sichergestellt, dass Beschädigungen der Infrastruktur direkt systemisch erfasst und bearbeitet werden können.
• Die eingehenden Meldungen werden vom Instandhaltungsteam zentral erfasst. Aus diesen Meldungen wird dann ein Reparaturauftrag erstellt oder, falls dieser mehrfach gemeldet wurde, einem bereits bestehenden Auftrag zugewiesen. Dieser Instandhaltungsauftrag bietet alle relevanten Informationen, inklusive aller Vorgänge und optional hinterlegten Planzeiten, die nach Arbeitsabschluss direkt in das SAP-System zurückgemeldet werden können.

Ein weiterer Vorteil der App ist es, sämtliches technisches Equipment mit Details mobil verfügbar zu machen. So kann zum Beispiel auf technische Dokumentationen für Bahnhöfe, Strecken, Bahnen oder Fahrkartenautomaten zugegriffen werden. Das verhindert unnötige Wege und bietet alle wichtigen Informationen sofort vor Ort. Die Mitarbeitenden sparen so täglich viel Zeit für umfangreiche Auftragsdokumentation am PC (SAP-Client) im Nachgang; stattdessen können weitere Instandhaltungsaufträge abgearbeitet werden.

Quelle: Membrain GmbH