Die Instandhaltungs-Flotte auf Kurs bringen!

Fünf Millionen Euro an Fördermitteln hatte das Bundesverkehrsministerium im Sommer 2020 bereitgestellt – für den Kauf von Flurförderzeugen mit Brennstoffzellenantrieb nebst der erforderlichen Wasserstofftankstellen. Das Geld – bis zu 14.000 Euro pro Fahrzeug – war schneller vergeben als die meisten Adressaten des Programms davon erfuhren "Für Sonder- und Spezialfahrzeuge sind häufig die Fachabteilungen zuständig – neben ihrem Kerngeschäft. Ihnen fehlt schlichtweg die Zeit, Ausschreibungen zu verfolgen", so Majk Strika, Geschäftsführer der ARI Fleet Germany GmbH, eines auf gemischte Flotten spezialisierten Fuhrparkmanagement-Dienstleisters. Versäumte Fördermittel sind allerdings das geringste Problem.

Marktwissen ist Geld wert

Viele Instandhaltungsfuhrparks fristen ein solches Nischendasein. Denn Sonder- und Spezialfahrzeuge sind im wahrsten Sinne des Wortes sehr 'speziell', sowohl in der Anschaffung als auch in der Unterhaltung. Die Organisation von Wartungen, Reparaturen, Neu- und Wiederverkauf wird am ehesten der Fachabteilung zugetraut, die mit dem Einsatz der Fahrzeuge am besten vertraut ist.

Allerdings erweist sich diese seit Jahrzehnten bewährte Arbeitsteilung inzwischen als Nachteil. Strika: "Fahrzeug-, Ausrüster- und Werkstattmärkte sind heute vielfältig, intransparent und kompliziert. Die passende Technik zu optimalen Konditionen zu beschaffen ist keine Aufgabe, die nebenbei bewältigt werden kann."

Beispielsweise werde bei der Ausmusterung häufig der richtige Zeitpunkt verpasst und dadurch bis zu 20 Prozent weniger erlöst als es möglich wäre, bei einem professionellen Re-Marketing der Fall wäre. Mit anderen Worten: Es verursacht unnötig hohe Kosten, wenn der Instandhaltungs-Fuhrpark von wichtigen Informationen und Hilfsmitteln eines zentralen Fuhrparkmanagements abgeschnitten ist. Dazu gehört eine lückenlose Erfassung von Fahrzeugaufwendungen und deren zentrale Erfassung statt loser Dokumente und Excel-Tabellen.

Es ist eine nicht ganz neue Erkenntnis, dass speziell Instandhaltungskosten in vielen Unternehmen nicht exakt erfasst werden, weil sie in verschiedenen Kostenstellen sozusagen untergehen. Staplerreifen, DGUV-Prüfungen für elektrische Flurförderzeuge oder Bedienerschulungen 'verschwinden' nicht selten in den sonstigen Aufwendungen der allgemeinen Verwaltung.

Lückenlose Kostenkontrolle

In einem zentralen Kostenmanagement können sämtliche Aufwendungen nach Einsatzzwecken und Fahrzeugarten den jeweiligen Bedarfsträgern zugeordnet werden. Die Auswertungen geben Aufschluss über Verbräuche, die Häufigkeit von Reparaturen und Verschleiße. So lassen sich häufig benötigte Teile und Werkstattleistungen identifizieren und durch Mengenbündelung sowie durch Rahmenverträge günstiger beschaffen. Zudem kommt es darauf an, den Einsatz der Instandhaltungsfahrzeuge selbst auf die richtigen Kostenstellen von Maschinen, Anlagen oder Gebäuden zu buchen.

Beispiel: Mibrag

Die Instandsetzungsflotte der Mitteldeutschen Braunkohlen Gesellschaft mbH (MIBRAG) ist so groß und vielfältig wie der gesamte Fuhrpark vieler mittelständischer Unternehmen. Sie verfügt über 160 Fahrzeuge verschiedenster Art und Ausstattung sowie Auf- und Anbauten – von Pick-ups zum Ersatzteil – und Personentransport auf unwegsamem Gelände. "Anhand sauber gepflegter Stammdaten der einzelnen Fahrzeuge und Hilfsgeräte in SAP sowie der Kostenverbuchung auf Aufträge in SAP lassen sich in kürzester Zeit solche Auswertungen generieren und helfen uns Instandhaltern, den richtigen Fokus auf unsere Flotte zu legen", erläutert David Freisleben, stellvertretender Leiter der Arbeitsvorbereitung.

Sinnvollerweise wird die EDV des zentralen Fuhrparkmanagements um Tools für Sonder- und Spezialfahrzeuge erweitert, statt für diese parallel ein eigenes Equipment zu installieren. Häufig ergeben sich sogar überraschende Synergien mit anderen Abteilungen. Reifenhändler bieten zum Beispiel inzwischen eine breite Produktrange für Pkw-, Nutz- und Spezialfahrzeuge an. Bei der Beschaffung schließt sich sozusagen der Kreis zwischen Cheflimousine und Hubsteiger. Strika: "Ein leistungsfähiges Fuhrparkmanagement-Programm ist in der Lage, die speziellen Service- und Prüftermine oder die Bedarfe Fahrzeugarten-übergreifend abzubilden."

Transparenz hilft wirtschaftlicher einkaufen

Transparenz ist das A und O – von der Anschaffung und Finanzierung eines Fahrzeugs bis hin zu seiner Wiedervermarktung. Strika: "Sonderfahrzeuge werden aufgrund der langen Haltedauer häufig gekauft. Es gibt aber auch Full-Service-Leasing-Angebote, die eine attraktive Pauschalrate mit fixem Restwert einschließlich diverser Fahrzeugservices suggerieren. Hier ist allerdings zu beachten, dass der Leasinggeber kein höheres Risiko eingeht als er es seinem Kunden zumutet. Er wird also sowohl die Wiedervermarktung als auch die Services mit entsprechenden Margen einpreisen. Dieses Geld kann sich der Fuhrparkbetreiber auch selbst in die Tasche stecken, indem er das Fahrzeug kauft oder finanziert, etwa via Kredit oder einem artgleichen Finanzierungsleasing, und die Services separat nach jeweils besten Marktpreisen einkauft."

Auch bei der Spezifikation verhelfen ihm breite Marktkenntnisse zu mehr Wirtschaftlichkeit, indem bereits die Wiederverkaufschancen am Ende des ersten Nutzungszyklus in Betracht gezogen werden einschließlich der Möglichkeit, Aufbauten gegebenenfalls in ein Folgefahrzeug zu übernehmen. Strika: "Voraussetzung ist, dass er völlige Freiheit über Dauer und Ende der Nutzungsdauer hat und er über sein Fahrzeug frei verfügen kann. Zwei, drei Monate früher oder später bedeuten auf den europäischen Nutzfahrzeug-Gebrauchtmärkten bis zu 15 Prozent Erlösunterschied."

Beispiel: Brenntag

Bei der Brenntag GmbH in der DACH-Region werden alle Einkaufsaktivitäten rund um das Thema Fahrzeuge im Bereich Indirect Sourcing und dort im Fuhrpark-Management gebündelt. "Wir haben einen zentralen Ansprechpartner für diesen Bereich installiert. Diese Maßnahmen haben uns diverse positive Effekte gebracht", so Cosimo Alemanno, Manager Supply Chain Projects EMEA. Allerdings erfordere allein die Auswahl des richtigen Gabelstaplers umfassende Fachkenntnisse, etwa über die Länge der Gabel, das Reifenprofil, die Akkustärke. Es seien Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig die Anforderungen des Produktes zu erfüllen, das damit gefahren werden soll.

Alemanno: "Dafür gibt es im Unternehmen Experten, die genau wissen, welche Fahrzeuge wir für unsere hohen Ansprüche benötigen. Ein guter Preis für das falsche Produkt hilft am Ende auch nicht. Wenn die Fachleute ein Fahrzeug ausgewählt haben, kommt der Einkauf ins Spiel."

Beispiel: Nabaltec

Bei der Nabaltec AG gibt der Fahrzugnutzer die technischen Vorgaben für den Einkauf. Dieser holt Angebote ein. Er achtet zudem darauf, dass nicht zu unterschiedliche Fahrzeugtypen und -marken zum Einsatz kommen, damit zum Beispiel die Bedienung oder die Ersatzteilhaltung einheitlich bleiben. "Dass hier mal unterschiedliche Ansichten aufeinandertreffen, lässt sich nicht vermeiden", so Christoph Lippert, Bereichsleiter Technische Dienste/Head of Division Maintenance. Durch eine Bündelung kaufmännischer Kompetenzen könnten zudem notwendige strategische Entscheidungen besser vorbereitet und schneller umgesetzt werden.

Effizienter Fahrzeugeinsatz

Die Aufnahme von Instandsetzungsfahrzeugen in das zentrale Fuhrparkmanagement erhöht auch die Effizienz im Tagesgeschäft. Beim Bauunternehmen Leonhard Weiss werden die Einsätze innerhalb des Unternehmens mit einem mobilen und digitalen Auftragstool gesteuert. "Damit kann intern schnell und effizient auf die Bedürfnisse oder Störfälle der operativen Geschäftsbereiche reagiert werden", so Helmut Bissinger, Leiter Straßenfahrzeugtechnik.

Gleiches gilt für kundenbezogene Anliegen, etwa den Störfall eines Netzbetreibers. Bissinger: "Das digitale Management ermöglicht einen effizienteren Einsatz der Fahrzeuge, indem die Aufträge zeitnah übermittelt und verwaltet werden können. Der Vorteil der Tools besteht nicht nur in der Zeitersparnis, die durch die effizientere Koordination von Wegen entsteht, sondern auch durch weniger Kilometer und Abgase."

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Veränderungen mit Fingerspitzengefühl

Die Beispiele zeigen: In einer kaufmännisch versierten Zentralfunktion lassen sich administrative Möglichkeiten und Marktwissen effizient bündeln, ohne dass die Fachabteilungen dadurch abserviert werden. Die Kunst eines professionellen Managements besteht vielmehr darin, deren Fähigkeiten und Erfahrungen richtig einzubinden. Mit der Grundsatzentscheidung darüber tun sich Unternehmen allerdings schwer.

Eine Zentralisierung bedeutet Eingriffe in über Jahrzehnte gewachsene Kompetenzen. An dieser Stelle ist die Fähigkeit der Unternehmensleitung gefragt, einen solchen Umstrukturierungsprozess unter Einbeziehung aller Fahrzeugnutzer mit dem nötigen Fingerspitzengefühl einzuleiten und zu steuern. Probleme und Konflikte sind bei Kompetenzverlagerungen natürlich unausweichlich. Es ist allerdings besser, solche Phasen durchzustehen, als einen erkennbar ineffektiven und kostentreibenden Status quo zu konservieren. "Optimierungsprojekte stoßen bei den Mitarbeitern erfahrungsgemäß auf breite Akzeptanz, wenn sie mit spürbaren Arbeitserleichterungen verbunden sind", so Majk Strika von ARI Fleet.