Stammdatenpflege: So bringen Sie Datensätze auf Vordermann

Jetzt liegt das identische Teil schon drei Mal in ein und demselben Unternehmen auf Lager. Schuld an der unnötigen Bestellung sind mangelhafte Stammdatenpflege und schlechtes Stammdatenmanagement. Weil der Schalter bei dem betreffenden Autobauer sowohl in einem Fördersystem wie der Lackieranlage und einigen weiteren Maschinen verbaut ist, wurde er mit mehreren Artikelnummern angelegt, die unterschiedlichen Lieferanten zugeordnet sind. Letztlich handelt es sich aber immer um ein und dasselbe Ersatzteil.

Geht der Schalter dann in einer der Anlagen kaputt, schicken Instandhalter dem Einkauf eine Bestellanforderung für ein Ersatzteil, das sie eigentlich schon auf Lager haben. Nur wissen sie davon nichts. Denn wenn sie vor der Reparatur des Fördersystems in ihrem ERP-System prüfen, ob sie den benötigten Schalter vorrätig haben, erkennt die Software nicht, dass der noch vorhandene Schalter für die Lackieranlage baugleich mit dem ist, den der Instandhalter gerade anfragt. Schließlich hat der Schalter für die Lackieranlage eine andere Teilenummer. Klar ein Mangel im Stammdatenmanagement.

Woran es in der Stammdatenpflege hapert

So oder so ähnlich geht es im Alltag vieler Instandhalter und Einkäufer zu. Laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens Lünendonk und Hossenfelder wissen 85 Prozent der Unternehmen nicht, wie viele Daten-Dubletten sie aufgrund mangelhaften Stammdatenmanagements in ihrem Bestand haben. In einer Umfrage der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule Aachen schätzten 40 Prozent der Teilnehmer zudem vor allem die Qualität der Daten als mangelhaft ein, die sie zu ihren Maschinen und Anlagen haben.

Die Informationen seien unstrukturiert, unvollständig und wenig aktuell, so die befragten Unternehmen. Außerdem lägen sie oft redundant vor. Die Befragten führten dies auf menschliche Fehler bei der Erfassung und Eingabe der Daten, kaum standardisierte Verarbeitungsprozesse sowie die Tatsache zurück, dass in ihrem Betrieb niemand für die Stammdatenpflege zuständig ist. Ein professionelles und zentrales Stammdatenmanagement eliminiert genau diese Fehlerquellen.

"Stammdaten sind Informationen, die sich langsam ändern und von abteilungsübergreifendem Interesse sind", erklärt Guido Göbel, Abteilungsleiter Master Data Management bei der IT-Beratung MSG. "In der Instandhaltung fallen darunter alle Attribute, die eine Anlage genau beschreiben – etwa die Angabe, wer sie wann hergestellt hat und in welcher Konfiguration sowie wo genau sie im Betrieb steht."

Dazu kommen digital vorliegende Informationen oder statische Daten zu einer Maschine wie Baupläne und Sicherheitsanweisungen oder Reparaturanleitungen in Form von Videos. Auch Stückteillisten, Einstellwerte sowie alle Daten, die nötig sind, um gesetzlich vorgeschriebene Informationsanforderungen zu erfüllen, gehören zu den Stammdaten.

Warum sich Stammdatenmanagement lohnt

"Nicht nur die Daten selbst müssen dabei aktuell, vollständig, fehlerfrei, konsistent und unverwechselbar vorliegen", ergänzt Göbel. "Auch die Querverweise zwischen den Informationen müssen stimmen. Wenn etwa eine Maschine eines bestimmten Baujahres und einer bestimmten Version im Betrieb steht, dürfen ihr nicht Komponenten oder Ersatzteile zugeordnet sein, die in dem Baujahr noch gar nicht oder nicht mehr gefertigt wurden."

Die Stammdatenpflege und das Management dieser Informationen lohnen sich. Liegen Daten aktuell und in guter Qualität vor, können Unternehmen zehn bis 20 Prozent ihrer Instandhaltungskosten sparen, schätzt Fabian Sommer, Business Development Manager und Mitglied der Geschäftsleitung beim auf Instandhaltung spezialisierten Beratungshaus Orianda Solutions.

"Ein gutes Stammdatenmanagement erlaubt eine effektive und effiziente Instandhaltung", erklärt Sommer. "Wenn ich weiß, welche Anlage genau ich vor mir habe, weiß ich, was bei einer Störung zu tun ist und kann zielgerichtet handeln." Wer nicht wisse, wie seine Maschinen konfiguriert sind, oder welche Softwareversionen auf ihnen installiert sind, treffe dagegen oft falsche Entscheidungen und sei nicht vorbereitet, wenn es gelte, eine Maschine nach einem Ausfall schnellstmöglich wieder in Gang zu setzen.

Durch adäquate und zuverlässige Stammdatenpflege kann zudem die Beschaffung die erforderlichen Ersatzteile schneller besorgen, Mehrfachbestellungen vermeiden und das im Lager gebundene Kapital senken. "Wenn Einkäufer einen belastbaren Überblick darüber haben, wann sie welches Material in welcher Menge benötigen, haben sie auch eine bessere Ausgangsposition, um günstigere Konditionen mit Lieferanten auszuhandeln", ergänzt Guido Göbel von MSG. Für sieben von zehn Teilnehmern der Studie von Lünendonk und Hossenfelder ist das der Grund, weshalb sie das Stammdatenmanagement in ihren Unternehmen optimieren.

Vorgänge in der Supply Chain analysieren

Wer sich diese Vorteile erschließen und sein Stammdatenmanagement optimieren will, muss sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, welche Systeme in Einkauf, Produktion, Logistik oder Entwicklung auf diese Daten zugreifen, die auch für die Instandhaltung wichtig sind. Das ist oft nicht klar. Denn in den einzelnen Abteilungen sind oft über viele Jahre voneinander unabhängige IT-Architekturen und Anwendungslandschaften entstanden.

Ist der Durchblick geschaffen, muss entschieden werden, welche Informationen für die Arbeit in der Instandhaltung wirklich wichtig sind. "Instandhalter brauchen nicht unendlich viele Daten, sondern die richtigen – die aber aktuell und in hoher Qualität", erklärt Fabian Sommer von Orianda. Deshalb gelte bei der Auswahl der Datensätze der Grundsatz: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Während klar ist, dass Angaben zum Hersteller, Baujahr oder der implementierten Software unverzichtbar sind, scheitern viele Instandhalter an der Auswahl der richtigen Informationen aus den zig Tausend Daten, die vernetzte und von einem Condition-Monitoring-System überwachte Anlagen liefern.

"Wichtig ist zu fragen, welche der unzähligen Angaben zu Temperaturen, Drücken, Vibrationen und Betriebsstunden sich so auswerten lassen, dass dadurch ein echter Mehrwert für die Instandhaltung entsteht", erklärt Sommer. Daten, die das nicht leisten, sollten Instandhalter nicht als Stammdaten vorhalten.

Richtige Schwerpunkte setzen

Für Sommer entscheidet die Sparsamkeit beim Stammdatenmanagement und der Zusammenstellung der Datensätze darüber, ob Instandhalter diese langfristig in hoher Qualität zur Verfügung haben. "Denn wer sich zu viel auflädt, hat Probleme, die Daten im Betriebsalltag aktuell zu halten", warnt Sommer. "Er überlastet seine Mitarbeiter mit der Erfassung und Pflege der Informationen und hält sie von den Aufgaben ab, die wirklich wichtig sind – Reparaturen und Wartungsarbeiten."

Deshalb sei ein Stammdatensatz dann schon nach einem Jahr oft nicht mehr aktuell. Es entsteht erneut ein gewaltiger Aufwand für das Unternehmen, um den Datenbestand zu aktualisieren und zu vervollständigen.

Datenbestand sichten und pflegen

Nach der Entscheidung, welche Daten Instandhalter für ihre Arbeit benötigen, müssen sie den vorhandenen Datenbestand auf Vordermann bringen, Meldungen aktualisieren, vervollständigen sowie Dubletten zum Beispiel bei einer Artikelnummer, aufspüren und bereinigen. "Letzteres kann auch automatisiert erfolgen oder von einem Dienstleister erledigt werden", berichtet Jörg Dietrich von MHP.

Gleichzeitig empfiehlt es sich, einen Workflow zu etablieren, mit dem sich alle benötigten Stammdatenangaben strukturieren und gleichartige Fakten wie Baujahresangaben oder Daten zu Lieferanten einheitlich darstellen lassen.

"Schließlich müssen Instandhalter überlegen, wie sie ihre Prozesse so gestalten, dass sie die Daten auf Dauer vollständig, konsistent und aktuell halten können", ergänzt Fabian Sommer von Orianda. "Nur so bringt die anfängliche Pflege und Bereinigung des Datenbestandes langfristig Nutzen", meint auch MHP-Experte Jörg Dietrich.

"Um einen funktionierenden Datenpflegeprozess aufzusetzen, muss entschieden werden, wer mit den Daten arbeiten, sie ändern, löschen oder neue Informationen eingeben darf", führt Guido Göbel von MSG weiter aus.

"Dieses Regelwerk muss in allen Abteilungen des Unternehmens implementiert werden, die mit den Stammdaten der Instandhaltung arbeiten", rät Jörg Dietrich von MHP. Dies klappt am besten, wenn Unternehmen einen Process Owner für das Stammdatenmanagement oder einen Chief Data Officer einsetzen. Dieser überwacht dauerhaft die Datenqualität und sorgt dafür, dass alle Kollegen die Regeln einhalten, wenn sie Informationen verarbeiten.

"Zugleich sollte er das Bewusstsein für die Vorteile schaffen, die ein gepflegter Datenstamm in der täglichen Arbeit bringt", empfiehlt Instandhaltungsexperte Fabian Sommer von Orianda. Kollegen müssten verstehen, dass sie mit der durch die Datenpflege verursachten Mehrarbeit nicht nur dem Unternehmen, sondern letztlich sich selbst helfen.

Unkomplizierte IT-Systeme nutzen

"Allerdings müssen auch die Datenverarbeitungsprozesse selbst mithilfe von möglichst leicht zu bedienenden Anwendungen digitalisiert werden", rät MHP-Senior-Manager Jörg Dietrich. Für Instandhaltungstechniker heißt das: Sie bekommen Tablets und Smartphones, mit denen sie an jeder Maschine oder Anlage die zu dieser gehörenden Stammdaten über an dem Gerät angebrachte QR- und Barcodes scannen oder sich über einen RFID-Chip schicken lassen können.

"Ein gutes Stammdatenmanagement macht es dann möglich, dass Instandhaltungstechniker, die an Anlage A stehen und deren Codes einscannen auch nur die zu dieser Anlage gehörende Reparaturhistorie oder Stückliste übertragen bekommen. Sie wissen dann, was an dieser Maschine in der Vergangenheit wie oft Probleme bereitet hat und dass sie dort nur bestimmte Ersatzteile brauchen", ergänzt Instandhaltungsmanager Sommer von Orianda.

"Deshalb verbauen sie nicht versehentlich ein falsches Teil. Außerdem müssen sie dann nicht erst unter den tausenden von Ersatzteilen in ihrem System die Bestellnummer und Lieferantenadresse für dasjenige suchen, das sie wirklich brauchen."

Stammdatenpflege als unendliche Geschichte

Und damit sie nach erfolgter Reparatur keinen Zahlendreher oder falsche Angaben in ihr Master-Data-Management-System eingeben, sollte Prüfsoftware sicherstellen, dass die Eingabe korrekt ist. „So lässt sich eine Art Datenqualitätsfirewall rund um die Stammdaten errichten“, erklärt Guido Göbel von MSG.

Wer seine Systeme zudem so einrichtet, dass die korrekt eingetragene Information automatisch in allen Systemen dupliziert wird, die mit ihr arbeiten, stellt sicher, dass seine Datensätze nicht nur aktuell, sondern auch unternehmensweit konsistent bleiben.

Doch selbst wer all dies beherzigt, wird feststellen, dass die Pflege und das Management seiner Stammdaten nie abgeschlossen ist.

"Wenn ich heute gute Stammdaten habe, werden diese automatisch schlechter, wenn ich nicht laufend an ihrer Qualität arbeite", warnt Göbel. Er empfiehlt deshalb, die Qualität der Daten mit Kennziffern zu messen und ein Monitoring zu installieren. Dieses zeige frühzeitig und jederzeit an, wie es um die Stammdaten bestellt ist und wann Instandhalter wieder aktiv werden müssen. So können sie immer sicher sein, dass sie einen Schalter, den sie schon auf Lager haben, nicht noch einmal bestellen.