Optimiertes Ersatzteilmanagement für Flughäfen

Fallen Anlagen aus, können lange Lieferzeiten bei Ersatzteilen den Betrieb an Flughäfen schlagartig ins Stocken bringen. Um sicherzustellen, dass die Bestandsstrategie sie auf alle Eventualitäten vorbereitet, müssen Betreiber ihr Ersatzteilmanagement deshalb ganzheitlich strukturieren und klare Verantwortlichkeiten definieren. Ein gezieltes Vorgehen hilft, die Verfügbarkeit effektiv zu erhöhen.

Verzögerungen im Ablauf, überforderte Gepäckabfertigung, verärgerte Kunden: Welche Auswirkungen übermäßig beanspruchte Infrastruktur haben kann, mussten Flughafenbetreiber in diesem Sommer schmerzlich erfahren. Zudem leiden die Prozesse unter dynamischer Auslastung, Personalknappheit und fehlenden Ersatzteilen. Branchen, bei denen reibungslose Mobilität und die schnelle Beförderung von Waren im Mittelpunkt steht, sind besonders anfällig für Probleme mit der Förder- und Antriebstechnik.

Ungeplante Stillstände infolge von Lieferverzögerungen haben erheblichen Einfluss auf die Maschinen- und Anlagenverfügbarkeit und können täglich Millionen Euro kosten. Obwohl Ausfälle so weit wie möglich vermieden werden müssen und jederzeit ein hoher interner Servicegrad gewährleistet sein muss, zeigt die Erfahrung, dass das Ersatzteilmanagement in vielen Bereichen der Logistik auf historisch gewachsenen Prozessen basiert. Eine Folge ist, dass die Instandhaltungsstrategie meist entkoppelt vom Bestandsmanagement verfolgt wird. Wo Bestände intransparent und Verantwortlichkeiten unzureichend geklärt sind, ist ein mangelhafter Servicegrad unausweichlich. Dabei verbessert ein leistungsfähiges Ersatzteilmanagement nicht nur die Bereitstellungszuverlässigkeit, sondern die Qualität und Stabilität ganzer Prozesse.

Angespannte Märkte und dynamische Entwicklungen

Flughafenbetreiber, die ihr Ersatzteilmanagement gezielt entwickeln möchten, müssen jedoch auch Risiken beachten. Beim Ersatzteilmanagement trifft die Komplexität globaler Lieferketten auf die Komplexität einer heterogenen Artikel- und Bedarfszusammensetzung im Unternehmen. Förder- und Antriebstechnik, Container- und Brückenkrane, Reachstacker und andere Flurförderzeuge: Die Branche zeichnet sich durch vielfältige Prozesse aus, für die eine hohe Anzahl von Artikeln mit sehr unterschiedlichen Bedarfshäufigkeiten und -mengen nötig ist. Hinzu kommen komplexe Einkaufsmärkte. Sind Sonderanfertigungen gefragt, können die Vorlaufzeiten zudem stark von Normteilen abweichen

Auch im Handling von Artikeln und der Ermittlung von Bedarfen fehlt es in vielen Organisationen an Transparenz und einer adäquaten Stammdatenqualität. Bestandsdaten werden häufig nur initial erzeugt und unzureichend gepflegt. Organisatorisch befindet sich das Ersatzteilmanagement meist in einer Zwischenposition zwischen Einkauf und Instandhaltung – mit fehlenden eindeutigen Verantwortlichkeiten als Folge.

Zu all diesen Herausforderungen kommt hinzu, dass im dynamischen Umfeld der Güter- oder Personenlogistik ein hoher Servicegrad gefragt ist: Die Sicherstellung der Materialverfügbarkeit ist eine ebenso anspruchsvolle Aufgabe wie die Instandhaltung und das Bestandsmanagement. Unzureichendes Knowledge Management, Fachkräftemangel und die wachsende Abhängigkeit von externen Dienstleistern können die Situation zusätzlich verschärfen.

Erfolgreich mit ganzheitlichem Ersatzteilmanagement

Um das Ersatzteilmanagement zu verbessern und damit die Verfügbarkeit der gesamten Infrastruktur zu steigern, müssen Betreiber ihre internen Prozesse effektiv und effizient gestalten. Verantwortliche, die das Projekt in einzelne Maßnahmen unterteilen und fokussiert vorgehen, können schnell nachhaltige Ergebnisse erzielen. Konkret sollten Stakeholder dafür folgende Herausforderungen angehen:

• Fokussierung auf kritische Teile
• Transparenzsteigerung der Verbräuche
• Optimierung der operativen Lagerprozesse
• Enge Kollaboration mit Lieferanten
• Standardisierung und Institutionalisierung der Prozesse
• Dynamisierung von Bestandsparametern
• Verknüpfung von Beschaffungs- und Bestandsstrategie
• Frühzeitige und umfassende Planung von Revisionen

Trotz der Gliederung in einzelne Aspekte sollte das Bestandsmanagement bei allen Schritten ganzheitlich betrachtet werden. Eine Definition der Bestandsstrategie ist eine gute Vorbereitung, um einen Überblick zu verschaffen.

Fokussierung auf kritische Teile

Eine Kernherausforderung des Ersatzteilmanagements in der Logistik sind die heterogenen Bedarfe bei hohen Erwartungen an die Verfügbarkeit. Mithilfe einer Artikelkategorisierung können Verantwortliche zu einer Kategorisierung der Bedarfe hinsichtlich der Risikoklasse gelangen und sich auf kritische Teile fokussieren. So können die Einkaufsanstrengungen und die Bestandssteuerung zielgerichtet organisiert werden.

Transparenzsteigerung der Verbräuche

Um manuellen Aufwand zu reduzieren, ist eine Steigerung der Transparenz der Verbräuche unerlässlich. Der Einsatz geeigneter IT-Tools (etwa für die Instandhaltungsplanung) und Richtlinien für Bedarfsträger ermöglichen ein lückenloses Tracking der Bedarfsträger und Verbräuche, das Verantwortlichen einen umfassenden Überblick über die Ersatzteilsituationen verschafft. Das ermöglicht nicht nur die historische Auswertung und die Erstellung von Vorhersagen, sondern erleichtert auch eine gemeinsame Bedarfsplanung mit Lieferanten, um immer die nötigen Liefermengen sicherzustellen.

Optimierung der operativen Lagerprozesse

Für Klarheit und Überblick im Ersatzteillager ist die Definition von Logistikprozessen in der Instandhaltung unerlässlich. Ob Kanban-System oder Vendor Managed Inventory – für die Lageroptimierung gibt es vielfältige Ansätze. Auch kleinteiligere Maßnahmen zur Transparenzsteigerung müssen Verantwortliche konsequent sicherstellen: etwa die kurzfristige Umsetzung von Aufräum- und Entsorgungsmaßnahmen, die Kennzeichnung aller Lagerplätze oder den Einsatz von Geräten zur mobilen Datenerfassung bei allen Lagerbewegungen.

Enge Kollaboration mit Lieferanten

Um Engpässe proaktiv zu vermeiden, sollten Betreiber die Zusammenarbeit mit Lieferanten verstärken. So wird es möglich, Lösungen für Lieferprobleme gemeinsam zu finden, etwa in Form eines zugesicherten Vorhaltebestands beim Lieferanten mit abgestimmten Lieferzeiten. Informationen über Stücklisten unterstützen zusätzlich bei der Risikoklassifizierung.

Standardisierung und Institutionalisierung der Prozesse

Historisch gewachsene Vorgänge sollten durch standardisierte Prozesse abgelöst werden, um händischen Aufwand zu reduzieren. Ein Beispiel ist die Vereinheitlichung der Entnahmeprozesse von Bedarfsträgern: Sie vermeidet eine übermäßige Zwischenlagerung in Handlagern und stellt eine stets hohe Transparenz sicher. Gleichzeitig wird die gleichmäßige Verfügbarkeit der kritischen Ersatzteile gefördert.

Dynamisierung von Bestandsparametern

Ebenso wie Verbräuche und Lagerprozesse können die Parameter für den Bestand optimiert kontrolliert werden. Ziel einer Dynamisierung der Bestandsparameter ist eine automatische Anpassung bei veränderten Bedarfen. So wird der manuelle Aufwand reduziert, die Materialverfügbarkeit langfristig sichergestellt und Bestände können optimiert werden: Bei schnellen Lieferzeiten wird der Bestand abgebaut, bei langen Lieferzeiten wird die interne Verfügbarkeit von Ersatzteilen durch einen flexiblen Bestandsaufbau sichergestellt. Mit dieser Maßnahme können Betreiber auch auf einen dynamischeren Einkaufsmarkt reagieren.

Verknüpfung von Beschaffungs- und Bestandsstrategie

Instandhaltung, Beschaffung und Bestandsmanagement benötigen eine einheitliche Strategie, die alle Aspekte berücksichtigt und Silodenken verhindert. Durch die Verknüpfung der Beschaffungs- mit der Bestandsstrategie gewährleisten Unternehmen, dass Abteilungen sich untereinander besser abstimmen können. So wird die Reaktionszeit bei veränderten Rahmenbedingungen maßgeblich verkürzt.

Frühzeitige und umfassende Planung von Revisionen

Je komplexer die Infrastruktur, desto herausfordernder ist die Revision. Eine frühzeitige und umfassende Planung ist bei Revisionen deshalb unerlässlich. Verantwortliche sollten ein früheres Planungsintervall einkalkulieren und dabei sämtliche Bedarfsträger, das Lager und den Einkauf einbeziehen. Werden für Revisionsbedarfe frühzeitig Bestellungen ausgelöst, kann die Gesamtdauer der Revision erheblich verkürzt und auch der Kostenaufwand deutlich gesenkt werden. Darüber hinaus können die Bedarfe verschiedener Anlagen und Bereiche konsolidiert werden. Die daraus folgende Reduzierung der Lieferantenquellen bietet das Potenzial der Erzielung von Einkaufsvorteilen.

Erfolgreich agieren in einem angespannten Markt

Trotz globaler Krisen und angespannter Lieferketten müssen Flughäfen effizient wirtschaften. Organisationen, welche die genannten Handlungsempfehlungen konsequent umsetzen, stellen die Weichen für reduzierte Ausfallzeiten, eine hervorragende Verfügbarkeit und ein optimiertes Working Capital.

Gerade kleine und mittelständische Betreiber haben auf die Entwicklung der Preise und Verfügbarkeiten am Weltmarkt nur wenig Einfluss. Umso entscheidender ist es für sie, eine geeignete Strategie für das Ersatzteilmanagement zu entwickeln. Gemeinsam mit einer ganzheitlichen Betrachtung von Betrieb, Einkauf und Instandhaltung stellen Unternehmen aller Größen so die Weichen für langfristigen Erfolg in einem dynamischen Wettbewerbsumfeld.

Quelle: Gereon Küpper & Lydia Freyth, Höveler Holzmann