Infrastrukturelles Gebäudemanagement: Cleaning on Demand

Auf Basis von relevanten Daten bedarfsorientiert zu arbeiten wird mit Cleaning on Demand möglich. Blickt man in die Zukunft, wird eine zentrale Aufgabe darin bestehen, die Nutzung von Daten und digitalen Lösungen weiter zu verbessern und am Ende in ein zentrales Aufgabenmanagement-System zu überführen. Was heute schon geht, und wie die Welt morgen aussehen wird.

Bereits derzeit ist es machbar, Reinigung als Teil des infrastrukturellen Gebäudemanagements zu implementieren und mit anderen Tätigkeiten des Facility Managements zu vernetzen. Denn eine Reinigungskraft erfasst bei ihrer Tätigkeit nicht nur, welche Schritte zu erledigen sind, um einen Raum von Schmutz zu befreien. Gleichzeitig sieht sie beispielsweise auch, dass eine LED kaputt ist, ein Fenster nicht richtig schließt oder die Heizung ausgefallen ist.

Mit Facility-Management-Systemen wie Kärcher Manage können solche Vorfälle direkt weitergegeben werden. Vorgefertigte Schadensmeldungen sind als Barcodes verfügbar und lassen sich einscannen. Am Ende einer Arbeitsschicht erfolgt die Übertragung der Daten, so dass die notwendigen Reparatureinsätze geplant werden können. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass technische Defekte frühzeitig erkannt und behoben werden – ein Plus an Servicequalität, das für den Kunden wertvoll ist.

Um das ganze System noch schneller und effektiver zu gestalten, besteht künftig die Möglichkeit, die Smartphones der Reinigungskräfte mit einer eigenen App auszurüsten.

Zum einen können sie damit erfassen, wo wann gereinigt wurde, was deutlich mehr Transparenz über die geleisteten Arbeiten mit sich bringt. Zum anderen lassen sich Schadensmeldungen als Freitext mit Foto eingeben, über NFC (Near Field Communication) oder Bluetooth wird der Reinigungsort präzise ermittelt.

Je nachdem, wie das dahinterliegende Aufgabenmanagement organisiert ist, geht die Schadensmeldung entweder an eine passende, hinterlegte Emailadresse, so dass der zuständige Servicetechniker in Aktion treten kann – oder die Meldung geht direkt an das CAFM-System (Computer Aided Facility Management / Computergestütztes Facility Management) des Dienstleisters.

In diesem Fall erstellt der Systemadministrator ein Serviceticket und weist die Aufgabe dem jeweiligen Servicetechniker zu. Noch ist dieser Schritt nicht automatisiert, schlicht, weil die dahinterstehende Logik zu komplex ist: Nur ein Mensch kann derzeit prüfen, wer für die anstehende Aufgabe geeignet ist, welche Mitarbeiter zur Verfügung stehen, wo sie unterwegs sind – und wie die Abläufe effizient zu steuern sind.

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Geht es bislang um die Vernetzung von Reinigung und anderen gebäudebezogenen Dienstleistungen, halten mit Cleaning on Demand datengestützte Arbeitsabläufe Einzug.

Dafür können bestimmte Systeme zur Datenerfassung, die in den meisten Gebäuden vorhanden sind, mitgenutzt werden: Licht-, Heizungs- und Fahrstuhlsensorik liefern indirekt Hinweise auf Publikumsverkehr und damit den Verschmutzungsgrad in einem Raum oder einem Stockwerk. Alternativ oder zusätzlich lassen sich Sensoren einsetzen, die auf den Reinigungsbedarf zugeschnittene Daten ermitteln, so zum Beispiel die Staubkonzentration in der Luft.

Sind solche Informationen nutzbar, wird Reinigung bedarfsorientiert. Unnötige Aufwände werden vermieden und anstehende Bedarfe angezeigt. Cleaning on Demand schafft somit die Möglichkeit, einheitliche Standards über alle Arbeitskräfte hinweg sicherzustellen, auch bei wechselndem Personal oder neuen Objekten. Zudem entfallen überflüssige Wegezeiten, denn es braucht keinen Kontrollblick – die notwendigen Daten werden automatisch geliefert.

Vorteile ergeben sich daraus vor allem bei großen Objekten mit nicht planbarer Besucherfrequenz, also Flughäfen, Bürogebäuden oder Kaufhäusern. Erste Pilotprojekte zeigen auf, dass sich rund zehn Prozent Arbeitszeit sowie Einsatzzeit der Geräte einsparen lassen. Zudem zeigt Cleaning on Demand nicht nur, wo gereinigt werden muss. Über Sensoren lässt sich außerdem messbar aufzeigen, in welcher Qualität gereinigt wurde. Diese höhere Transparenz kann Grundlage für neue Tarifmodelle sein, beispielsweise Basis- und Zusatz-Tarife. Feedback-Systeme in repräsentativen Bereichen bieten schließlich die Chance, die Kundenzufriedenheit zu überprüfen und Reinigung als Teil des Gesamteindrucks erlebbar zu machen

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Die Einbindung von Cleaning on Demand in das Facility Management birgt bereits große Chancen, da bedarfsorientiertes Arbeiten, die Aufnahme von Schadensmeldungen und die schnelle Behebung technischer Defekte kombiniert werden können.

Die Zukunft mag ein noch komplexeres Szenario bringen: CAFM- und Cleaning on Demand-Systeme könnten so vernetzt sein, dass wechselseitig relevante Daten übermittelt werden. Sensoren erfassen, wo Reinigungs- oder Reparaturbedarf besteht, und diese Meldungen gehen nicht mehr an einzelne Ansprechpartner, sondern direkt an ein übergeordnetes Aufgabenmanagementsystem.

Von dort aus werden automatisiert Servicetickets an die passenden Mitarbeiter verteilt, oder auch an Reinigungsroboter, die ebenfalls Teil des Systems sein können. Angeschlossen an das hauseigene Aufzugssystem, kommunizieren sie nach Erhalt des Reinigungstickets mit dem Aufzug, gelangen in das richtige Stockwerk, erledigen ihre Arbeit und kehren zu ihrer Dockingstation zurück.

Bis es soweit ist, mögen noch einige Jahre vergehen. Fakt ist jedoch, dass die Digitalisierung und Vernetzung der verschiedenen Aufgaben großes Potenzial für die effiziente und transparente Gestaltung von Arbeitsabläufen birgt.

Kärcher