Sechs Schritte für eine effiziente Instandhaltung mit SAP

Funktionen der Module SAP PM / SAP EAM voll nutzen

Das standardisierte SAP PM (Plant Maintenance) ist ein Modul, das alle wartungsrelevanten Tätigkeiten verwaltet. Es deckt alle Bereiche von der Inspektion über die Reparatur bis zur Wartung ab und bietet Tools, um alle Aktivitäten rund um die Instandhaltung zu unterstützen. Hierfür ist es eng mit anderen SAP Modulen wie etwa der Materialverwaltung oder Produktionssteuerung verzahnt. Mit der Einführung von SAP S/4HANA wurde das neue Modul SAP EAM (Enterprise Asset Management) eingeführt, welches zusätzliche Features wie Echtzeitanalysen oder die Fernüberwachung von Maschinen beinhaltet. Doch auch dieses Modul ist auf die stationäre Nutzung am PC ausgelegt. 

Für eine effiziente Bearbeitung der Reparaturprozesse hat Flexus die Instandhaltungsmanagementlösung realisiert, welche unter Einsatz neuer Technologien wie SAP Fiori digital stationär sowie mobil eingesetzt werden kann. Dadurch wird das Arbeiten direkt vor Ort, die erweiterte Planung und das Reporting unterstützt. Voraussetzung hierfür ist zunächst das Customizing und Einrichten von SAP PM oder EAM in Ihrem bestehenden SAP System. Mithilfe der Add-On-Lösung werden die SAP Standards folgend optimiert und auf den Geräten konfiguriert.

Effiziente Meldungsverwaltung

Tritt an einer Anlage eine Störung auf, wird diese in der Regel vom zuständigen Mitarbeiter auf Zuruf weitergegeben und danach im SAP PM/EAM Standard manuell im System angelegt. Mithilfe der Flexus Instandhaltungslösung können laut Hersteller Störungen, Zeiten und Zustände der Anlagen mobil direkt vor Ort per App, Ticketsystem oder Sharepoint übermittelt und im SAP System angelegt werden. Dadurch entfallen papierbasierte Prozesse sowie die Notwendigkeit eines stationären Arbeitsplatzes und der Instandhaltungsbeauftragte kann die Meldungen direkt bearbeiten und priorisieren. Zudem gibt es die Möglichkeit, durch das Alerting-System automatisch Aufträge von den Maschinen anlegen zu lassen, sobald sie in Störung laufen.

Ohne das mobile Instandhaltungsmanagement werden die eingehenden Meldungen manuell sortiert und die gedruckten Aufträge an Mitarbeiter zugeordnet. Sind mobile Lösungen im Einsatz, können alle Meldungen nach verschiedenen Kriterien selektiert und gegebenenfalls gebündelt als ein Auftrag per Drag&Drop über das Instandhaltungscockpit in SAP zugeteilt werden.

Die zuständigen Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf alle erforderlichen Daten und Funktionen, die für die Durchführung der gesamten Servicetätigkeiten notwendig sind. Durch die Möglichkeit, Dokumente oder Bilder wie Handbücher oder Schadensfotos zu erfassen, wissen die Mitarbeiter sofort, welche Probleme behoben werden müssen und können zudem den Arbeitsfortschritt und Lösungen dokumentieren.

Just-in-Time rückmelden und buchen 

Ist keine mobile App im Einsatz, werden die Zeiten im Standard SAP PM/EAM nach der erfolgten Wartung bzw. Störungsbehebung manuell erfasst sowie notierte Hinweise im SAP-System eingetragen. Auch die Materialentnahme wird zunächst händisch notiert und im Anschluss am PC gebucht.

Nutzt man die mobile Instandhaltungslösung, werden alle Leistungen wie Arbeits- oder Fahrtzeiten sowie der Materialverbrauch direkt vor Ort rückgemeldet. Mit der Auftrags-App ist zudem eine geplante Warenentnahme aufgrund der Vorplanung möglich. Des Weiteren können mobile Einsatzberichte mit Unterschriften erfasst und automatisch per E-Mail versendet werden. Die Rückmeldung wird so direkt in SAP gebucht und dem passenden Auftrag zugeordnet.

Im standardisierten SAP PM/EAM erfolgt die Auswertung der Prozesse per Excel-Export. Im Instandhaltungsmanagement geschieht die Dokumentation aller Arbeitsschritte und Materialien digital. Das übersichtliche Dashboard visualisiert alle wichtigen Kennzahlen in Echtzeit, dazu kann der Live-Status auf Basis der 2D-Werkskarte angezeigt werden. Auch die Stammdatenverwaltung – wie Equipments, Lagerbestände und Kunden – kann bequem über die mobilen Geräte abgerufen werden.

Agieren statt reagieren: Vorteile des mobilen Instandhaltungsmanagements

Laut Flexus wird das Instandhaltungsmanagement nahtlos und schnell in die bestehende SAP ERP- und S/4HANA Landschaft integriert, wodurch schnelle Rollouts ohne komplexe Infrastruktur möglich sind. Es ist jede Geräteart integrierbar, denn mit den Add-Ons werden die Instandhaltungsprozesse geräteunabhängig abgebildet. Die Apps sind sofort nutzbar sowie auf spezifische Kundenwünsche anpassbar. 

Mit der geführten Prozessunterstützung über das Dashboard planen Sie vorausschauend, reduzieren Stillstandzeiten und erhöhen die Produktivität. Aufgrund der erhöhten Transparenz durch die Überwachung und Administration verbessert sich automatisch die Qualität der technischen Daten. Durchgängige Datenflüsse beschleunigen zudem die Prozesse von der Anlage des Instandhaltungsauftrags bis zur Datenauswertung, wodurch ausstehende Arbeiten schneller abgearbeitet werden können. Durch die mobile Zeit-, Material- und Leerlauferfassung in Echtzeit läuft das Controlling automatisch im Hintergrund, wodurch weitere Kosten eingespart werden.

Die intuitiven Benutzeroberflächen, optimiert für Smartphone und Tablets, unterstützen den Prozess von der Planung über die Meldung bis zur Störbehebung mobil und online direkt im SAP-System.

Durch die mobilen Geräte entfällt das händische Dokumentieren, woraus eine bessere Qualität der aufgenommenen Daten resultiert. So können von vornherein Fehler und eine doppelte Datenhaltung aufgrund papierbasierter und anschließend manueller Eingabeprozesse vermieden werden. Eine hohe Prozesssicherheit stellt sich auch durch Auto-ID-basierte Identifikation mithilfe von Barcodes oder RFID heraus. Die auf SAP Fiori basierende Technologie unterstützt zusätzlich die Kamera zur Aufnahme von Schäden sowie Dokumenten und die Unterschriftenerfassung.

Der Einsatz der Instandhaltungslösung bedeutet also laut Flexus, dass Prozesse in der richtigen Reihenfolge mit möglichst wenig Verlustzeiten bearbeitet werden können. Die mobile Instandhaltung unterstützt sowohl bei der Bearbeitung von ungeplanten Reparaturen als auch bei der effizienten Durchführung der regelmäßigen Wartungs- und Inspektionstätigkeiten. Durch die Optimierung der Anlagenleistung wird die Performance gesteigert und es entstehen wesentlich geringere Instandhaltungskosten. Die umfassende Funktionalität, die einfache Bedienbarkeit, die nahtlose SAP Integration sowie die performante und kostenoptimale Anbindung an SAP stehen bei der Lösung im Vordergrund.