Instandhaltungssoftware - das muss sie heute bieten

Im Prinzip geht alles - aber ohne Software geht nichts. Das trifft auch und insbesondere auf die Instandhaltung zu. Ohne Bits, Bytes und Algorithmen hängt in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung auch der beste Fachmann in der Luft. Doch das Angebot ist riesig, die Zahl der Anbieter von Instandhaltungssoftware ist mittlerweile Legion. Jedes Programm hat dazu noch unzählige Erweiterungen und Funktionen. Da kann man schnell den Überblick verlieren.

Wir haben drei Brancheninsider gefragt, was eine Instandhaltungssoftware heute können muss, welche Features wichtig für die Zukunftsfähigkeit sind und worauf der künftige User achten sollte. Für unsere Fragen standen uns Hannes Heckner, Gründer und CEO der MobileX AG, Jochen Reiß, Solution Consultant bei Infor, und Christian Jeske, Leiter Marketing bei der Membrain GmbH, zur Verfügung.

Das wollten wir von den drei Profis wissen (ein Klick auf die Fragen führt Sie direkt zu den jeweiligen Antworten):

1: Was muss Instandhaltungssoftware künftig können, um nützlich und damit konkurrenzfähig zu sein?

2: Welche Trends beobachten Sie auf dem Markt für Instandhaltungssoftware? 

3: Geht die Entwicklung in Richtung allgemeine Lösung oder wird sich das Angebot eher spezialisieren?

4: Welche Rolle spielen Cloud- und X-as-a-service-Lösungen?

Was muss Instandhaltungs-Software künftig können, um nützlich und damit konkurrenzfähig zu sein?

Hannes Heckner: "Neben der Planung von Instandhaltungsaufträgen und der Dokumentation der vorgenommenen Arbeiten der Instandhalter über eine mobile Lösung oder App (mobile Instandhaltung) sollte eine Instandhaltungssoftware eine Integration mit allen angrenzenden Abteilungen und Systemen bieten, um einen durchgängigen, digitalen Instandhaltungsprozess zu ermöglichen. Dazu gehört vor allem die Anbindung der Material- und Ersatzteillogistik, damit Reparaturen schnell und effizient durchgeführt werden können.

Die Instandhaltungssoftware sollte in das führende ERP-System integriert sein, in dem alle Informationen zu den Anlagen hinterlegt sind und auf das der Instandhalter auch von seiner mobilen Lösung aus zugreifen kann. Wenn er vor Ort bei einer Reparatur oder Wartung nicht weiter weiß, helfen integrierte Wissensmanagement-Systeme oder auch Augmented Reality- und Remote Support-Anwendungen, über die Experten oder Kollegen unterstützen können. Da immer mehr Unternehmen auch Fremddienstleister für die Instandhaltung ihrer Anlagen und Maschinen einsetzen, sollten auch diese entsprechend in die mobile Instandhaltung integriert sein, um darüber ihre Aufträge zu erhalten und zu dokumentieren. Zudem sollte eine zukunftsfähige Software auch moderne Instandhaltungsstrategien wie zustandsabhängige Instandhaltungsmaßnahmen sowie Predictive Maintenance unterstützen."

Jochen Reiß: "Moderne Enterprise-Asset-Management-(EAM)-Systeme setzen auf neuste Automatisierungs- und Machine-Learning-Technologien, um die Produktivität, Effizienz und Mobilität der Mitarbeiter zu steigern. Besonders mobile Funktionen bieten Mitarbeitern die Freiheit, von überall auf Dokumente wie Auftragsunterlagen, Sicherheitsinformationen, Diagramme und mehr, zuzugreifen, um effizienter zu arbeiten. Ein modernes EAM-System sollte außerdem Datensilos beseitigen und die Kommunikation zwischen Mensch und Maschine ermöglichen.

Integrierte EAM-Systeme können Risiken identifizieren und Handlungsempfehlungen geben, wie sich potenzielle Maschinenausfälle angehen und beheben lassen. Durch andere fortschrittliche Tools wie die Nutzung des Internets der Dinge, Smart Devices und Embedded Intelligence sollte EAM-Software wichtige Details über den Zustand, den Standort und die Performance der Anlagen liefern. Dadurch lassen sich Reparaturen automatisieren und wichtige Daten in Echtzeit übertragen. Der Einsatz eines modernen EAM-Systems kann Unternehmen so dabei unterstützen, teure Ausfallzeiten und Produktivitätsverluste zu vermeiden und kontinuierlich die optimale Funktionalität der Anlagen sicherzustellen."

Christian Jeske: "Vorrangiges Ziel einer Instandhaltungssoftware ist die Beschleunigung und Vereinfachung der Arbeitsprozesse. Der ökonomische Aspekt ist natürlich dabei der entscheidende, jedoch spielen auch die weichen Faktoren wie Usability und Performance eine nicht zu unterschätzende Rolle. Die Software soll sowohl Unternehmen als auch Anwendern einen deutlichen Mehrwert bieten, indem zum Beispiel fehlerfreie Abläufe garantiert und die Prozesse/Dokumentation automatisiert werden. Im Ergebnis werden dann schnellere Arbeitsabläufe erreicht. Eine einfache und intuitive Instandhaltungssoftware hilft dabei die Akzeptanz der Anwender zu gewinnen.

Eine weitere Grundvoraussetzung ist das vernetzte Arbeiten, gesteuert über das führenden ERP-System. Nur so kann eine übergreifende Kommunikation zwischen Menschen, Maschinen und Systemen ermöglicht werden. Um eine höhere Produktivität bei der Instandhaltung zu gewährleisten und Fehler zu reduzieren, muss eine Instandhaltungsoftware auch mit smarten Features wie die Ergänzung von Fotos, Geo Tagging und automatischer Dokumentation ausgestattet sein."

Bilderstrecke: Hier ist Predictive Maintenance tatsächlich im Einsatz

2: Welche Trends beobachten Sie auf dem Markt für Instandhaltungs-Software?

Heckner: "Die Trends sind hier stark von Artificial Intelligence geprägt. Das liegt daran, dass das oberste Ziel der Instandhaltung ist, die Verfügbarkeit von Anlagen zu optimieren. Hier können vor allem historische Daten die Tür zu neuen Möglichkeiten öffnen. Besser als jede Formel kann aus den historischen Daten einer Anlage ein geeigneter Machine-Learning-Ansatz die Zukunft prognostizieren. Wer die Zukunft besser kennt, gewinnt bei der Entscheidung bezüglich der Instandhaltungsstrategie.

Ein weiterer Trend in der Software ist wahrscheinlich auch die Abkehr von monolithischen Ansätzen hin zu intelligenten, vernetzten Cloud-Services (siehe SAP Side-By-Side). Die Vereinigung der jeweils besten Lösung für einen Teilaspekt der Lösung über offene, sichere Schnittstellen. So nutzt ein Kunde von uns zum Beispiel nur den Optimierungsservice unserer Lösung zur Einsatzplanung. Weitere Lösungsbestandteile stammen von vielen weiteren Anbietern."

Reiß: "Der Trend zur Automatisierung im Rahmen der Industrie 4.0 hat auch im Asset Management und in der Instandhaltung zu weitreichenden Veränderungen geführt. Unternehmen, die sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und die Widerstandsfähigkeit ihrer Infrastruktur verbessern wollen, müssen auch in Sachen Instandhaltung auf den Zug aufspringen und dem reaktiven Wartungsmanagement ein für alle Mal ein Ende setzen. Das Ziel ist die Prescriptive Maintenance oder Instandhaltung 4.0 – Systeme müssen Probleme nicht nur erkennen, bevor sie auftreten, sondern auch das Wartungspersonal über die zu ergreifenden Maßnahmen zur Vermeidung von Anlagenausfällen informieren."

Jeske: "Derzeit, und nicht zuletzt aufgrund der gegenwärtigen pandemischen Situation, nimmt Digitalisierung verstärkt Einzug in die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche, so auch im Bereich Instandhaltung. Deren Hauptaufgabe ist es, eine möglichst hohe technische Verfügbarkeit von Anlagen zu gewährleisten. Somit sind reibungslose Instandhaltungsprozesse unverzichtbar.

Dabei steht die Instandhaltung gegenwärtig gleich vor mehreren Herausforderungen: Neben dem demographischen Wandel (Generationswechsel) herrscht ein Fachkräftemangel und die Komplexität der Aufgaben nimmt prozess- sowie systemseitig zu. Somit ist ein produktives und effizientes Arbeiten basierend auf einer mobilen Lösung unumgänglich, zumal das Arbeitsaufkommen ohnehin schon nicht mehr zu bewältigen ist.

Genau hier setzt die Digitalisierung in der Instandhaltung an und bietet mit Echtzeitinformationen stets unmittelbare Reaktionen auf Ereignisse, wie auch die Vorhersage von wahrscheinlichen Ausfällen und Störungen (Predictive Maintanence) im Produktionsprozess.

Neue Technologien nehmen Einzug, etablieren sich nachhaltig und treiben die Digitalisierung in der Instandhaltung voran. Dabei gewährleisten digitale sowie automatisierte Prozesse, dass Daten transaktionssicher zur Weiterverarbeitung direkt ins führende ERP-System gebracht werden. ERP-integrierte Lösungen werden künftig Insellösungen ersetzen, denn diese eliminieren keine menschlichen Fehler und schaffen nur eine punktuelle Effizienzsteigerung, aber keine durchgehende Digitalisierung mit einer vollumfänglichen Wertschöpfungskette. Somit ist eine digitale Instandhaltung keine Kür, sondern absolute Pflicht, um aktuellen Herausforderungen gerecht zu werden."

Video: ROI-Analysen - Auswahl von Instandhaltungssoftware

3: Geht die Entwicklung in Richtung allgemeine Lösung oder wird sich das Angebot eher spezialisieren?

Heckner: "Da sich immer mehr Wettbewerber im Bereich Instandhaltungssoftware tummeln und Unternehmen immer individuellere Anforderungen haben, sehe ich die Entwicklung auf jeden Fall in Richtung Spezialisierung. Dies kann sich zum Beispiel in Speziallösungen für verschiedene Branchen ausprägen oder auch in der Modularität des Angebots."

Reiß: "Beides. Die Basis ist eine allgemeine Lösung, also eine Plattform, die als technologische Basis verwendet werden kann. Diese enthält allgemeine Komponenten, wie Dokumentenmanagement, Workflowsteuerung, Alarme und Sicherheitsmechanismen. Darüber natürlich auch Basis Funktionalitäten, wie Aufträge, Checklisten und mobile Apps. Darauf aufbauend werden dann industriespezifische Funktionen individuell für die entsprechende Branche umgesetzt. So gibt es dann beispielsweise ein geografisches Informationssystem für die Versorgungsindustrie oder ein ‚Building Information Modelling Modul‘ für Kunden aus dem Facility-Management-Bereich."

Jeske: "Wie auch in vielen anderen Bereichen bietet nur eine Speziallösung, die die 'Herausforderung' der Anwender löst, einen tatsächlichen Mehrwert. Diese kann entlang der Anforderungen gezielt unterstützen und das tagtägliche Arbeiten erheblich optimieren. Ein ganzheitlicher Ansatz schafft die notwendigen Schnittstellen zu relevanten Bereichen wie zum Beispiel dem Ersatzteillager.  Für die Instandhaltungs-Software ist eine lückenlose Rückverfolgbarkeit sowie hundertprozentige Transaktionssicherheit ins führende System Grundvoraussetzung.

Um Projektlaufzeiten sowie Investitionskosten gering zu halten werden Standardlösungen von den Unternehmen präferiert. Customizing passt die Lösung an individuelle Prozesse an. Das Thema Modularität spielt häufig eine besonders wichtige Rolle, so beispielsweise beim Thema Hardware-Wechsel und auch der Skalierbarkeit (in der Industrie steht aktuell ein Hardwarewechsel zu Android im mobilen Bereich an)."

4: Welche Rolle spielen Cloud- und X-as-a-service-Lösungen?

Heckner: "Cloud-Lösungen sind auf jeden Fall die Zukunft – auch im Bereich Instandhaltungssoftware. In den USA ist das ja jetzt bereits so. Im letzten Magic Quadrant für Field Service Management von 2020 berichtet Gartner, dass bereits im Jahr 2018 nur mehr 19 Prozent der Neuinstallationen On-Premise waren. Diesen Trend verspüren wir mit etwas Verzögerung auch bei unserem Neukundenanfragen.

Aufgrund der Spezialisierung wird die Cloud dann allerdings weniger ein reines Betriebsmodell sein, sondern die zentrale Verbindungsstelle der Spezialisten beziehungsweise Speziallösungen. Über diese Plattform werden dann alle Services, Lösungen und externen Partner angebunden sein und der Kunde – also das Unternehmen – entscheidet dann selbst, was er davon abrufen und wie er es nutzen möchte. Damit verändert sich dann natürlich auch das Nutzungs- und Abrechnungsmodell. Wie bereits jetzt im technischen Kundenservice praktiziert, wird dann auch in der Instandhaltung die Nutzung von Software beziehungsweise Software Services mehr in Richtung einer leistungs- oder nutzungsbezogenen Abrechnung gehen."

Reiß: "Die richtige Cloud-Software für das Enterprise Asset Management kann den Wartungsbetrieb revolutionieren. Wenn Unternehmen ihren Fokus weg von den Gemeinkosten hin zu der Bereitstellung eines optimalen Mehrwerts für den Kunden, die Mitarbeiter und den Betrieb verlagern, kann eine gut durchdachte Instandhaltungsstrategie zu einem Wettbewerbsvorteil werden.

Cloud-basierte EAM-Lösungen ermöglichen datengestützte Entscheidungen und eine verbesserte Zusammenarbeit. Gleichzeitig lässt sich auch die Komplexität reduzieren und die Vernetzung mit Altsystemen wird vereinfacht. Die technologiegestützte Automatisierung und Intelligenz schaffen eine sicherere und informativere Arbeitsumgebung für Teams. Diese können sich nun auf die Erledigung ihrer Arbeit konzentrieren können – und zwar sicher und mit minimalem Risiko eines unerwarteten Anlagenausfalls.

Unternehmen, die EAM-Software aus der Cloud einsetzen, berichten von einer Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität sowie einer Leistungssteigerung ihrer Anlagen. Modernes EAM fördert die Widerstandsfähigkeit von innen nach außen. Wenn Anlagen wie erwartet funktionieren, können Unternehmen zuverlässige Dienstleistungen erbringen und sich stärkerer auf den Aufbau von Kundenbeziehungen konzentrieren."

Jeske: "Bei Industrie-Konzernen trifft man nach wie vor sehr häufig auf On-Premise-Lösungen. Cloud-Ansätze im Instandhaltungsumfeld spielen derzeit noch eine untergeordnete Rolle. Ein möglicher Grund dafür ist, dass es im Bereich der Instandhaltung aufgrund der Komplexität sowie individueller Prozesse, trotz Standards, immer noch häufig kundenspezifische Anpassungen, das sogenannte Customizing, bedarf. Dagegen sind in Anwendungsbereichen mit hohen Standard-Prozessen, wie zum Beispiel im Bereich Asset Management oder bei Business Apps, Cloud Lösungen, von Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) sowie als Software-as-a-Service (SaaS), bereits häufiger im Einsatz und regelmäßig auf den IT-Roadmaps der Unternehmen zu finden.

Eine fortwährende Weiterentwicklung der Instandhaltungs-Software inklusive neuer Funktionen können aktuell auch noch mögliche Hemmschwellen der IT-Abteilungen bei Cloud Ansätzen sein.

Technologisch sind aber beide Ansätze für den Bereich Instandhaltung gut geeignet, realisierbar und das starke Wachstum im Cloud-Umfeld wird sich sicherlich auch noch im Bereich Instandhaltung bemerkbar machen."