Rund 120 Mitarbeiter beschäftigt Voortmann, davon arbeiten derzeit 35 im Service.

Rund 120 Mitarbeiter beschäftigt Voortmann, davon arbeiten derzeit 35 im Service. - Bild: Voortmann

| von Stefan Weinzierl

Digitalisierung und Mobilität sind untrennbar miteinander verbunden: Gerade im Bereich Service, Wartung und Instandhaltung gewinnt der Einsatz von mobilen Endgeräten und der entsprechenden Software immer mehr an Bedeutung. So auch bei Voortmann aus Issum am Niederrhein. Jüngst hat das Unternehmen eine mobile Lösung eingeführt, welche per App das Zusammenspiel zwischen interner Verwaltung und Außendienst in der Instandhaltung erleichtern soll.

Instandhaltungssoftware im mobilen Einsatz

Voortmann Anlagenbau bietet Dienstleistungen sowie Handels- und Ersatzteilgeschäft an. Zusätzlich organisiert das Unternehmen technische Weiterbildungen an der hauseigenen Akademie. Nachdem lange Zeit die Geschäftsfelder „Handel“ und „Engineering“ die Wachstumsstrategie des Mittelständlers bestimmten, fällt heute ein Großteil des Geschäfts in die Bereiche Service, Installation, Instandhaltung und Wartung.

So kümmern sich aktuell 120 Mitarbeiter – entweder telefonisch oder vor Ort – um jährlich rund 3.000 Service- und Wartungsaufträge. Das Spektrum reicht von der bloßen Reparatur und Instandhaltung installierter Pneumatik- und Hydraulikanlagen bis hin zu größeren, mehrtägigen Projekten wie beispielsweise die Errichtung komplexer Verladestationen für Tanklastwagen, LKWs und Schiffe.

Robert Sauer, Leiter IT bei Voortmann
Robert Sauer, Leiter IT bei Voortmann. - Bild: Voortmann

„Wir sind auf unserem Gebiet ein Allround-Dienstleister – von der Beratung und Planung, über die Inbetriebnahme, bis hin zur 24/7-Wartung und Instandhaltung übernehmen wir alles für unsere Kunden“, bestätigt Robert Sauer, Leiter IT bei Voortmann.

„Um auch bei wachsender Kundschaft ein steigendes Pensum im Tagesgeschäft effektiv bewältigen zu können, setzen wir auf nahtlose, IT-gestützte Prozesse.“

Ob interne Verwaltung, Materialbestellung, Lager oder Service – alle zeitintensiven Routineabläufe sollen nach und nach mit Hilfe der entsprechenden Software automatisiert werden. „Es geht uns um schnelle Wege, kurze Bearbeitungszeiten und bereichsübergreifende Transparenz.“

Hohes Pensum im Bereich Instandhaltung, Service und Wartung

Im Servicebereich beschäftigt Voortmann derzeit rund 35 Mitarbeiter, die eigenständig in NRW unterwegs sind. Bis zu 20 Außentermine nehmen die Servicetechniker jeden Tag wahr. Um die Auftragsannahme und -terminierung kümmern sich die Kollegen in den Büros. Unterstützt werden sie dabei von AP Plus, einer ERP-Software mit Funktionalitäten im Bereich Kundenmanagement und Auftragssteuerung.

Ankommende Aufträge fließen in die Plantafel des ERP. Der Innendienst koordiniert diese dann und verteilt sie auf die einzelnen Techniker. „In der Verladetechnik sind es meist mehrtägige Einsätze, das heißt, da planen wir eine Baustelle auch schon über zwei oder drei Tage“, schildert IT-Leiter Robert Sauer das Tagesgeschäft.

„Projekte wie beispielsweise der Aufbau einer Verladestation sind die sogenannten Langläufer bei uns, die können sich auch mal über mehrere Wochen erstrecken. Auf der anderen Seite haben wir viele kleinere Wartungsaufträge parallel laufen, wie beispielsweise die Druckluftwartung bei Kompressoren, solche Einsätze haben wir mindestens dreimal am Tag.“ Die Technologie der Business-App-Erstellungs-Plattform „flexmobility platform“ ermöglicht es auch, eine Tourenplanung mobil direkt über eine App mit einzubinden.

Voortmann Service: Die eingesetzten Servicefahrzeuge werden im ERP-System als mobile Läger geführt
Voortmann Service: Die eingesetzten Servicefahrzeuge werden im ERP-System als mobile Läger geführt. - Bild. Voortmann

System erfasst auch Ersatzteilbedarf

Ein Auftrag umfasst auch die Ersatzteile und Werkzeuge, die für den Einsatz an der Maschine benötigt werden. „In der Regel holt der Techniker diese morgens aus dem Lager ab, dann bestückt er damit sein Servicefahrzeug und fährt ausgerüstet zur Anlage, um dort seine Wartung oder Reparatur durchzuführen.“

Flexmobility Platform lässt laut Hersteller sich nahtlos in andere Backend-Systeme einbinden und verknüpft diese bei Bedarf. Das können CRM-, DMS-Lösungen oder ein ERP sein bis hin zu BDE, Lager- und Logistik-Anwendungen, die man mittels der Software in einer bedarfsgerecht konfigurierten App nutzen kann.

Software macht Instandhaltung mobil und digital

Der digitale Workflow im Instandhaltungsmanagement endete allerdings, sobald der Techniker den Hof verließ. So wurden die am Einsatzort erfassten Service- und Wartungsberichte bis vor kurzem noch mit Stift und Papier geschrieben. Manche Mitarbeiter nutzten auch Excel-Tabellen oder fotografierten die Berichte ab, um sie von unterwegs per Smartphone an den Innendienst weiterzuleiten. „Das konnte im besten Fall am nächsten Tag sein, oder sich im schlimmsten Fall auch zwei Wochen hinziehen“, erinnert sich Robert Sauer. „Manche Rapporte ging auf diese Weise auch ganz verloren.

Der eigentliche Aufwand begann aber erst danach: „Bei 35 Technikern, die jeden Tag bis zu 20 Serviceberichte aufnehmen, hat der Innendienst am Ende der Woche einen Stapel voll Papier, das manuell sortiert, den Aufträgen zugewiesen und einzeln abgebucht werden muss – das ist ein enormer Aufwand, bei dem auch Fehler entstehen.“ Die Idee war deshalb eine mobile Service-Lösung einzuführen, die direkt mit der zentralen Software kommuniziert und auch offline nutzbar ist, sollte ein Mitarbeiter einmal ohne Datenverbindung auskommen müssen.

Mobile Service App für die Instandhaltung

Im Außendienst setzt Voortmann seit 2017 auf die mobile Technologie von Flexmobility und das zugehörige Service-Template, das von dem Düsseldorfer Software-Unternehmen 3mobility Solutions entwickelt wurde. Voraus ging die Frage, wie man die vier zentralen Bereiche Innendienst, Projektarbeit, Service und Wartung am besten miteinander vereinen könne.

Ausgestattet mit Smartphones lassen sich Arbeitsberichte flexibel erfassen. Die App für die Instandhaltung meldet alle Daten an das ERP zurück.
Ausgestattet mit Smartphones lassen sich Arbeitsberichte flexibel erfassen. Die App für die Instandhaltung meldet alle Daten an das ERP zurück. Bild: Voortmann

Die Schwierigkeit bestand vor allem darin, die papierlastigen Prozesse des Außendienstes wie beispielsweise die Erfassung der Serviceberichte, der Arbeitszeiten und Materialverbräuche in die digitale Prozesskette der internen Verwaltung zu integrieren.

Vom ersten Kundengespräch, über die Auftragserfassung und Koordination der Techniker bis hin zur  Rechnung und Dokumentation sollte alles möglichst digital per Software ablaufen. „Wir wollten den gesamten Prozess zwischen Servicetechnikern und Innendienstpersonal deutlich schlanker gestalten“, erläutert Robert Sauer das Projekt.

Denn bis zur Rechnungsstellung verging oft wertvolle Zeit. Erst wenn die händisch erfassten Berichte den Innendienst erreicht hatten, konnten diese die Informationen ins ERP übertragen. Vorausgesetzt, es gab keine Probleme beim Entziffern. „Wir bei Voortmann sind natürlich alle mit technischem Know-how gesegnet, aber nicht jeder unbedingt mit einer leserlichen Handschrift“, scherzt IT-Leiter Robert Sauer.

Auch beim in der Instandhaltung verwendeten Material herrschte oft Unklarheit. „Der Techniker schreibt auf seinen Bericht, dass er eine Dichtung gebraucht hat, der Innendienst benötigt für die Erfassung aber die genauen Artikelstammdaten.“ Dann wurde hin- und her telefoniert. „Für den Techniker ist klar, das war die große schwarze Dichtung mit den fünf Löchern, das ERP-System kann mit dieser Auskunft aber wenig anfangen.“

Alle wichtigen Informationen direkt aufs Smartphone

Heute fließen die erfassten Daten direkt von der mobilen App in das ERP – und umgekehrt. Die Servicetechniker vor Ort verwenden Android-Smartphones, die mit 6,2 Zoll über ein recht komfortables Display verfügen. Die konfigurierte App ist geräte- und plattformunabhängig konzipiert und verfügt über ein modernes Responsive Design.

"Durch die mobile Außendienstlösung haben unsere Servicespezialisten einen sehr viel geringeren Erfassungsaufwand und können sich verstärkt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren." - Robert Sauer, IT-Leiter Voortmann

Sobald der Innendienst die Aufträge für die Wartung eingeplant und den Technikern zugewiesen hat, können diese sie über ihr Smartphone abrufen. „Die Kollegen melden sich über die App per Kennwort an und sehen dann auf einen Blick die zu erledigenden Einsätze“, erklärt Sauer. Und zwar nicht nur die Aufträge des Tages, sondern auch die, die unmittelbar in der Zukunft und an einer anderen Anlage liegen, sodass die Techniker flexibel ihre eigene Planung anstoßen können.

Die Software zeigt außerdem sämtliche Details zum Einsatz an wie Standort, Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und so weiter. Auch erhalten die Außendienstmitarbeiter sämtliche Informationen zu den Hilfsmitteln und Materialien, die bei dem Einsatz an der jeweiligen Maschine verwendet werden sollen.

Funktionen für die mobile Instandhaltung

Die benötigten Materialien werden für die Voortmann-Techniker morgens im Lager des Unternehmens bereitgestellt und dann geht es los auf die Baustelle

„Im Servicegeschäft sind wir ein deutschlandweiter Anbieter, in der Regel betreuen wir aber Kunden in einem Radius von 150 Kilometern“, skizziert Robert Sauer. Die über den Tag anfallenden Eckdaten wie Zeitpunkt der Abreise und Ankunft, gefahrene Kilometer, Dauer der Arbeitszeit, Mittagspause und Überstunden tippt der Servicetechniker direkt in die Zeiterfassung seiner App ein.

Auch Daten zum Verpflegungsmehraufwand oder die Reisekosten werden nun in der Software automatisch berechnet und an die Personalabteilung weitergeleitet. Robert Sauer erinnert sich: „Das ist eine große Entlastung, denn früher sind pro Monat 35 vollgeschriebene Abrechnungszettel mit den Monatsleistungen bei der Personalabteilung eingeflattert. Heute werden die Daten einfach von unterwegs hochgeladen, automatisch berechnet und landen direkt in den dafür vorgesehenen Ordnern.“

Voortmann wurde 1986 in Issum (Niederrhein) in einer Garage gegründet. Heute gilt der Mittelständler als einer der führenden Spezialisten für Steuerungs-, Druckluft-, Verlade- und Sprühsysteme.
Voortmann wurde 1986 in Issum (Niederrhein) in einer Garage gegründet. Heute gilt der Mittelständler als einer der führenden Spezialisten für Steuerungs-, Druckluft-, Verlade- und Sprühsysteme. - Bild: Voortmann

Management für Material läuft in der Software

An der Anlage vor Ort stellt sich dann manchmal heraus, dass das mitgenommene Material nicht ausreicht. Die Servicefahrzeuge selbst werden im ERP als mobile Läger geführt. Sämtliche Materialbewegungen werden aber auch in der Software verzeichnet, das heißt die App gibt aktuelle Bestandsmeldungen weiter an das Lagerführungssystem des ERP. „Unsere Servicefahrzeuge sind bestückt mit Standardmaterialen“, erklärt Robert Sauer. „Benötigt der Techniker zusätzliches Material oder Werkzeug, kann er dies komfortabel über die flexmobility service-Lösung in den Auftrag einbuchen.“

Auch die verbauten Materialien lassen sich per Fingertipp schnell zusammenstellen. Damit es zu keinen Fehlern oder Unklarheiten kommt, lassen sich lediglich die Materialien auswählen, die zuvor auch tatsächlich auf das Fahrzeug gebucht worden sind. „Die gehen dann automatisch in die Abrechnung für den Service-Auftrag, da braucht niemand mehr etwas zusätzlich erfassen“, erklärt Robert Sauer. „Und unser zentrales Lager erfährt im selben Moment, welche Materialien aus dem Fahrzeug entnommen wurden, sodass sie es für den kommenden Tag wieder neu bestücken können.“

Über einen Button kann der Servicetechniker außerdem den Vertriebsinnendienst informieren, falls er beispielsweise beim Kunden einen veralteten Kompressor vorgefunden hat. Die App bietet hierfür ein Textfreifeld, das direkt mit dem Auftrag verknüpft ist. „Dann kann sich unser Vertrieb bei dem Kunden melden und der ganze Prozess ist automatisch im ERP-System dokumentiert.“

Schneller Rechnungen stellen

Eines steht bei Voortmann heute schon fest, zurück zum Papier will keiner mehr: „Durch die mobile Außendienstlösung haben unsere Servicespezialisten einen sehr viel geringeren  Erfassungsaufwand und können sich verstärkt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren“, sagt Sauer. „Gleichzeitig entlasten wir unseren Innendienst von zusätzlicher Bürokratie, vermeiden Fehler bei der Übertragung und können sehr viel schneller unsere Rechnungen stellen. Letzteres erhöht nicht nur die Liquidität, sondern nicht zuletzt auch die Transparenz gegenüber unseren Kunden.“

Die Servictechniker von Voortmann montieren komplette Anlagen, Verladetechnik, Klapptreppen, Hydraulik- und Elektrotechnik und vieles mehr.
Die Servictechniker von Voortmann montieren komplette Anlagen, Verladetechnik, Klapptreppen, Hydraulik- und Elektrotechnik und vieles mehr. - Bild: Voortmann

Sobald der Techniker seinen Auftrag erledigt hat, erhält der Innendienst eine Nachricht und kann mit der Rechnungstellung beginnen. Die Mitarbeiter müssen die übermittelten Daten der Instandhaltung dann lediglich auf Plausibilität prüfen – den Rest erledigt das ERP-System. Die erfassten Stunden werden automatisch aufgelöst in Arbeitszeit und Überstunden. Auch das verwendete Material wird automatisch auf den Auftrag gebucht.

Zusammen mit Experten wurden außerdem ein paar zusätzliche Felder mit spezifischen Inhalten generiert, beispielsweise. wenn der Kunde eine Schulung erhalten hat, die Inbetriebnahme einer Anlage erfolgt ist oder eine Dokumentation übergeben wurde. Solche individuellen Anpassungen lassen sich auf App-Ebene auch in Eigenregie ohne jeglichen Programmieraufwand schnell per Konfiguration vornehmen. „Die zusätzlichen Informationen gelangen dann ebenfalls in den Auftrag und werden automatisch mitberechnet“, so Robert Sauer zufrieden. „Im Kern hilft uns die App dabei, unsere Rechnungen sehr viel schneller, genauer und schlanker zu gestalten.“

Früher hätte ein Innendienstmitarbeiter höchstens drei Servicetechniker in der Wartung oder Instandhaltung bearbeiten können. Durch die App sei der gesamte Prozess nun aber wesentlich schlanker und genau auf uns angepasst. „Wir haben die Anzahl der Techniker in den letzten Jahren stark erhöht, im Innendienst ist die Mitarbeiterzahl aber konstant geblieben. Das gelingt nur, weil wir dank des neuen digitalen Workflows insgesamt viel weniger manuelle Tätigkeiten auszuführen haben.“

3mobility