Via App: Assets jederzeit und von überall managen

Standardisierte Abläufe und einfache, einheitliche Handlungsanweisungen sorgen für sichere und nachvollziehbare Prozesse bei der Überprüfung, Pflege und Wartung von Produktionsanlagen. Im optimalen Fall arbeiten Bediener und Wartungspersonal dabei eng zusammen. Das cloudbasierte Enterprise-Asset-Management-System Ultimo unterstützt sie dabei, indem es sämtliche Prozesse an einer Stelle digitalisiert zusammenführt und einen holistischen Überblick über sämtliche Assets, anstehende Wartungsarbeiten und durchgeführte Aktivitäten rund um die Produktionsanlage bietet. So können Standzeiten maximiert und die Effizienz von Wartungen optimiert werden.

In der kürzlich durchgeführten Studie Enterprise Asset Management (EAM) Trend Report 2021 von Ultimo Software Solutions gaben über 30 Prozent der befragten Asset Manager an, dass sie innerhalb ihrer Organisation das größte Potential für weitere Verbesserung in der Optimierung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit erkennen. Außerdem zeigten sie in der Studie eine hohe Bereitschaft zur Investition in Technologien, die sich positiv auf Kostenkontrolle und Uptime von Anlagen auswirken: Fast die Hälfte der Unternehmen – 48 Prozent – gaben an, dass sie als Lösung bereit sind, in IT- und IoT-Lösungen zu investieren. Eine besondere Bedeutung haben dabei Lösungen wie Ultimo Go, die Daten für jede Abteilung und von jedem Ort aus zugänglich machen – und damit die Zusammenarbeit enorm verbessern.

Es zeigt sich also: Einfache ERP- oder Maintenance-Systeme reichen nicht aus, um Unternehmen einen validen Überblick über ihre Assets zu bieten, die Kollaboration zwischen Abteilungen zu verbessern und damit für eine höhere Uptime der Anlagen, mehr Prozesssicherheit und Kostenkontrolle zu sorgen. Um genau diese Synergien nutzen zu können, wurde Ultimo als flexible und hochgradig skalierbare Lösung geschaffen, die Datensilos überwindet und jedem autorisierten Benutzer die für ihn notwendigen Daten und Informationen zur Verfügung stellt. Die EAM-Software arbeitet dabei cloudbasiert, sodass Nutzer von einem PC aus ebenso zugreifen können wie per Tablet oder Smartphone.

Dieser Ansatz bietet entscheidende Vorteile: Aufgabenplanung, Checklisten und im besten Fall bebilderte Anleitungen ebenso wie die Dokumentation finden genau dort statt, wo die Maßnahmen durchgeführt werden. So erhalten Bediener niedrigschwellig und direkt am Asset vor Ort alle notwendigen Informationen zu ihren Aufgaben und der korrekten Durchführung. Wartungsmanager wiederum können unabhängig von ihrem Standort einsehen, welche Maßnahmen anstehen oder durchgeführt wurden oder direkt an einer Maschine Informationen abrufen, Aktivitäten erstellen oder die Erledigung dokumentieren. Neben einer umfassenden Übersicht über Anlagen, Mittel und Gebäude sind User in der Lage Daten zu Verträgen, zum Beispiel mit Lieferanten, einsehen. Ein weiterer Vorteil, wenn Aufgaben unmittelbar dort registriert werden, wo sie auch durchgeführt werden, ist eine unverfälschte Erfassung von Start- und Endzeiten. Das ermöglicht eine genauere Dokumentation und Analyse der Durchschnittszeit zwischen Ausfällen (MTBF – Mean Time Between Failures) und Durchschnittszeit bis zur Reparatur (MTTR – Mean Time To Repair).

Ultimo Go nutzt integrierte Technologien der Mobilgeräte optimal aus und vereinfacht damit Prozessabwicklung und Dokumentation. Beispiele dafür sind die Verknüpfung von Fotos mit Wartungsaufgaben oder die Verwendung der Kamera als Scanner. So können Artikel zu Arbeitsaufträgen erfasst und registriert werden, Objekte mittels ihrer QR-Codes inventarisiert werden oder Barcodes eingescannt werden. Die Dokumentation von Wartungen, Auffälligkeiten oder Schäden an Maschinen ist ebenfalls möglich – die Daten können dann jeweils direkt mit der entsprechenden Meldung erfasst und gespeichert werden. Bei Rückfragen von Bedienern an Wartungspersonal oder für komplexe Aufgaben, bei denen kein Wartungsmanager vor Ort sein kann, ist es möglich, per Videodaten live und ortsunabhängig zusammen zu arbeiten und Aufgaben anzuleiten oder bei der Diagnosestellung zu helfen. Integrierte GPS-Sensoren können verwendet werden, um den Standort bei der Erledigung einer Aufgabe zu erfassen und zu dokumentieren oder um Assets zu finden und zu identifizieren, die sich in der Nähe des aktuellen Standortes befinden.

Eine neue Funktion ist die Integration mit Microsoft Teams. Anwender können so anderen Mitarbeitern eine Nachricht senden oder ihn per Telefon oder Video anrufen. Dies ist während der Anwendung der Ultimo-Software möglich, was die Kommunikation schneller und einfacher macht!

Die Ultimo Go App ist Bestandteil der Ultimo Cloud-Plattform für das EAM-Management und kann somit in allen Unternehmen genutzt werden, die Ultimo einsetzen. Optional ist für iOS und Android im AppStore beziehungsweise im Playstore die erweiterte App Ultimo Go+ erhältlich, mit der Änderungen und Informationen rund um die Assets auch offline erfasst werden können. Sobald wieder eine Online-Verbindung zum EAM-System besteht, werden die Daten dann synchronisiert. Ultimo Go+ ermöglicht außerdem zusätzlich zur Erfassung von QR-Codes und Barcodes auch das Einlesen von NFC-Tags an den Assets.

Zahlreiche Unternehmen setzen die Ultimo EAM Lösung in Verbindung mit der Ultimo Go oder Ultimo Go+ App ein, um mehr Transparenz zum Zustand ihrer Anlagen zu erhalten und Aufträge effizienter zu bearbeiten. Dabei unterstützt das papierlose System die unternehmensweite Digitalisierung von Prozessen, Berichtswesen und Dokumentation. Gleichzeitig entspricht die mobile Lösung mit ihrer intuitiven Bedienbarkeit auf jedem Endgerät den Gewohnheiten der Generation Smartphone. Das sorgt für eine hohe Akzeptanz der Anwender und vielfache Zeitersparnis, wenn Wege zu einem Arbeitsplatz entfallen und Daten von jedem Ort aus eingesehen und bearbeitet werden können.  Auch Audits lassen sich mit Ultimo Go so einfacher, besser und effizienter abwickeln.

Es zeigt sich: Unternehmen, die mit dem cloudbasierten Enterprise-Asset-Management-System Ultimo und der dazugehörigen Ultimo Go / Go+ App arbeiten, verbessern die Zusammenarbeit zwischen Wartungsabteilung, Bedienpersonal und den Beauftragten für Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement. Sie erhöhen die Uptime und Produktivität ihrer Anlagen und ermöglichen eine unternehmensweite Kostenkontrolle. Außerdem stellen sie sicher, dass Prozesse und Aufgaben einfach abgebildet, nachvollziehbar durchgeführt und sicher dokumentiert werden können. Die Ultimo Go und Ultimo Go+ Apps ermöglichen die mobile Nutzung zahlreicher Funktionen und bieten damit einen großen Mehrwert für viele Arbeitsprozesse wie zum Beispiel die Annahme von Aufträgen, die Durchführung von Inspektionen, das Platzieren und Entfernen von Lockout / Tagout Sicherungen, das Unterschreiben von Arbeitsgenehmigungen und die Registrierung umfangreicher Daten und Informationen rund um Anlagenzustand, Wartungen und HSE-Vorfälle. Mobile Zusammenarbeit ist die Zukunft.