So vereinfachen digitale Prozesse die Regelkonformität

Die gesetzlichen Regularien nehmen in den meisten Industriebranchen weiter zu. Um jederzeit konform zu den jeweils aktuell gültigen Vorgaben und Normen zu arbeiten, ist mittlerweile sehr viel Aufwand nötig. Gerade in Bereichen wie Energiewirtschaft, Chemie oder Pharma ist die Absicherung des gesamten Betriebs unerlässlich, die Regeldichte besonders hoch. Umso wichtiger wird es, die Digitalisierung zu nutzen, um neben organisatorischen Strukturen entsprechende Prozesse zu etablieren, die Aufgaben rund um Compliance überwachen, beschleunigen und vereinfachen.

Die Rechtsgebiete sind vielfältig: Sie reichen von der Sonderabfallverordnung über die Lärmschutz-, die Landesbodenschutz- oder die Brandverhütungsverordnung, das Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsgesetz bis hin zum Schadstoff- und Immissionsschutz – um nur einige zu nennen. Auch Chemikalienrecht, Explosionsschutz und Gefahrgutrecht spielen für viele Unternehmen eine wichtige Rolle. Ein Beispiel: Das Energieversorgungsunternehmen EnBW verzeichnet immerhin fast 700 Vorschriften, Regeln oder Normen, die durchgängig im Monitoring stehen. In einer Web-Applikation können die Mitarbeitenden sehen, welche Regeln und Gesetze hier überwacht werden.

Die wichtigste Voraussetzung ist zunächst, dass eine Person oder eine koordinierende Stelle beim Thema Compliance als Ansprechpartner für das Normen- und Regelwerk „den Hut aufhat“ und Verantwortung übernimmt. Zudem kommt es auf eine Struktur an, die das Gesetzesmonitoring effizient umsetzt. In sämtlichen Geschäftsbereichen müssen verantwortliche Ansprechpartner einbezogen werden, und zwar zu allen Aspekten, die eine Rolle spielen – beispielsweise dem Betrieb einer Anlage, der Neueinführung oder dem Software-Umfeld. Nur die Fachleute können beurteilen, was eine Vorgabe für ihren Bereich konkret bedeutet. Dazu gehört es, den Wandel der Gesetzeslage zu verfolgen und jeweils zu ermitteln, welche Auswirkungen eine Änderung auf das Tagesgeschäft hat. Schließlich muss die als notwendig identifizierte Veränderung vorgenommen, dokumentiert und sichergestellt werden.

Viele Normen gelten branchenübergreifend, wie zum Beispiel im Rechtsgebiet Arbeitsschutz, Gewerberecht oder Baurecht. Die meisten Unternehmen haben hier zwar entsprechende Organisationsstrukturen, in einen Prozess sind diese Aufgaben jedoch oft noch nicht einbezogen. Eine typische Problematik zeigt sich immer dort, wo jeder Verantwortliche nur seinen eigenen Bereich im Blick behält, aber die übergreifende Transparenz fehlt. Nur mit einem durchgängigen Prozess lässt sich zu jedem Zeitpunkt binnen kürzester Zeit der Nachweis erbringen, dass regelkonform gearbeitet wird: für den CEO, für Behörden oder auch für Kunden, die einen Nachweis für die Einhaltung bestimmter Normen wünschen.

In der Regel werden externe Anbieter genutzt, die das Gesetzesmonitoring als Service anbieten. Dazu zählt beispielsweise der Weka-Vorschriftendienst, der zyklisch – monatlich oder vierteljährlich – je nach Rechtsbereich die Änderungen an Normen und Gesetzen verteilt. Solche Dienste liefern sozusagen die „Rohwaren“, auf die sich Unternehmen  abstützen können – anstatt selbst Personal dafür abzustellen, die Gesetzeslage im Blick zu behalten.

Die aktuelle Vorschriftenliste wird üblicherweise vom Gesamtverantwortlichen angenommen und an die Rechtsgebietsverantwortlichen zur Beurteilung übergeben, die den Impact auf die eigenen Geschäftsabläufe beurteilen. Spätestens hier wird klar, wie wichtig eine digitale Prozessunterstützung ist: Die Workflows rund um die Verteilung und Prüfung der Informationen sind eine klassische Automatisierungsaufgabe. Vor allem besteht aber dort, wo sichergestellt werden muss, dass die nötigen Veränderungen umgesetzt werden, ein erheblicher Transparenzgewinn durch einen digitalen Prozess, der unterschiedlichste Systeme einbezieht und Medienbrüche überwindet.

Beispielsweise muss vielleicht ein Parameter an einer Pumpe angepasst oder auch nur eine Schraube fester angezogen werden: Durch die Interaktion mit nachgelagerten Prozessen und Systemen kann direkt dafür gesorgt werden, dass der Maschinen- oder Anlagenführer, beziehungsweise das Instandhaltungsteam diese Änderung umsetzen. So lässt sich in einem Meldesystem für die offenen Punkte zum Beispiel der nötige Arbeitsauftrag erfassen, die Obergrenzen der Parameter zu ändern, zusammen mit einer Änderung im EAM-System und der Arbeitsanweisung für die Mitarbeitenden. Zugleich wird alles lückenlos dokumentiert.

Das EAM-System eignet sich besonders gut für eine enge Verzahnung mit dem digitalen Gesetzesmonitoring. Viele der nötigen Änderungen beziehen sich auf Assets wie Maschinen und Anlagen und die umgebenden Prozesse. Oft können Umsetzung oder Überprüfung als Teil einer Instandhaltungsmaßnahme erfolgen. Im Rahmen einer EAM-Einführung kann es sinnvoll sein, gleich auch die Digitalisierung des Gesetzesmonitorings mitzugestalten, um das Thema Compliance grundsätzlich auf solide Füße zu stellen. Ein entsprechend digitalisierter Prozess sollte jedoch auch Schnittstellen zu allen relevanten Unternehmenssystemen wie ERP, Manufacturing Execution System und Ticketing-System mitbringen. Aufgabe des nachgelagerten Systems ist es, bei der Verfolgung der offenen Punkte zu unterstützen und ihre Erledigung rechtssicher zu dokumentieren.

Wie komplex und verzweigt ein solcher digitaler Prozess sein muss, welche Schnittstellen gebraucht werden, hängt stark vom jeweiligen Unternehmen und Geschäftszweck ab. Dementsprechend führt kein Weg daran vorbei, die Software auf den individuell zu definierenden Prozess auszugestalten – das Thema lässt sich nicht normieren, dafür ist es einfach nicht generisch genug! Dennoch zeigt die Praxis, dass sich dieser Aufwand für immer mehr Unternehmen lohnt. Ein wichtiger Grund liegt darin, dass immer mehr Anforderungen an Nachhaltigkeit und Fair Trade und glaubwürdige Nachweise dafür gestellt werden: Hier kommen auch Themen wie das vergleichsweise junge Lieferkettengesetz ins Spiel.

Um hier gut aufgestellt zu sein, muss sichergestellt werden, dass alle Regeln, die über den Vorschriftendienst hereinkommen, wirklich eingespeist, beurteilt und bearbeitet werden. Zudem gilt es, den Verlauf der Änderungen zu protokollieren, um lückenlos nachweisen zu können, dass alle Gesetze im Blick behalten und konsequent eingehalten werden. Ohne einen digital gestützten Prozess ist der Raum für Lücken und Fehler schlicht erheblich größer: Nur mit größtmöglicher Transparenz und einem zentralen Ansatz lassen sich die Vollständigkeit und Nachweisbarkeit verlässlich sicherstellen.