SAP S/4HANA für eine zukunftssichere Instandhaltung

Die cloudbasierte Ultimo Enterprise Asset Management Plattform ermöglicht eine optimale Zusammenarbeit zwischen Anlagenbedienern, Wartungsteams, Prozessbeauftragten und weiteren Abteilungen in der industriellen Fertigung. Um das maximale Potenzial auszuschöpfen und einen durchgängigen Workflow für die Auftragsbearbeitung zu ermöglichen, ist Ultimo für die Integration mit SAP S/4HANA zertifiziert. Damit kombinieren Unternehmen ihr Asset Management ideal mit einer führenden Lösung für das Enterprise Resource Planning. Sie sichern sich mit diesem „Best-of-Breed“-Ansatz einen Vorsprung vor Mitbewerbern und steigern ihr Gewinnwachstum.

Erkennen Anlagenbediener oder Wartungspersonal bei ihrer Arbeit, dass sie für eine anstehende Instandhaltung Material benötigen, stellen sie eine entsprechende Materialanforderung direkt in Ultimo. Die Informationen werden unmittelbar über die cloudbasierte Software im Unternehmen weitergeleitet, sodass eine schnellstmögliche Bearbeitung erfolgen kann. Bestellung, Beleg und Rechnung werden ebenfalls in dem EAM-System hinterlegt, um eine bestmögliche Kostenkontrolle zu erreichen. Auch die Wartungsmaßnahme selbst, ihre Durchführung und Dokumentation werden mit Ultimo gemanagt und erfolgen damit nach einheitlichen Standards und komplett nachvollziehbar. Doch wie sieht der Prozess rund um die Bestellung des Materials aus, bis zu seiner Lieferung und Bezahlung? In der Regel kommt für diese Aufgaben einer ERP-Lösung zum Einsatz, zum Beispiel SAP als eine führende Lösung für das digitale Prozessmanagement in Unternehmen.

Zusammenarbeit über Plattformgrenzen hinweg

Die Herausforderung dabei: Hindernisse und Grenzen zwischen den verschiedenen Lösungen abbauen, um Daten zentral und transparent nutzen zu können und damit Arbeiten effizient zu erledigen. Gerade auch im Hinblick auf knappes Personal ist es wichtig, Prozesse zu automatisieren und die doppelte Erfassung von Daten zu vermeiden. Das verhindert Fehler durch manuelle Eingaben, reduziert gleichzeitig den generellen Administrationsaufwand und beschleunigt den Prozess – im genannten Fall zur Bestellung des Ersatzteils. Die Folge: Wartungen können schneller und effizienter geplant und erledigt werden. Ausfallzeiten reduzieren sich dadurch auf ein Minimum.

Um das bestmöglich zu erreichen, verfügt Ultimo über eine von SAP zertifizierte Schnittstelle. Diese Integration stellt sicher, dass der Datenaustausch zwischen den beiden Lösungen den hohen Anforderungen von SAP S/4HANA entspricht und die Funktionalitäten optimal aufeinander abgestimmt sind.

Ultimo und SAP S/4HANA teilen Daten – doppelte Aufwände entfallen

Im genannten Beispiel des benötigten Bauteils für die Instandhaltung sieht das aus wie folgt: der Bediener an der Maschine oder der Instandhalter erkennen den Wartungsaufwand und das dafür benötigte Material – in der Regel ist das Material ja sogar in der Prozessbeschreibung für die Maßnahme in Ultimo aufgeführt. Er löst eine Bestellanforderung direkt in seiner gewohnten Arbeitsumgebung Ultimo aus, die über eine zertifizierte Schnittstelle an SAP übergeben wird. Im ERP-System erfolgt nun die Beschaffung – von der Lieferantenanfrage bis zur Bestellung. Die Bestellbestätigung wird von SAP S/4HANA wiederum an Ultimo übergeben und dort hinterlegt. Sobald der Instandhalter den Empfang des Bauteils in Ultimo bestätigt, erfolgen im SAP-System die notwendigen Schritte zur Bearbeitung der Rechnung. Zur Dokumentation wird die finale Rechnung im Anschluss in Ultimo geteilt. Dabei erfolgt der Datenaustausch komplett automatisiert und im Hintergrund: Alle Informationen sind so zu jedem Zeitpunkt und für alle Beteiligten nachvollziehbar und transparent dargestellt. Ein manueller Wechsel der Plattformen, um relevante Informationen zu finden, ist nicht notwendig, sodass alle Beteiligten mit ihrer jeweils gewohnten Arbeitsumgebung agieren. Das erhöht die Benutzerfreundlichkeit, steigert Sicherheit und Zuverlässigkeit und hilft, Fehler und Zeitverlust durch den Wechsel der Plattform zu vermeiden. Ultimo entwickelt die Integration kontinuierlich mit innovativen Modulen und Technologien weiter, um das Nutzererlebnis noch besser zu machen. Ein Fokus liegt dabei auf Tools zum Testen und Einspielen von Updates, neben vielen weiteren neuen Funktionalitäten.

25 Szenarien zertifiziert – für einfache und zentrale Datenpflege

Ultimo und SAP ergeben eine durchgängige, perfekt integrierte und aufeinander abgestimmte Gesamtlösung für Enterprise Asset Management (EAM) und Enterprise Resource Planning (ERP). Insgesamt 25 Szenarien für den Datenaustausch zwischen SAP S/4HANA und der Ultimo EAM-Plattform wurden gemäß der SAP-Vorgaben zertifiziert. Neben einem optimalen Workflow, der den gesamten Prozess zur Materialbestellung integriert und abbildet, umfassen die Szenarien den Austausch von Kostenstellen, Lieferanten und Produktstammdaten. Dadurch pflegen Unternehmen die entsprechenden Informationen an einer zentralen Stelle, in der Regel in SAP. Die Daten werden automatisch mit Ultimo synchronisiert, sodass sie auch dort immer aktuell zur Verfügung stehen. Manueller Datenabgleich, doppelte Aufwände für Aktualisierung und Datenpflege oder ein Systemwechsel zum Abrufen der Informationen entfallen. Das spart wertvolle Arbeitszeit und entlastet Mitarbeitende von administrativem Aufwand.

Zertifizierung jetzt auch für SAP S/4HANA Cloud

Ultimo ist für die vollständige Integration mit SAP S/4HANA zertifiziert. Das aktuelle Zertifikat umfasst dabei auch die Version SAP S/4HANA Cloud. So nutzen Unternehmen die Fähigkeiten der spezialisierten, hoch flexiblen und cloudbasierten EAM-Plattform Ultimo bestmöglich im Zusammenspiel mit SAP und vereinen die Vorzüge beider Systeme im "Best-of-Breed"-Ansatz. Beide Unternehmen verbindet gleichwohl bereits eine längere Zusammenarbeit und auch in der Vergangenheit bestanden bereits Integrationen zwischen Ultimo und SAP, die zahlreiche Kunden erfolgreich im Praxiseinsatz verwenden. Ein Beispiel dafür ist das weltweit führende Verpackungsunternehmen Amcor Flexibles, das bereits seit 2009 Ultimo mit umfangreicher und zertifizierter SAP-Integration nutzt. Mit der neuerlichen Zertifizierung von Ultimo für SAP wurde die Integration um die Cloudversion der ERP-Software SAP S/4HANA erweitert. Damit nutzen Unternehmen jeweils die fortschrittlichsten Technologien beider Plattformen.

Individuelle Anpassungen an Unternehmensprozesse

Prozesse rund um Wartung, Instandhaltung und Assetmanagement sind so individuell und vielseitig wie die Unternehmen, in denen sowohl Ultimo als auch SAP zum Einsatz kommen. Um dem Rechnung zu tragen und unternehmensspezifische Besonderheiten abbilden zu können, sind Modifikationen im Zusammenspiel von Ultimo und SAP S/4HANA möglich. So können eigene Daten und Felder für die Synchronisierung von Daten und den Status-Austausch definiert und programmiert werden. Entsprechend geschulte Berater begleiten die Einführung und Umsetzung solcher Lösungen und helfen, Potentiale für die Optimierung zu erkennen und bestmöglich zu nutzen.

Ewout Noordermeer, CMO von Ultimo sagt zur Integration mit SAP: „Die neu zertifizierte Integration in SAP S/4HANA vereinfacht das Management von Bestellungen für das Instandhaltungspersonal und garantiert eine solide Verwaltung durch das Finanzteam. Jetzt müssen sich Techniker nicht mehr mit SAP vertraut machen, um Bestellungen aufzugeben. Sie können das einfach über Ultimo in dem Interface abwickeln, welches sie ohnehin täglich benutzen. Gleichzeitig kann sich der CFO darauf verlassen, dass die Finanzdaten richtig und vollständig sind. Das verbessert die Effizienz im Tagesgeschäft, aber die Vorteile gehen über die Benutzerfreundlichkeit hinaus - durch die Integration wird der Weg für eine Cloud-fähige Zukunft bereitet. Indem wir unsere Software in die Technologie anderer Marktführer integrieren, bringen wir unsere Kollaboration auf ein neues Level. Mit unserem ‚Best-of-Breed‘-Ansatz helfen wir Nutzern dabei, ihre Reise in Richtung Digitalisierung zu beschleunigen und machen ihre Instandhaltungsabläufe zukunftssicher.“

Prozessmanagement mit Ultimo und SAP: Fit für die Herausforderungen von morgen

Mehr Effizienz und weniger Zeitverlust, bestmögliche Automatisierung und ein Maximum an Bedienkomfort und Zuverlässigkeit: Mit der Integration von Ultimo und SAP S/4HANA machen Unternehmen ihre Prozesse rund um Wartungen, Instandhaltungen und das Management ihrer Assets zukunftssicher und fit für die Anforderungen der Industrie 4.0. Sie schöpfen Potenziale optimal aus und erreichen damit ein neues Level an Produktivität und Wirtschaftlichkeit. Insbesondere im gegenwärtig kompetitiven Umfeld quer durch alle Branchen und Industrien legen sie damit die Grundlage für ihren wirtschaftlichen Erfolg. Die aktuelle Zertifizierung, die nun auch die Cloud-Version umfasst, stellt dabei sicher, dass Unternehmen auch für künftige Herausforderung optimal gerüstet sind.