AVO-Werke optimieren Asset Management und Auditprozesse

Die AVO-Werke August Beisse GmbH ist ein Marktführer für Verarbeitungsgewürze in Deutschland und Europa mit einem Vollsortiment von rund 8.000 Produkten. Hierzu zählen Roh- und Naturgewürze, Gewürzmischungen, Marinaden, Würzsaucen, Dressings, Füllungen, Pasten, Pestos und Bio-Gewürze. Das Portfolio wird ergänzt durch Handelswaren wie Netze, Därme für Schinken, Braten und Wurstware. Die jährliche Produktion bei AVO beläuft sich auf rund 50.000 Tonnen an Trocken- und Flüssigwürzungen. Zu den Kunden des Unternehmens gehören viele namhafte Lebensmittelhersteller, der Lebensmittelhandel im B2B-Segment sowie auch Handwerksbetriebe im Bereich der Fleischverarbeitung.

Um für die Zukunft gut aufgestellt zu sein, investierte AVO 40 Millionen Euro in den Aufbau eines neuen Logistikzentrums am Zentralstandort Belm. Trotz der Corona-Krise konnte der Neubau 2020 mit 50.000 Quadratmeter Betriebsfläche im Zeitplan vollendet werden. Neben einem vollautomatisierten Hochregallager mit 15.000 Palettenstellplätzen wurden 4.100 Stellplätze für Lebensmittelcontainer und kühlpflichtige Produkte neu geschaffen. Passend zum 100-jährigen Firmenjubiläum in 2021 werden dann vollautomatisch Naturgewürze, Gewürzmischungen, Flüssigwürzungen und Marinaden von AVO in Belm aus in die ganze Welt geliefert.

Bei den AVO-Werken ist die technische Abteilung für die Instandhaltung verantwortlich. Sie muss jederzeit den Überblick über den Zustand der Anlagen, gemeldete Störungen und alle Wartungsaufträge haben, um diese schnell und effizient erledigen zu können. Ein neues EAM-System wurde nötig, weil die bisherige Lösung den Herausforderungen nicht mehr gewachsen war.

Auf der Fachmesse Maintenance Dortmund informierte sich das Unternehmen 2019 mit einer klaren Anforderungsliste bei diversen Anbietern moderner EAM-Systeme. Gesucht war eine EAM-Software, die nicht nur alle wichtigen Asset Management Prozesse komplett abdeckt, sondern auch mit einer einfachen Nutzeroberfläche schnell die Akzeptanz der Mitarbeiter gewinnen kann. Die Ausfallzeiten von Anlagen sollten durch ein gut funktionierendes Lagersystem minimiert werden. Ziel war, dass die technischen Mitarbeiter zukünftig rasch das jeweils notwendige Ersatzteil aus einer Vielzahl von Lagern finden können.

Mobiles als auch weitgehend papierfreies Arbeiten waren weitere Zielsetzungen. Nach einer gründlichen Prüfung entschied man sich schließlich 2020 für die Einführung von Ultimo.

Der Umstieg auf Ultimo erfolgte sehr schnell, innerhalb von zwei Monaten. Dabei wurde ein kompletter Neustart vollzogen und keine Daten aus dem alten System übernommen. Gemeinsam mit Ultimo wurde die Lösung an die speziellen Bedürfnisse der AVO-Werke angepasst. Hier wurden in kleineren Anpassungsprojekten einige Funktionen hinzugefügt oder geändert, um die Arbeit des Wartungsteams noch schneller und effizienter zu gestalten. Mittlerweile kann vieles selbstständig mithilfe des Configuration-Tools angepasst werden.

"Alle unsere Prozesse in der Instandhaltung – vom Auftragsmanagement über das Berichtswesen bis hin zur Kostenkontrolle, Beschaffung und Lagerhaltung von Ersatzteilen – sind mit Ultimo deutlich besser organisiert", sagt Dr. Kurt Höfelmann, Technische Leitung, AVO-Werke. "Wir haben mit Ultimo einen hervorragenden Überblick über den Zustand unserer Anlagen und können die Stillstandszeiten reduzieren. Alles läuft effizienter ab, was sich auch positiv auf die Motivation unserer Mitarbeiter auswirkt."

Die Teamleiter können schnell und unkompliziert einen Auftrag an einen technischen Kollegen zuweisen. Dieser wiederum bearbeitet den Auftrag mobil mithilfe eines Handhelds. So wird durch Ultimo ein nahezu papierloses Arbeiten für das Wartungsteam möglich. Der aktuelle Status des bearbeiteten Auftrags an jedem Ort in geändert werden. Ein weiterer Vorteil von Ultimo ist, dass Mitglieder des Wartungsteams an Ort und Stelle sofort herausfinden können, wo in welchem Teilelager ein benötigtes Ersatzteil zu finden ist. Somit wird ebenfalls die Ausfallzeit einer Anlage minimiert.

"Die Flexibilität zwischen der Arbeit am Computer und der Auftragsabwicklung am mobilen Gerät per Ultimo Go+ App ist ein faszinierendes Feature der neuen EAM-Lösung", resümiert Projektleiter Denis Roor, Technischer Einkauf, AVO-Werke. "Die Möglichkeit, unterwegs einen Auftrag anzulegen, diesen abzuarbeiten und dann als abgeschlossen zu melden, ist genial. So werden viele Gehwege und Telefonate gespart. Die gewonnene Zeit kann effizienter genutzt werden." Hauptsächlich arbeitet die Technische Abteilung mit Ultimo. Aber auch die Schichtleiter in der Produktion sind einbezogen und nutzen Ultimo Self Service, um Aufträge zu erstellen und den Fortschrittstatus zu verfolgen.

Im alten System wurde noch mit mehreren Excel-Listen gearbeitet, um eine Übersicht über Anlagen, Ersatzteile und Wartungsstatus zu bekommen. Dies hat sich mit Ultimo komplett geändert: "Das unkomplizierte Auftragsmanagement, die Übersicht über die Verfügbarkeit von Ersatzteilen sowie die Einsicht in Dokumentationen mit mobilen Geräten sind nur wenige Punkte, die uns die alltägliche Arbeit in der technischen Abteilung immens erleichtern", meint Projektleiter Denis Roor.

In der Lebensmittelindustrie spielen die Compliance zu den IFS-Standards und Audits eine große Rolle. „Bei Audits müssen wir zudem in der Lage sein, zügig die angeforderten Informationen bereitzustellen. Seien es Sicherheitsdatenblätter eines lebensmittelzugelassenen Schmieröles oder die Dokumentation über periodisch angelegte Wartungsaufträge einer bestimmten Anlage“, erklärt Denis Roor. Bei den AVO-Werken sind durch die papierlose und mobile Arbeit mit Ultimo alle benötigten Angaben und Dokumentationen schnell zur Hand.

Für die Zukunft ist der Aufbau und die Verwaltung eines neuen Zentrallagers für die technische Abteilung mithilfe von Ultimo geplant. Zudem ist die Anbindung verschiedener Lieferanten über eine OCI-Schnittstelle (Open Catalog Interface) an Ultimo anvisiert. Die AVO-Werke sind von Ultimo vollauf überzeugt und haben die Implementierung von weiteren Funktionen ins Auge gefasst.