Ohne die passende Software ist effektives Arbeiten in der Instandhaltung heute nur noch schwer möglich. (Bild: Hoppe)
Eine Instandhaltungssoftware verwaltet die wiederkehrenden Wartungs- und Instandhaltungstermine. Mit der Software für die Instandhaltung können Unternehmen sämtliche prüfungspflichtigen Gegenstände leicht und schnell verwalten. Eine moderne Instandhaltungssoftware als klassische Instandhaltungs- und Planungssoftware (IPS) unterstützt Sie dabei. Instandhaltungssoftware, auch bekannt als Wartungsprogramm, Wartungsmanager, Instandhaltungsmanager oder Wartungssoftware, bietet eine sichere Dokumentation der Wartungen, Inspektionen, Instandhaltungen, Störungen und Reparaturen. Wartungen, Störmeldungen und Reparaturen werden zentral in einer Datenbank geplant und dokumentiert. Schwer zu vergleichende Angebote zur Instandhaltungssoftware erschweren es den Anwendern oft, die richtige Entscheidung bei der Auswahl eines passenden Systems für die Überwachung der Prüfungen und Wartungen in der Instandhaltung zu finden. Folgende Aspekte sollten Anwender bei den verschiedenen Angeboten hinterfragen, um zu einem realistischen Vergleich zu kommen.
In Kürze
Ulrich Hoppe ist Senior Berater der Hoppe Unternehmensberatung. Die Hoppe Unternehmensberatung mit Sitz in Heusenstamm gehört zu den bekanntesten deutschen Anbietern von Instandhaltungslösungen. Mehr als 25 Jahre Erfahrung stecken in der modernen Software für Wartungen. Der Wartungsplaner von Hoppe ist bei mehr als 5 900 Firmen (über 39 000 Anwender) erfolgreich im Einsatz.
Übersichtliche Auswertungen in Form von Listen sind zwingend notwendig
Haben Sie schon einmal ein Auswahlverfahren für eine aktiv miterlebt? Dann wissen Sie, welchen Herausforderungen Sie bei den unterschiedlichen Phasen der Einführung konfrontiert wurden. Von der ersten Marktbeobachtung möglicher Instandhaltungs-Lösungen über die Bewertung der funktionalen Eignung bis hin zum letztendlichen Angebotsvergleich zeichnen sich die einzelnen Stufen aus. Oft ist es die Masse an unterschiedlich aufbereiteten Informationen, die das Gefühl aufkommen lässt, dass die Instandhaltungsmanagement-Software verschiedener Anbieter das gleiche Leistungsspektrum hat. Instandhaltungsleiter lassen sich in ihrer Not durch eine gefühlte funktionale Gleichwertigkeit der Instandhaltungssysteme dazu hinreißen, den Preis als maßgeblichen Entscheidungsfaktor zu wählen. Denken Sie beim Vergleich der Instandhaltungssoftware eine Stufe weiter, denn gerade hier sollten Sie sich jedoch nicht vorschnell blenden lassen.
Auf diese wichtigen Funktionen sollten Sie bei der Anschaffung einer Instandhaltungssoftware achten: Berücksichtigen sollte man vor der Anschaffung der Instandhaltungssoftware, welche ergänzenden Hilfsmittel in die Arbeit eingebunden werden sollen. Stellen Sie sich auch die Frage, ob Sie Daten aus Ihrer alten Instandhaltungsverwaltung, die vielleicht in Excel-Listen vorliegt, in die neue Instandhaltungssoftware einfach und bequem importieren können. Erleichternde Funktionen, die in der Instandhaltungssoftware vorhanden sein sollten: Eine gute Filterung nach Anlagengruppen, Maschinentypen, Standort, Kostenstelle oder nach Kategorie leistet eine gute Instandhaltungssoftware. Ein Dashboard für anstehende Arbeiten in der Instandhaltung sollte zum Funktionsumfang gehören. Übersichtliche Auswertungen in Form von Listen und Instandhaltungsaufträgen sind zwingend notwendig. Analysen aus der Instandhaltungssoftware sollten über eine Schnittstelle zum Beispiel als Excel-Pivottabelle zur Verfügung gestellt werden.
Die Erinnerung an die Instandhaltungsarbeiten sollte im Vordergrund stehen. So vergessen Sie keinen Prüf- und Wartungstermin mehr.
Freiheit bietet Ihnen vor allem die Möglichkeit des Imports und Exports aus Excel-Dateien, Access Datenbanken und gegebenenfalls als standardisierte CSV-Datei. Revisionssicher arbeitet die Instandhaltungsverwaltung, wenn sie unterschiedliche Druckausgaben wie Maschinenlisten und Instandhaltungsarbeiten ermöglicht. Ein integrierter PDF-Export ist dann einfach und bequem per E-Mail nutzbar. Eine gute und übersichtliche Gliederung sowie eine hervorragende grafische Darstellung darf man von der Instandhaltungssoftware erwarten. Optimal ist es, wenn alle aufgeführten Maschinen und Anlagen mit Bildern hinterlegt werden und entsprechende Dateien wie Bedienungsanleitung und Handbuch als Anhang verknüpft werden. Das Layout der Auswertungen sollte je nach Bedarf mit einem integriertem Reportgenerator anpassbar sein.
Wichtiger Faktor für die Entscheidung für eine Instandhaltungssoftware ist die Frage, ob die Software so einfach zu handhaben ist, dass sie wirklich Zeit und damit Geld bei der Verwaltung der Instandhaltungsarbeiten hilft. Beachten sollte man auch, dass die Darstellung für Maschine und Anlagen übersichtlich ist. Optimal nutzerfreundlich ist die Software, wenn sie komplett netzwerk- sowie mandantenfähig ist. Nutzen Sie die folgenden Aspekte, um einen gezielten Vergleich der Anbieter zur Instandhaltungssoftware zu ermöglichen, damit Sie letztendlich auf Basis einer guten Bewertung eine Entscheidung treffen.
Der Fokus liegt zunächst im Lizenzmodell bei Angeboten zur Instandhaltungssoftware: Was ist enthalten und was nicht? Es lohnt sich ein genauer Blick auf die verfügbaren Module des Anbieters. Wie sieht die Modulpolitik zur Instandhaltungssoftware aus? Wird eine lange Preisliste zu spezialisierten Modulen angeboten oder erwirbt man eine Standortlizenz mit gesamtem Funktionsumfang einer Instandhaltungssoftware?
Bildliche Darstellung von Maschine und Anlage auf dem Handy per mobile App
Die Möglichkeit, die Instandhaltungssoftware beispielsweise mit einem mobilen Barcodescanner zu nutzen oder aber das Smartphone als Barcodeleser in die Erfassung einbinden zu können, sollte schon bei der Anschaffung eine Überlegung sein. Bilder können somit über eine mobile App auf dem Handy die Maschine und Anlage bildlich darstellen. Die Software kann so noch schneller und effizienter genutzt werden. Wichtig zur Kostenersparnis
ist zudem, dass zusätzliche Netzwerklizenzen für das Netzwerk im überschaubaren Kostenrahmen verfügbar sind. Beachten Sie auch die namhaften Referenzen der Firmen, Kommunen, Institutionen, die die Instandhaltungssoftware einsetzen.
Qualität der Beratung entscheidend für die Annahme der Software
Ein Workshop durch den Anbieter kontrolliert auf jeden Fall die Einführungskosten in Ihrer Instandhaltung. Ein Blick auf die Supportqualität lohnt sich ebenfalls. Gerade mit der Qualität der beratenden Dienstleistung während der Einführung entscheidet sich, wie die Software in Ihrem Unternehmen angenommen wird. Die Zeit und die Ressourcen, die Sie selbst in die Instandhaltungssoftware stecken müssen, sollten Sie hierbei nicht außer Acht lassen. Wartungsgebühren und Updates der Software können böses Erwachen bereiten. Je nach Anbieter unterscheiden sich die Wartungsgebühren mit den inkludierten Leistungen immens.
Arbeiten im Team: Die Software sollte für die Zusammenarbeit im Team ausgelegt sein. In vielen Firmen arbeiten Mitarbeiter aus den Bereichen Instandhaltung, Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit und dem Facility-Management in einem lokalen Netzwerk mit der Instandhaltungssoftware. Die erstellten Daten sollten von mehreren Arbeitsplätzen abgerufen werden.
Die Softwarelösung Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung erfüllt die genannten Anforderungen. Der Wartungsplaner hilft Ihnen, alle Aufgaben der Instandhaltung zu dokumentieren. Professionelles und schnelles Arbeiten ist mit dem Wartungsplaner als Instandhaltungssoftware kein Problem mehr. Das Programm arbeitet effizient und äußerst zuverlässig. Darüber hinaus legt die Software eine übersichtliche Objekttabelle und gut strukturierte Datenbank mit allen Informationen zu den prüfpflichtigen Gegenständen an. Benötigt man bestimmte Daten, sind nur noch wenige Eingaben notwendig, um diese abzurufen. Die Instandhaltungssoftware wurde von der Hoppe Unternehmensberatung entwickelt, um Standards wie die DIN EN 13306 einfach in Ihre Instandhaltungsprozesse zu integrieren.
