Das Restclean-Kompetenzzentrum. Das Unternehmen hat sich auf die Reinigung von Toilettenanlagen spezialisiert und digitalisiert jetzt seinen Service.

Das Restclean-Kompetenzzentrum. Das Unternehmen hat sich auf die Reinigung von Toilettenanlagen spezialisiert und digitalisiert jetzt seinen Service. - Bild: Restclean

Die Schweizer Firma Restclean AG hat schon tausende Toiletten gerettet. Für private und institutionelle Betreiber von Toiletten- und Spülanlagen klingt das verlockend. Nicht nur wird die Lebensdauer der WC-Anlagen, verlängert, sondern insbesondere auch die Funktionsfähigkeit des Spülsystems wird wieder optimal. Damit stellt das innovative Reinigungsverfahren neben Sauberkeit und Hygiene auch die Werterhaltung der Anlagen sicher und liefert damit einen Beitrag zur Nachhaltigkeit. Gemeinsam mit den IT-Unternehmen Step Ahead und Rodias wurde die Digitalisierung des kompletten Serviceprozesses umgesetzt. Dadurch stieg die Effizienz des gesamten Restclean Teams.

Mit ihrem patentierten innovativen Reinigungsverfahren wartet Restclean als führender Spezialserviceanbieter der Schweiz Spül- und Ablaufsysteme. Das Unternehmen mit Sitz im aargauischen Oberlunkhofen hat eigens dazu eine patentierte Reinigungsapparatur inklusive passendem Reinigungsmittel mit Abrasivzusatz entwickelt. Dieses wird mobil vor Ort durch Servicetechniker angewendet. Für die Kunden bedeutet das eine regelmäßige hygienische Reinigung von Kalk und Rückständen sowie die Versetzung in den Neuzustand. Noch gebrauchsfähige Toilettenanlagen können auf diese Weise deutlich länger betrieben werden 

Ausgangslage

Diese umweltschonende Dienstleistung lohnt sich nicht nur bei größeren Anlagen. Schon beim Betrieb einer einzigen Toilette ist der Einsatz des Restclean Verfahrens sinnvoll. Das Marktpotential ist damit riesig, denn mögliche Kunden sind Verwaltungen, Unternehmen, Hausverwaltungen, Kanzleien und Organisationen des Gesundheitswesens. So wurden seit dem Start im Jahre 2011 bis heute rund 60.000 WC-Anlagen erfolgreich behandelt.

Bereits früh hat das Unternehmen auf ein dynamisches ERP- und CRM-System gesetzt und im Jahre 2014 'Steps' als Softwarelösung eingeführt. Dabei war das mittelfristige Ziel, täglich bis zu 500 Aufträge im Innendienst abzubilden und etwa 50 bis 100 Servicetechniker per Routenplaner zu den jeweiligen Kunden zu steuern. Vor Ort sollte nicht nur ein mobiler Datenzugriff ermöglicht werden. Für jeden Auftrag sollte auch die gesamte Objekthistorie bzw. die Servicegeschichte einer Toilette verfügbar sein. Insbesondere auch für die Servicetechniker vor Ort musste eine einfache und praktikable Bedienbarkeit gewährleistet werden.

So reinigt und wartet Restclean Toiletten. - Inhalt: Restclean

Seit jeher wird dieses EDV-System erweitert, um das rasante Wachstum ohne große administrative Personalaufstockungen bewältigen zu können. Auch der neu lancierte Webshop wird durch 'Steps' gesteuert.

Als letzter Meilenstein galt es nun, den papierbasierten Servicerapport in einer mobilen Lösung abzubilden. Eine flexible Serviceapplikation musste gefunden werden, die den End-to-End Prozess digital abbildet und damit effizient unterstützt. Sie sollte für zusätzliche Module Schnittstellen bieten und im Hinblick auf weiteres Wachstum skalierbar sein. 

Lösung

Als geeignete Lösung entschied sich Restclean für das ERP-System 'Steps Business Solution' der Firma Step Ahead, welches durch die mobile Lösung Insight Control Panel der Firma Rodias ergänzt wurde. In Kombination gewährleisten die beiden integrierten Plattformen die durchgängige digitale Abwicklung des Gesamtprozesses, angefangen von der Kundenanfrage, über die Vorbereitung der notwendigen Gebrauchsgegenstände im Lager und Steuerung der Servicetechniker bis hin zur Rechnungserstellung und Richten der Fahrzeuge nach Dienstende.

So werden schon bei einer telefonischen Kontaktaufnahme durch einen Kunden sämtliche Servicedaten pro Toilette angezeigt. Alle für einen Arbeitstag anfallenden Aufträge werden den Servicefahrzeugen zugeordnet. Vorab werden die benötigten Arbeitsmittel sowie etwaige Ersatzteile im Lager vorbereitet.

Der integrierte Routenplaner der Servicelösung bei Restclean.
Der integrierte Routenplaner der Servicelösung bei Restclean. - Bild: Restclean

Die integrierte Routenplanung zeigt den Servicetechnikern jeweils den Weg zu ihrem nächsten Einsatz. Vor Ort sehen sie dank der App des Insight Control Panels sämtliche verfügbare Servicedaten sowie notwendige Ersatzteile pro Toilette. Jeder Servicemitarbeiter hat damit die Möglichkeit, sich vor einem Einsatz über die verbauten Toiletten zu informieren und eventuell notwendige Spezialteile einzupacken. Eine enorm praktische Unterstützung für den Einsatz vor Ort, denn wie Geschäftsführer Roger Mäder bestätigt ist die App ".. äußerst flexibel anpassbar und bietet für den Benutzer eine einfache und intuitive Bedienung".

Der Clou: bereits im Vorfeld sind alle benötigten Ersatzteile und Servicematerialien auf dem Serviceauftrag elektronisch erfasst und für das Servicepersonal sofort abrufbar. Der Kunde muss den Auftrag abschließend lediglich digital bestätigen. Dabei erhält er umgehend volle Transparenz über die erbrachte Leistung sowie die entstandenen Kosten. Gleich nach Beendigung des Serviceeinsatzes wird das Dokument in die Disposition geschickt. Das löst eine Vorkommissionierung der im Fahrzeug entnommenen Materialien aus ebenso wie die automatisierte Rechnungsstellung.

Das Order-Cockpit in der Digitalisierungslösung bei Restclean.
Das Order-Cockpit in der Digitalisierungslösung bei Restclean. - Bild: Restclean

Durch die Digitalisierung des gesamten Prozesses und die mobile Servicesteuerung ist Restclean in der Abarbeitung deutlich effizienter und vor allem kundenorientierter.

"Mit der mobilen Servicelösung von Rodias vereinen wir alle administrativen Prozessschritte des Serviceeinsatzes in einer App und schaffen gleichzeitig volle Transparenz für unsere Kunden und Servicetechniker. Angefangen von der integrierten Routenplanung über die Materialwirtschaft bis hin zur vollautomatisierten Abrechnung mit Fotodokumentation. Vor dem Rückimport in unser ERP-System werden die Daten über vordefinierte Fehlerprüfungen kontrolliert, was zu einer hohen Datenqualität in der Abrechnung führt und damit Kundenrückfragen eliminiert", erklärt Geschäftsführer Roger Mäder. Das Unternehmen ist somit sehr gut für weiteres Wachstum gewappnet.

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