Die Kalkuation des Budgets für die Instandhaltung enthält oft Unschärfen - das muss aber nicht sein. Wie Sie das vermeiden können, erfahren Sie hier.

Die Kalkuation des Budgets für die Instandhaltung enthält oft Unschärfen - das muss aber nicht sein. Wie Sie das vermeiden können, erfahren Sie hier. - Bild: kemaltaner/stock.adobe.com

| von Manfred Godek

Unwägbarkeiten im Maschinen- und Anlagenbetrieb erschweren die Budgetierung der Instandhaltung. Weil es sich aber in der Regel um wiederkehrende Prozesse handelt, sollte auf vorhandene Daten zurückgegriffen werden können. Dieser Beitrag erklärt, was dabei zu beachten ist.

 

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Ungenaue Angaben führen zu falscher Kalkulation
Indirekte Kosten ermitteln
Ergebnisorientiertes Management
Mit Kennzahlen arbeiten

Ungenaue Angaben führen zu falscher Kalkulation

Manchmal bieten Herstellerangaben über mögliche Ausfallhäufigkeiten und Reparaturaufwendungen dem Instandhaltungsverantwortlichen zumindest Anhaltspunkte für seine Kalkulation der Kosten. Die beste Grundlage sind jedoch selbst erhobene Daten. Diese müssen allerdings stimmen, was häufig nicht der Fall ist.

Denn es gibt Produktionsleiter, die mit der Leistung der Instandhaltungsabteilung unzufrieden sind und deshalb für Wartungs- und Reparaturarbeiten eigenes Personal beschäftigen – unter Decknamen sozusagen, als "Einrichter" oder "Vorarbeiter". "In einem Extremfall war die für Instandhaltung erforderliche Truppenstärke in der Produktion noch einmal vorhanden", berichtet Thomas Adolf. Der Diplom-Ingenieur und Gruppenleiter Instandhaltungsmanagement beim Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung IPA spricht pointiert von "Unschärfen bei der Kostenerfassung".

Häufig würden auch Kosten für kleinere Reparaturen oder Wartungen, die von der Produktion mit erledigt werden, nicht auf den richtigen Aufwandskonten verbucht. Aus dem Lager entnommene Ersatzteile, eingesetztes Eigenpersonal oder pauschale Rechnungen externer Wartungsfirmen - all dies müsste nach betriebswirtschaftlichen Grundätzen den Kostenträgern, sprich den einzelnen Maschinen, zugerechnet werden. Geschieht dies nicht, kalkuliert das Unternehmen mit einem zu niedrigen Maschinenstundensatz und im ungünstigsten Fall ist jedes darauf produzierte Stück ein Verlustbringer. Steht eines Tages die Frage an, ob sich ein Retrofit lohnt, so kann diese nur anhand belastbarer Zahlen beantwortet werden

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Indirekte Kosten ermitteln

Es sind jedoch nicht Kosten für Inspektionen oder Reparaturen – die direkten Instandhaltungskosten – das Maß aller Dinge. Entscheidend ist vielmehr deren Verhältnis zu den wirtschaftlichen Folgen eines möglichen Stillstands oder von Qualitätsverlusten.

Diese indirekten Instandhaltungskosten, etwa zu hoher Energieaufwand, höherer Ausschuss, beeinträchtigte Kundenbeziehungen, frustrierte Mitarbeiter aufgrund wiederholter "Pannen" oder die Kapitalbindung aufgrund hoher Ersatzteilbevorratung wird häufig außer Acht gelassen.

"Unzureichende oder nicht durchgeführte Instandhaltung führen zu kostenintensiven Produktionseinschränkungen oder Anlagenstillständen, aber 95 Prozent der KMU können diese indirekten Instandhaltungskosten gar nicht beziffern", so Markus Schroll, Geschäftsführer der Innowise GmbH, ein Beratungsunternehmen für das Produktions- und Instandhaltungsmanagement und Mitinitiator von instandhaltungplus.de (siehe Kasten). "Somit bleibt dieser wichtige Wertschöpfungsbeitrag der Instandhaltung häufig unerkannt und die Instandhalter verkaufen sich leider unter Wert."

Arbeitshilfe:

Die von der Effizienz-Agentur NRW initiierten Unternehmensnetzwerke zur Instandhaltung haben eine Toolbox entwickelt, mit deren Hilfe Unternehmen ihre Instandhaltung optimieren und deren wirtschaftlichen Nutzen berechnen können. Sie enthält detaillierte Checklisten und vorkonfigurierte Excel-Tabellen für Instandhaltungs-Checks, für die Ermittlung der direkten und indirekten Kosten der Instandhaltung, deren Zuordnung und für die Ermittlung und Bewertung von Kennzahlen. Die Tools basieren auf gängigen MS-Office Anwendungen und Freeware, sodass eine individuelle Anpassung möglich ist. Die jeweils aktuelle Version ist für Instandhalter in kleinen und mittleren produzierenden Unternehmen (KMU) kostenfrei erhältlich.

www.instandhaltungplus.de; www.ressourceneffizienz.de

Das Fraunhofer IPA ermittelt das Risikopotenzial anhand eines "Eskalationsstufenmodells". Thomas Adolf: "Wir ermitteln für die einzelnen Komponenten die Störungsmöglichkeiten, die möglichen Ausfallwirkungen wie Dauer, Häufigkeit und Konsequenzen. Somit werden die Risikoschwerpunkte klar und die Effektivität bestehender Instandhaltungsmaßnahmen einschließlich deren Kosten kann kritisch hinterfragt werden." Die von instandhaltungplus.de für KMUs entwickelten Checklisten und Tabellenkalkulationen berücksichtigen ebenfalls indirekte Instandhaltungskosten .

Instandhaltungskosten

Direkte Kosten: Personal, Material/Ersatzteile, externe Dienstleister

Indirekte Kosten: Umsatzausfall, Material- und Energieverschwendung, Arbeitssicherheit, Strafzahlungen wegen Lieferverzugs

Ergebnisorientiertes Management

Eine möglichst präzise Kostenerfassung ist das eine, die Budgetierung das andere. In vielen Unternehmen werden viel Kapazität und Energie in eine rein kostenorientierte Instandhaltung investiert und die einzelnen Maßnahmen im Rahmen vorgegebener Budgets sozusagen "Schraube für Schraube" kalkuliert.

Andreas Nowak, Experte im Bereich Operations / Supply-Chain-Management der Beratungsgesellschaft Horváth & Partners empfiehlt hier ein ergebnisorientiertes Instandhaltungsmanagement, das sich auf Anlagen oder Maschinen mit Risikopotential fokussiert: "Die Kostenbetrachtung ist auch davon abhängig, inwieweit verkettete Prozesse und Engpässe mit hohem Einfluss auf den Output bestehen und wie hoch Opportunitätskosten bei möglichen Ausfällen sind. Oft ergibt sich daraus eine andere Sichtweise."

Beispielsweise auf das Ersatzteilmanagement, einem der Kernprozesse in der Instandhaltung. Eine Bevorratung bindet Kapital. Aber nicht in jedem Fall bedarf es einer untertägigen Reaktionszeit. Schnelle Verfügbarkeit ist also kein Wert an sich, sondern ein Faktor in der Kosten-/Nutzen-Rechnung.

Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gilt in jeder Phase. Vorbeugende Instandhaltung reduziert die Zahl der Anlagenausfälle und die Reparaturkosten sind insgesamt geringer. Andererseits steigen die auf die Kostenstelle der jeweiligen Maschine umzulegenden Personalkosten. Womöglich müssen Maschinen häufiger gestoppt werden. Das Verhältnis von Vorbeugeinstandhaltung und Instandsetzung muss genau austariert werden. Auch dafür kommt es auf eine valide Datenlage an.

Auch durch eine Standardisierung von Bau- und Ersatzteilen lassen sich die Lagerkosten senken, was bei der Beschaffung von Maschinen aber kaum beachtet wird.

Mit Kennzahlen arbeiten

Kostenkalkulationen können sich an Benchmarks orientieren. "Benchmarks können eine Orientierungshilfe darstellen, allerdings sind Vergleichswerte mit einer gewissen Vorsicht heranzuziehen, da Instandhaltungskosten von Unternehmen zu Unternehmen aufgrund von Technologien, Fertigungsverfahren, der Instandhaltungsstrategie und nicht zuletzt der individuellen Kostenerfassung abweichen. Rückschlüsse auf das eigene adäquate Kostenniveau sind daher nur bedingt möglich", so Andreas Novak von Horváth & Partners. Außerdem sei die Bereitschaft, firmeninterne Daten nach außen zu kommunizieren, ausgesprochen gering.

Sehr hilfreich sind Kennzahlen. Sie bieten Anhaltspunkte sowohl für die Kalkulation als auch zur Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und "Kostenfressern". Zwei wichtige Kennzahlen sind die Instandhaltungs-Kostenrate am Wiederbeschaffungswert einer Maschine und das Verhältnis von Instandhaltungskosten am Umsatz. Mithilfe von Kennzahlen lässt sich umfassendes Instandhaltungs-Controlling aufbauen. Wichtige Kennzahlen werden in der europäischen Norm DIN EN 15341–2019-11 (Wesentliche Leistungskennzahlen für die Instandhaltung) sowie in der DIN 31051–2019-(Grundlagen der Instandhaltung) beschrieben. 

Thomas Adolf vom Fraunhofer IPA ermuntert Unternehmen zu Instandhaltungs-Checks. "Dadurch lassen sich die Leistungsfähigkeit allgemein beurteilen, kritische Bereiche und Potenziale sowie Verschwendung und Ineffizienzen identifizieren."

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