So kalkulieren Sie Ihre Instandhaltungskosten richtig

Ungenaue Angaben führen zu falscher Kalkulation

Manchmal bieten Angaben der Hersteller von Anlagen über mögliche Ausfallhäufigkeiten und Aufwendungen für Wartung, Inspektion oder Reparatur dem Instandhaltungsverantwortlichen zumindest Anhaltspunkte für Industrien kosten Maschinenausfälle am meisten">seine Kalkulation der Kosten. Die beste Grundlage  zur Berechnung der Instandhaltungskosten sind jedoch selbst erhobene Daten. Diese müssen allerdings stimmen, was häufig nicht der Fall ist.

Denn es gibt Produktionsleiter, die mit der Leistung im Bereich Instandhaltung unzufrieden sind und deshalb für Wartung, Reparatur und ähnliche Arbeiten eigenes Personal beschäftigen – unter Decknamen sozusagen, als 'Einrichter' oder 'Vorarbeiter'.

"In einem Extremfall war die für Instandhaltung erforderliche Truppenstärke in der Produktion noch einmal vorhanden", berichtet Thomas Adolf. Der Diplom-Ingenieur und Gruppenleiter Instandhaltungsmanagement beim Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung IPA spricht pointiert von 'Unschärfen bei der Kostenerfassung'.

Regelmäßig würden auch Kosten für kleinere Reparaturen oder Wartungen, die von der Produktion mit erledigt werden, nicht auf den richtigen Aufwandskonten verbucht. Aus dem Lager entnommene Ersatzteile, eingesetztes Eigenpersonal oder pauschale Rechnungen externer Wartungsfirmen - all dies müsste nach betriebswirtschaftlichen Grundätzen den Kostenträgern, sprich den einzelnen Maschinen, zugerechnet werden.

Geschieht dies nicht, kalkuliert das Unternehmen mit einem zu niedrigen Maschinenstundensatz und im ungünstigsten Fall ist jedes auf der fraglichen Anlage produzierte Stück ein Verlustbringer. Steht eines Tages die Frage an, ob sich ein Retrofit lohnt, so man dies nur auf der Basis belastbarer Zahlen berechnen und beantworten - diese sind aber nicht vorhanden.

Indirekte Kosten ermitteln

Es sind jedoch nicht Kosten für Inspektionen oder Reparaturen – die direkten Instandhaltungskosten – das Maß aller Dinge. Entscheidend ist vielmehr deren Verhältnis zu den wirtschaftlichen Folgen eines möglichen Stillstands oder von Qualitätsverlusten.

Diese indirekten Instandhaltungskosten, etwa zu hoher Energieaufwand, höherer Ausschuss, beeinträchtigte Kundenbeziehungen, frustrierte Mitarbeiter aufgrund wiederholter 'Pannen' bei der Arbeit oder die Kapitalbindung aufgrund hoher Ersatzteilbevorratung wird bei der Betrachtung des Zustands häufig außer Acht gelassen.

"Unzureichende oder nicht durchgeführte Instandhaltung führen zu kostenintensiven Produktionseinschränkungen oder Anlagenstillständen, aber 95 Prozent der KMU können diese indirekten Instandhaltungskosten gar nicht beziffern", so Markus Schroll, Geschäftsführer der Innowise GmbH, ein Beratungsunternehmen für das Produktions- und Instandhaltungsmanagement und Mitinitiator von instandhaltungplus.de (siehe Kasten). "Somit bleibt dieser wichtige Wertschöpfungsbeitrag der Instandhaltung häufig unerkannt und die Instandhalter verkaufen sich leider unter Wert."

Das Fraunhofer IPA ermittelt das Risikopotenzial anhand eines 'Eskalationsstufenmodells'. Thomas Adolf: "Wir ermitteln für die einzelnen Komponenten die Störungsmöglichkeiten, die möglichen Ausfallwirkungen wie Dauer, Häufigkeit und Konsequenzen. Somit werden die Risikoschwerpunkte klar und die Effektivität bestehender Instandhaltungsmaßnahmen einschließlich deren Kosten kann kritisch hinterfragt werden." Die von instandhaltungplus.de für KMUs entwickelten Checklisten und Tabellenkalkulationen berücksichtigen ebenfalls indirekte Instandhaltungskosten.

Ergebnisorientiertes Management

Eine möglichst präzise Kostenerfassung ist das eine, die Budgetierung das andere. In vielen Unternehmen werden regelmäßig viel Kapazität und Energie in eine rein kostenorientierte Instandhaltung der Anlage investiert und die einzelnen Maßnahmen im Rahmen vorgegebener Budgets sozusagen 'Schraube für Schraube' kalkuliert.

Andreas Nowak, Experte im Bereich Operations / Supply-Chain-Management der Beratungsgesellschaft Horváth & Partners empfiehlt hier ein ergebnisorientiertes Instandhaltungsmanagement, das sich auf Anlagen oder Maschinen mit Risikopotential fokussiert:  "Die Kostenbetrachtung ist auch davon abhängig, inwieweit verkettete Prozesse und Engpässe mit hohem Einfluss auf den Output bestehen und wie hoch Opportunitätskosten bei möglichen Ausfällen sind. Oft ergibt sich daraus eine andere Sichtweise."

Beispielsweise auf das Ersatzteilmanagement, einem der Kernprozesse in der Instandhaltung. Eine Bevorratung bindet Kapital. Aber nicht in jedem Fall bedarf es einer untertägigen Reaktionszeit. Schnelle Verfügbarkeit beim Ersatz defekter technischer Bauteile ist also kein Wert an sich, sondern ein Faktor in der Kosten-/Nutzen-Rechnung.

Instandsetzung und Vorbeugung austarieren

Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gilt in jeder Phase. Predictive Maintenance reduziert die Zahl der technisch bedingten Anlagenausfälle und die Reparaturkosten sind insgesamt geringer. Andererseits steigen die auf die Kostenstelle der jeweiligen Maschine umzulegenden Personalkosten durch Wartung oder Reparatur. Womöglich müssen Maschinen häufiger gestoppt werden. Das Verhältnis von für die vorbeugende Instandhaltung">Vorbeugeinstandhaltung und Instandsetzung muss genau berechnet und austariert werden. Auch dafür kommt es auf eine valide Datenlage an.

Durch eine Standardisierung von Bau- und Ersatzteilen für die Anlage lassen sich die Lagerkosten ebenfalls senken, was bei der Beschaffung von Maschinen aber kaum beachtet wird.

Mit Kennzahlen arbeiten

Kostenkalkulationen können sich an Benchmarks orientieren. "Diese können eine Orientierungshilfe darstellen, allerdings sind Vergleichswerte mit einer gewissen Vorsicht heranzuziehen, da Instandhaltungskosten von Unternehmen zu Unternehmen aufgrund von Technologien, Fertigungsverfahren, der Instandhaltungsstrategie und nicht zuletzt der individuellen Kostenerfassung abweichen. Rückschlüsse auf das eigene adäquate Kostenniveau sind daher nur bedingt möglich", so Andreas Novak von Horváth & Partners. Außerdem sei die Bereitschaft, firmeninterne Daten nach außen zu kommunizieren, ausgesprochen gering.

Sehr hilfreich sind Kennzahlen. Sie bieten Anhaltspunkte sowohl für die Kalkulation als auch zur Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und 'Kostenfressern'. Zwei wichtige Kennzahlen sind die Instandhaltungs-Kostenrate am Wiederbeschaffungswert einer Maschine und das Verhältnis von Instandhaltungskosten am Umsatz. Mithilfe von Kennzahlen lässt sich umfassendes Instandhaltungs-Controlling aufbauen. Wichtige Kennzahlen werden in der europäischen Norm DIN EN 15341–2019-11 (Wesentliche Leistungskennzahlen für die Instandhaltung) sowie in der DIN 31051–2019-(Grundlagen der Instandhaltung) beschrieben.

Thomas Adolf vom Fraunhofer IPA ermuntert Unternehmen zu Instandhaltungs-Checks. "Dadurch lassen sich die Leistungsfähigkeit allgemein beurteilen, kritische Bereiche und Potenziale sowie Verschwendung und Ineffizienzen identifizieren."