Der Weg zur Spitze


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Auch heute noch betrachten viele Unternehmensleitungen die Instandhaltung als Kostentreiber. Das ist nicht verwunderlich, wenn man bedenkt, dass in instandhaltungsintensiven Industrien ihr Anteil bei 40% oder mehr an den Gesamtkosten liegt.

Die Bedeutung der Instandhaltung nimmt mit der fortschreitenden Technisierung und zunehmenden Automatisierung der Industrie aber ständig zu, und damit wächst auch ihr Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Welchen Beitrag an der Wertschöpfung die Instandhaltung erbringt, lässt sich am besten mithilfe von Kennzahlen belegen. Dienten diese in der Vergangenheit mehrheitlich zu Kontrollzwecken oder als Kostenrechtfertigung, so werden sie in Zukunft in viel größerem Umfang zur Unterstützung der Unternehmensstrategie eingesetzt werden. Sie stellen damit wichtige Hilfsmittel für die erfolgreiche und nachhaltige Umsetzung der Aufgaben der Instandhaltung dar und helfen so zumindest indirekt, den Unternehmenserfolg zu sichern.

Aber das ist noch nicht alles. Anhand geeigneter Kennzahlen läst sich nämlich auch schnell feststellen, wodurch und an welcher Stelle der Wertschöpfungskette überhöhte Kosten oder Verluste entstehen. Allerdings ist nur ein Kennzahlensystem, das auch koordinierte Produktions- und Instandhaltungsmaßnahmen berücksichtigt, transparent genug, um Optimierungspotenziale in diesen Bereichen zu erkennen und umzusetzen.

Wird hingegen aufgrund mangelnder, unvollständiger oder falsch bewerteter Informationen eine unpassende Instandhaltungsstrategie für ein kritisches Anlagenteil gewählt, dann können enorme wirtschaftliche Nachteile entstehen.

Andererseits erhöht bereits eine nur fünfprozentige Verbesserung der Anlagenverfügbarkeit in einer komplett ausgelasteten Anlage die Produktionsleistung erheblich. Sie bringt dann neben der Reduzierung der Stückkosten einen höheren Umsatz und zusätzlichen Gewinn.

Nun werden produzierende Unternehmen permanent mit neuen Herausforderungen und geänderten Rahmenbedingungen konfrontiert. Dieser Wandel kann sich auch auf die Instandhaltungsstrategie und die verwendeten Kennzahlen auswirken. Denn um diese permanenten Veränderungen und Herausforderungen zu meistern, bedarf es eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. In der Instandhaltung beinhaltet dieser Prozess unter anderem die Bewertung des Grades, zu dem die gestellten Ziele umgesetzt wurden, die Optimierung der entsprechenden Abläufe und das Monitoring des Erfolgs der eingeleiteten Verbesserungsmaßnahmen.

Um ein professionelles, effizientes Instandhaltungsmanagement zu ermöglichen, setzen die meisten produzierenden Unternehmen computergestützte Systeme ein. Aber das allein ist noch keine Garantie dafür, dass die gesteckten Ziele aus Sicht des Instandhaltungsmanagements auch erreicht werden. Eine Ursache dafür liegt darin, dass es oft nicht gelingt, die definierten Prozesse vollständig einzuhalten. Als weiteres Hindernis tritt häufig auch auf, dass nach der Einführung solcher Systeme sowohl die Nutzung des Instandhaltungssystems als auch die Datenqualität hinter den Erwartungen zurück bleibt.

Um das gesamte Unternehmen zum Erfolg und in die Spitzengruppe der jeweiligen Branche zu führen, ist es deshalb notwendig ein geeignetes Kennzahlensystem mit einer optimalen Verbindung zur Produktion und Instandhaltung einzuführen.

Das allein schon ist kein einfaches Unterfangen. Die erwünschten Prozessverbesserungen und -optimierungen werden aber nur erreicht, wenn zusätzlich geeignete Prozeduren und Werkzeuge die Datenqualität sowie die Nutzung des Systems bewerten und die kontinuierlichen Verbesserungsprozesse unterstützen. Denn nur eine regelmäßige Überprüfung des Status quo, der Abgleich mit den Zielen und das Einleiten erforderlicher Korrekturen, kann die Effizienz der Instandhaltungsprozesse, die Informationsqualität und letztlich die Profitabilität des Unternehmens sicherstellen.

Zur Unterstützung und Optimierung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses hat BearingPoint deshalb mit dem so genannten Instandhaltungsaudit eine Vorgehensweise für die Bewertung des Instandhaltungsbereichs anhand der wichtigsten Kennzahlen entwickelt. Das Audit ermöglicht es Unternehmen, durch eine gezielte Analyse der Instandhaltungsschwachstellen ihre Geschäftsprozesse und Maßnahmen effizienter zu gestalten. So können sie ihre Instandhaltungskosten senken und damit die Profitabilität nachhaltig verbessern.

Voraussetzung für aussagekräftige Kennzahlen ist eine hohe Datenqualität. Nur auf dieser Grundlage lassen sich kritische Unternehmensentscheidungen sicher treffen und der gewünschte Erfolg erzielen. Datengenauigkeit und -qualität können beispielsweise auf Basis der Instandhaltungsmeldungen oder -aufträge beurteilt werden. Eine solche Beurteilung ergibt sich aus Fragen wie: Wurden alle notwendigen Informationen wie Anlagennummer, Ursachen und Dauer von Ausfällen oder Instandhaltungskosten pro Kostenart ausgefüllt? Denn wenn die Ursachen von Ausfällen konsequent notiert werden, dann fällt die Verbesserung der Anlagenverfügbarkeit über die Zeit erheblich einfacher. Anderenfalls gibt es zu wenige oder zu ungenaue Informationen, um die Ursachen von Anlagenausfällen zu analysieren.

Die Qualität der Auswertungen von ausgeführten Tätigkeiten und der damit zusammenhängenden Kosten sollte ebenfalls analysiert werden. Denn wenn es gelingt, der Reparatur einer Anlage einen genauen Preis zuzuordnen, lassen sich die Kosten zum Betreiben der Anlage genau berechnen. Dann basieren auch künftige Budgets sowie kritische Unternehmensentscheidungen auf exakten Daten. Fehlen jedoch wichtige Informationen, berechnen die Betreiber die Kosten der Anlage falsch, und die Geschäftsführer treffen im schlimmsten Fall falsche Investitionsentscheidungen. 

Ralf Blameuser
BearingPoint,
Tel.: 0211 17143 6115, Mail:
ralf.blameuser@bearingpoint.com
www.bearingpoint.com

Praktische Anwendung: Das Bearingpoint-Audit
Im Rahmen dieses Audits werden in Einzelgesprächen mit Mitarbeitern aus allen wichtigen Bereichen der Produktion sowie der Instandhaltung und mit einer detaillierten Analyse des computergestützten Instandhaltungssystems unter anderem Organisation, Auftragsabwicklung, Planung, Strategie, Nutzung externer Dienstleistungen und Dokumentenmanagement der Instandhaltung bewertet.

Bei einer auf diese Weise durchgeführten Analyse zeigte sich beispielsweise, dass ein Instandhaltungsbereich viele Aufträge mit hoher Priorität abarbeitete, dabei eine geringe Planungseffizienz und eine entsprechend niedrige Anlagenverfügbarkeit ereichte. Eine derartige schlechte Planung führt zu häufigen Unterbrechungen der Instandhaltungsarbeit, unter anderem deshalb, weil erst nach Ersatzteilen gesucht werden muss, weil Wartezeiten auf unterstützendes Equipment oder fehlende Anlagenfreigaben zu verzeichnen sind.

Korrekturen der Instandhaltungsplanung im untersuchten Bereich verbesserten die Effizienz und Wertschöpfung des Personals erheblich. Konkret gelang es, durch eine sinnvolle Priorisierung und Terminierung der Aufträge Ersatzteile und Werkzeuge rechtzeitig bereitzustellen sowie notwendige Sicherheitsdokumente frühzeitig zu erstellen. Diese Maßnahmen reduzierten die Wartezeiten des Personals und damit unnötige Stillstandszeiten in der Produktion.

Zusätzlich ergeben sich bei Analysen des Ersatzteilmanagements oft erhebliche Einsparpotenziale durch reduzierten Bedarf an Inventar bei unverändert hoher Zuverlässigkeit der Anlage. Auch können Entscheidungen über die strategische Richtung der Instandhaltung, etwa Insourcing oder Outsourcing, durch entsprechende Kennzahlen wie Anlagenverfügbarkeit, Kosten von externen Dienstleistern oder interne Personalkosten unterstützt werden.