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Deshalb ist oft zu hören, der wahre Grund für den großen Umfang der Ersatzteilbestände sei ,die Angst des Meisters’ Jedenfalls orientiert sich die Lagerung häufig an empirischen Vorstellungen und berücksichtigt kaum derartig wichtige Parameter wie die Einsatzmenge, die Teilposition im Funktionsstrang oder die Umgebungs- und Betriebsbedingungen hören, der wahre Grund für den großen Umfang der Ersatzteilbestände sei ,die Angst des Meisters’. Jedenfalls orientiert sich die Lagerung häufig an empirischen Vorstellungen und berücksichtigt kaum derartig wichtige Parameter wie die Einsatzmenge, die Teilposition im Funktionsstrang oder die Umgebungs- und Betriebsbedingungen.

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Ersatzteillager: Was muss dort zu finden sein – und was darf dort nicht lange verbleiben?

Bei der Einschätzung der Bedeutung von Ersatzteilen treten insbesondere folgende Probleme auf:

  • Ersatzteile gelten als Kostenfaktor, weil sie nicht mit Einnahmen in Relation gestellt werden können. Dies ist zwar zutreffend, allerdings nur deshalb, weil die üblichen Kostenbetrachtung falsch oder zumindest einseitig ist. Tatsächlich gewährleisten Ersatzteile Verfügbarkeit und damit Produktionszeit, sie sind also an der Erzeugung von Produktionsmengen und somit an Einnahmen beteiligt. Aber so rechnen wir eben nicht!
  • Ersatzteile gelten als Reparaturteile, weil nur an schnelle Reparatur gedacht wird. An der Vorbeugung von Reparaturen wird kaum einmal gearbeitet.
  • Ersatzteile benötigen viel Platz. Das rührt allerdings vor allem daher, dass am liebsten für alle Fälle und für jedes Maschinenteil ein Ersatzteil gelagert wird.
  • Ersatzteile erfordern zudem viel Verwaltungsaufwand, weil jedes Teil gekennzeichnet, katalogisiert, geordnet und leicht auffindbar gelagert werden muss.
  • Die logistische Handhabung in der Organisation kann aufwändig sein, etwa wenn das Magazin abends oder auch samstags besetzt sein muss. Somit ist das Ersatzteil auch ein Organisationsfaktor.
  • Schließlich ist das Ersatzteil vor allem deswegen ein Problemfaktor, weil eigentlich niemand genau weiß, was, wann und wie lange gelagert werden muss.

In den vergangenen 20 Jahren wurde mehr Wert auf die Organisation der Lager und die Verwaltung der Bestände als auf ihre Reduzierung gelegt. Analysen zeigen, dass der Anteil der Menge eines gelagerten Ersatzteils an einer Anlagenverfügbarkeit von 95 % nicht mehr als 30% ausmacht.

Die Anlagenverfügbarkeit steigt nicht mit der Ersatzteilmenge

Dabei ist zu fragen, ob alle diese 30 % von verbrauchten Ersatzteilen vom Anfang des Kalenderjahres an im Lager sein mussten.

Man sollte deshalb klären, wie aktuell das Lager der eigenen Firma ist. Wann lief die letzte ,Ausmistungsaktion’? Klar, in den meisten Firmen gibt es eine Inventur. Aber wie gut ist sie? Wurde sie gründlich durchgeführt? Wie hilfreich ist das EDV-System? Wurden alle Bewegungen wirklich eintragen? In der Praxis ist das oft nicht gewährleistet. Immerhin geben nach einer Befragung etwa 78 % der Instandhalter an, ihr Lager nie bereinigt zu haben.

Ebenfalls darf bezweifelt werden, dass die 3 % SAP-Nutzer alles im Griff haben. Sicher ist, dass für viele Teile festgehalten wird: die „könnten noch zu gebrauchen sein“, oder „sind noch reparierbar“. Dann gerät die Reparatur in Vergessenheit, und es sammeln sich sowohl gute als auch defekte Teile an.

Bei verschiedenen Studien traten unglaubliche Fakten zu Tage: Menschliche Unzulänglichkeiten, organisatorische Probleme, Kommunikationsfehler, Kompetenzgerangel, falsche Informationen bis hin zur Sabotage. So bestellt ein Instandhalter einen Elektromotor – der Einkauf aber nimmt drei ab, weil er so mehr Rabatt bekommt. Oder der technische Einkauf ändert eigenmächtig Bestellungen. Es sprengt den Rahmen dieser Veröffentlichung, das alles aufzuzählen.

Um in dieser Situation zu raschen Verbesserungen zu gelangen, wurde vom Institut für Analytik und Schwachstellenforschung das EVA Spare Parts Efficiency System entwickelt. Es beruht auf der Umsetzung des Mexisschen Bestandsalgorithmus’, der folgende Größen miteinander verknüpft:

  • Die Anzahl der gelagerten Bauteile eines bestimmten Artikels. Diese Kennziffer wird nach grundsätzlichen Kriterien differenziert, etwa jeweils für mechanische, pneumatische, hydraulische, elektrisch- elektronische und kombinative Bauteile.
  • Die Größe des MTBF-Wertes (Mean Time between Failures) oder die Entnahmedaten für die Bauteile des Artikels.
  • Die Anzahl der Einbauorte, an denen dieses Bauteil als Mehr-Ort-Teil, also auch als Instandhaltungsstelle, vorkommt. Die Ermittlung dieser Größe erfolgt sehr selten, da sie bei den im Markt angebotenen EDV-Systeme für die Instandhaltung kaum berücksichtigt wird. Das System DIVA liefert diese Struktur.

Für alle erwähnten Arten von Bauteilen liegen im System EVA Spare Parts die entsprechenden Algorithmen vor. Bei deren Anwendung sollten jedoch unbedingt folgende Empfehlungen beachtet werden:

  • Die Algorithmen liefern Unterstützung bei der Bestandsoptimierung. Trotzdem: ohne Arbeit kein Ergebnis. Das System kann Ingenieurdenken nicht ersetzen.
  • Es wird immer Grenzfälle geben, etwa bei verzögerten Lieferungen, die nicht nach dem Algorithmus entschieden werden müssen und dürfen.
  • Es gibt weitere kostengelagerte Argumente und Kennzahlen, die zusätzlich zu beachten sind.

Prof. Dr. h.c. Dipl.-Ing. N. Mexis

IAS Institut für Analytik und Schwachstellenforschung
Tel.: 0621 878 00 0,
Mail: info@ias-group.de
www.ias-group.de

Regeln für die Führung eins Ersattzeillagers

Die Mexisschen Algorithmen gehen von folgenden Grundsätzen aus, die allgemein für die Ersatzteilwirtschaft gelten:

  • im Ersatzteillager darf kein Chaos herrschen
  • ein gut gefülltes Lager ist ein Feind der Schwachstellenanalyse
  • ein gut gefülltes Lager zementiert das Vorgestern
  • der Weg aus der Reparaturmentalität unterstützt die Reduzierung der Lagerbestände
  • ein gut geführtes Lager muss immer noch nicht ein notwendiges Lager sein
  • ein Lager darf nicht die Angst und das Unwissen der Verantwortlichen widerspiegeln