Dienstleister: Subunternehmer richtig integrieren

MobileX hat in einer Marktstudie 112 Unternehmen aus den Branchen Maschinen- und Anlagenbau, Medizintechnik, Energieversorgung, Facility Management, IT- und Telekommunikation in der DACH-Region zum Thema Subunternehmer-Integration befragt. Die Umfrage hat ergeben, dass fast alle Unternehmen mit externen Dienstleistern aus unterschiedlichen Gründen zusammenarbeiten.

Die größte Herausforderung stellen dabei die Beauftragung und Rückmeldungen dar, da die meisten Unternehmen dafür noch keine dedizierten IT-Systeme nutzen. Das Optimierungspotenzial bei der Integration der Subunternehmen, wie die Vermeidung von Medienbrüchen und die Beschleunigung von Prozessen, ist deswegen besonders hoch.

Der Anteil der Aufträge, die an Subunternehmer vergeben werden, variiert je nach Unternehmen. Bei gut einem Drittel* der befragten Unternehmen liegt der Anteil der extern vergebenen Aufträge unter zehn Prozent. Für 21,7 Prozent übernehmen externe Kräfte bis zu 20 Prozent der Aufträge. Bis zu 50 Prozent machen es bei 15,2 Prozent der Auftraggeber aus.

Auch die Anzahl der Subunternehmen, mit denen die Auftraggeber zusammenarbeiten, ist unter den Befragten sehr unterschiedlich. 26 Prozent vergeben ihre Aufträge an bis zu 20 verschiedene Nachunternehmer. 21 Prozent der Unternehmen arbeiten mit bis zu 50 Subunternehmen zusammen, bei 14 Prozent sind es jedoch nur bis zu fünf, zwölf Prozent nutzen sogar bis zu 100 Dienstleister.

Fehlende Kapazitäten ersetzen

Die Gründe für die Beauftragung von Subunternehmern sind dabei vielfältig. 37,8 Prozent nutzen externe Dienstleister wegen fehlender interner Kapazitäten. Für 21,4 Prozent decken sie bestimmte Regionen oder Länder ab. 11,2 Prozent der befragten Unternehmen setzten sie zur Abdeckung von bestimmten Servicezeiten, wie zum Beispiel am Wochenende ein. Und für 14,3 Prozent punkten Subunternehmer mit besonderen Qualifikationen, die den eigenen Mitarbeitern fehlen.

Eine besondere Herausforderung bei der Zusammenarbeit mit Subunternehmern stellt die Art und Weise der Beauftragung und Rückmeldung über die geleisteten Aufträge dar. Die meisten Unternehmen (40,5 Prozent) beauftragen ihre Subunternehmer per Mail, 22,8 Prozent per Telefon und nur 10,1 Prozent über eine Service-App. Auch für ihre Rückmeldungen nutzen die meisten Subunternehmer E-Mail (36,4 Prozent), ein Online-Portal (19,5 Prozent) oder die postalische Zusendung (18,2 Prozent). Nur 10,4 Prozent der Subunternehmer melden ihre Aufträge über eine Service-App zurück.

Knapp zwei Drittel der Befragten (68,5 Prozent) wünschen sich eine bessere Integration und Kommunikation mit ihren Subunternehmern über ein gemeinsam genutztes Portal. Den Nutzen einer IT-gestützten Integration in ihre Prozesse sehen Unternehmen in einer einfacheren und schnellere Delegation der Aufträge an die Subunternehmern (32,14 Prozent), mehr Transparenz und Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Kunden über den Bearbeitungsstatus (31,25 Prozent) sowie in digitalen Rückmeldungen (27,68 Prozent).

Matthias Stöcklein, COO und Leiter Professional Services bei der mobileX AG, dazu: "Wir sehen einen hohen Bedarf im Markt und bei unseren Kunden für eine bessere Anbindung von Subunternehmern an die eigenen Serviceprozesse. Deswegen haben wir mobileX-SubConnect entwickelt, eine webbasierte Lösung, die Subunternehmer in die Einsatzplanung und mobile Auftragsabwicklung von Auftraggebern integriert. Damit erhalten Unternehmen mehr Transparenz über den Bearbeitungsstatus und schnellere, digitale Rückmeldungen, was die Rechnungsstellung an den Kunden beschleunigt."

*Die Prozentzahlen geben jeweils die häufigsten Nennungen pro Frage wieder.

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