Instandhaltungsleiter stehen heute vielen neuen Herausforderungen wie neuen Technologien, Digitalisierung, wachsende Absatzmärkte, Industrie 4.0, Fachkräftemangel oder komplexeren Anforderungen im Dokumentenmanagement gegenüber.

Instandhaltungsleiter stehen heute vielen neuen Herausforderungen wie neuen Technologien, Digitalisierung, wachsende Absatzmärkte, Industrie 4.0, Fachkräftemangel oder komplexeren Anforderungen im Dokumentenmanagement gegenüber. - Bild: M.O.P. GmbH/stock.adobe.com/pressmaster

| von Christian Wendler, MOP GmbH
Aktualisiert am: 25. Nov. 2019

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Ging es für einen Instandhaltungsleiter früher darum, das richtige Werkzeug auszuwählen, muss er heute, in Zeiten von komplexen Anforderungen in Sachen Digitalisierung, Fachkräftemangel und Industrie 4.0 darum, diejenigen Technologien und Konzepte auszuwählen, die es ihm erlauben, mit diesen Herausforderungen effektiv umzugehen.

Am 12. und 13. Februar 2020 versammelt sich die gesamte Instandhaltungsbranche auf der maintenance Dortmund - der Leitmesse für industrielle Instandhaltung in Deutschland.

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Dabei ist es egal, ob er für einen Anlagenbetrieb, das Facility Management oder für eine CNC-Maschine zuständig ist. Das Thema des Instandhaltungsleiters ist die langfristige, wirtschaftliche und ökologische Sicherung des Betriebs von Anlagen, Fertigungsequipment, Maschinen und Arbeitsmitteln. Dabei ist es für ihn oberstes Gebot, Betriebsstörungen und Stillstände mittels adäquater Instandhaltungskonzepte zu vermeiden.

Bei der regelmäßigen Wartung und Instandhaltung muss er außerdem alle relevanten Normen und Richtlinien einhalten. Dazu kommt, dass er Störungen zeitnah zu beheben und Reparaturen zu überwachen hat. Auch die Abstimmung mit Lieferanten und Servicetechnikern, sowie die Personalplanung gehören klar zu seinem Aufgabenspektrum. Ebenso zum Alltag eines 'Maintenance Managers' gehört die Inbetriebnahme von neuen Anlagen, Maschinen oder Fertigungsequipment.

Allerdings entstehen durch dieses breite Aufgabenspektrum und die entsprechende Koppelung an betriebsinterne und -externen Abteilungen noch ganz andere Herausforderungen. Dazu gehören unter anderem anhaltender Zeitdruck, Papierchaos und nicht zuletzt der Fachkräftemangel - all dies Aufgaben, denen sich ein heutiger Verantwortlicher in der Instandhaltung täglich stellen muss. Außerdem muss das Wissen über die Unternehmensabläufe 24 Stunden am Tag abrufbar sein.

Mangel an Problembewusstsein

Dazu kommt, dass in einer Mehrzahl der Unternehmen in Sachen Instandhaltungsbudget die Feuerwehr-Strategie gefahren wird. Das bedeutet nichts anders als dass erst dann reagiert wird, wenn ein Mangel bereits aufgetreten ist. Es herrscht die Hoffnung vor, das, wenn die Maschine steht, der passende Techniker verfügbar ist oder ein benötigtes Ersatzteil auch wirklich am Lager liegt.

Bedingt durch eher seltene Investitionen in automatisierte Prozesse in diesem Sektor, sind häufig noch Wartungskarten oder Office-Lösungen im Einsatz. Dadurch gehen der manuellen Planung der Wartung und Instandhaltung sehr viele wichtige Informationen verloren, die es eigentlich möglich machen würden, präventiv anstatt reaktiv vorzugehen. Auf diese Weise entstehen durch Instandsetzungsarbeiten und damit verbundene Stillstandszeiten höhere Kosten, als durch geplante Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben. Darum ist die vorausschauende Wartung, also Predictive Maintenance, das Ziel der heutigen Instandhaltungsleiter.

Zu wenig Informationen

Um Stillstände oder gar Schäden zu verhindern, sollten Daten und Informationen gesammelt und ausgewertet werden und zwar von Maschinen, Teilen, Fertigungsstrecken, Abläufen sowie vom gesamten Equipment. Bisher sind Daten wie Laufzeiten, Temperaturen, Werkzeugeinsatz, Bestellzyklen von Ersatzteilen, Reparaturzeiten und Kontakte zu speziellen Servicetechnikern meistens lediglich in Papierform vorhanden. Ein Zugriff darauf just in time ist quasi unmöglich.

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Dazu ein Beispiel: Beim Instandhaltungsleiter geht die Meldung über einen Maschinenstillstand ein.  Grund dafür ist ein verschlissenes Bauteil. Der zuständige Kollege muss sich nun durch diverse Ordner arbeiten, das Formular der zuletzt durchgeführten Wartungsmaßnahme finden und - so er denn die Handschrift lesen kann - feststellen, dass der Mitarbeiter, der an der betreffenden Maschine die meiste Erfahrung hatte, mittlerweile in Rente ist.

Daraus resultiert, dass er 20 Minuten mit dem Telefonservice des Herstellers der defekten Maschine verbringt, um dann alle Vorgänge nachvollziehen zu können und die benötigten Maßnahmen einzuleiten. Denn das Verschwinden der "alten Hasen" ist nicht nur ein personelles sondern auch ein wissenstechnisches Problem.

Instandhaltungsleiter stehen vielen Herausforderungen gegenüber.
Instandhaltungsleiter stehen vielen Herausforderungen gegenüber. - Bild: Pixabay

Also ist der Trick dabei, die entsprechenden Daten und das gesammelte Wissen mit Hilfe einer elektronischen Informationszentrale zu bündeln, Analysen zu automatisieren und auf diese Weise Wartung besser zu planen. So könnte der Leiter der Instandhaltung frühzeitig reagieren, Lagerbestände effizient verwalten und Totalausfälle verringern – und zwar nur mit Hilfe einiger weniger Klicks. Auf diese Weise würden wiederkehrende Ereignisse und deren Konsequenzen sicht- und kalkulierbar. Auch das wertvolle Know-how der Fachkräfte im jeweiligen Workflow würde gesichert.

Wenig Zeit durch dezentrale Dokumentation

Für viele Verantwortliche in der Instandhaltung gehören Kalkulationen und Themen wie Arbeitszeitplanung, das bearbeiten und Prüfen von Materialbeständen, Inventarlisten oder Lagerbeständen sowie der Austausch mit externem Personal ebenfalls zum Alltag. Dazu kommen die diversen Dokumentationspflichten bei Ausfällen, Schäden und deren Instandsetzung - bei all diesen Aufgaben werden viele menschliche Ressourcen gebunden und Zeit sowie Kraft müssen aufgewendet werden, um alle personellen und gesetzlichen Belange zu erfüllen.

Eine systematische Verknüpfung wäre wichtig, um alle Einzelheiten im Blick zu behalten, doch der Einsatz von verschiedenen Programmen und unterschiedlicher IT der beteiligten Abteilungen und Partner stehen dem oft entgegen. Meistens werden unterstützende Systeme nicht eingeführt, weil Bedenken bestehen, eine kostenaufwendige Netzwerkinfrastruktur zu schaffen. Allerdings würden unnötige Zeitaufwände durch die Vernetzung der einzelnen Abteilungen verkürzt und die Dokumentation vereinheitlicht.

Macht Instandhaltungssoftware die Aufgaben leichter?

Ein Fakt ist unbestritten: Instandhaltungseiter verfügen über enormes Fachwissen. Sie managen, kontrollieren und leiten täglich Arbeitstechniken, Personalführung, Betriebswirtschaft, Anlagenfunktionen und Workflows, um die betrieblichen Abläufe zu sichern. Und - selbstverständlich - alles ökonomisch, wirtschaftlich und werterhaltend. Bei dieser Aufgabenfülle ist klar, dass Informationsverlust, Bürokratie und ungeplante Ausfälle bei Technik und Personal die Hauptgründe für Ineffizienz analoger Instandhaltung sind.

Der Einsatz von passender Instandhaltungs- oder CMMC-Software, wie zum Beispiel TOM, kann helfen, alle benötigten Informationen zentral zu bündeln. Dabei speisen alle relevanten Stellen die für sie wichtigen Daten ins System, wo diese dann einheitlich verarbeitet werden. Die Algorithmen werten diese Daten in Echtzeit aus, ziehen Schlüsse und regieren. Die Software sortiert sämtliche Vorgänge übersichtlich und dokumentiert sie - so sind alle Vorgänge auf Knopfdruck abrufbar.

Aber bei der Auswahl der Instandhaltungssoftware sollte man Vorsicht walten lassen. Denn das System sollte mit anderen Anwendungen, die bereits im Unternehmen vorhanden sind, kompatibel sein. Weitere Voraussetzungen sind die Modularität des Produktes sowie die Einsetzbarkeit unabhängig von Betriebsgröße oder Branche sowie ein einfaches Handling.

Entlastung durch Software

Die passende Software wird Instandhaltungsleiter entlasten- somit bietet sie Effizienzpotential, denn Predictive Maintenance hilft dabei, Ausfälle und eventuelle Folgeschäden zu reduzieren. Somit wird die Lebensdauer von Maschinen, Anlagen und Equipment verlängert. Auch der Mensch wird besser geschont, denn mittels Software wird die Auslastung des gesamten Teams optimiert und somit die Verfügbarkeit erhöht. Und nicht zuletzt wird durch die Einhaltung von Wartungsvorschriften und Vorgaben dem Gesetz Genüge getan.

Mehr zum Thema Software für die Instandhaltung erfahren Sie auf der maintenance Dortmund am 12.-13. Februar 2020.

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Ein Expertenbeitrag im Auftrag der maintenance Dortmund.

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