Schluss mit Chaos: Digitales Ersatzteilmanagement bringt Ordnung ins Lager!

Schluss mit Chaos: Digitales Ersatzteilmanagement bringt Ordnung ins Lager! - Bild: Pixabay

| von Stefan Weinzierl

Sie kennen das: Die Anlage steht, die Service-Crew steht auch - und zwar vor der Anlage, weil die Ersatzteile fehlen. Das ist nicht nur ärgerlich, das kostet auch richtig Geld. Abhilfe kann ein effizientes Ersatzteilmanagement schaffen, dass die Teile zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge und am richtigen Ort bereitstellt.

Die Experten von Greengate, einem Anbieter von digitaler Betriebsführung und Instandhaltung, haben in einer Roadmap den Weg von der konventionellen zur digital unterstützten Beschaffung, Lagerung und Bereitstellung von Ersatzteilen in produzierenden Umgebungen zusammengestellt.

GreenGate-Vorstand Martin Gerwens: "Wir hatten schon Kunden, die allein durch eine fundierte Volumenanpassung im Ersatzteillager über 1,2 Millionen Euro an gebundenem Kapital freischaufeln konnten. Und das in nur einem Jahr. Ein weiteres Unternehmen erzielte 80.000 Euro Einsparungen oder 15 Prozent des Bestandsvolumens in wenigen Monaten. Und wir reden hier nur vom Lagervolumen, kritische Faktoren wie Anlagenverfügbarkeit und Instandhaltungsaufwände sind noch nicht einmal verrechnet. Wieder andere haben erst mit der Digitalisierung des Lagers Audits erfolgreich hinter sich gebracht – und die vergleichsweise wenig aufwendige Digitalisierung des eigenen Ersatzteillagers als Startpunkt für die schrittweise Digitalisierung ihrer kompletten Infrastruktur und Betriebsmittel genutzt."

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Schritt für Schritt zum Digitalen Ersatzteilmanagement

Roadmap zum digitalisierten Ersatzteilmanagement, GreenGate
Roadmap zum digitalisierten Ersatzteilmanagement. - Bild: GreenGate AG

Die Roadmap zum digitalen Ersatzteilmanagement adressiert zwei Herausforderungen: hohe Verfügbarkeit von Teilen für hohe Anlagenverfügbarkeit bei gleichzeitiger Minimierung von Ineffizienzen. Sie werden primär bei hohen Anlagenintensitäten, vollkontinuierlicher Produktion, intensiver Anlagenverkettung und weit verteilten Infrastrukturen relevant. Im Kern verknüpft GreenGate die zuverlässige Datenerfassung und Umwandlung der gewonnenen Daten in anwendungsrelevante Informationen für das Ersatzteilmanagement selbst mit der Integration in vor- und nachgelagerte Unternehmensprozesse.

Schritt 1: Schwachstellenanalytik: Identifikation von 10 Kostentreibern

Aus den zehn Kostentreibern des traditionell analogen Ersatzteilmanagements lassen sich signifikante Einsparpotenziale ableiten.

  • I. Kapitalbindungskosten: irrational hohe Bestände, keine Volumenanpassung
  • II. Lagerhaltungskosten: Unterhaltung zu vieler Lager (teurer Lagerplatz), veraltete Einlagerungsmethodik, Schwarzlagerproblematik (Störungsreserven)
  • III. Dispositionskosten: erhöhter Zeitaufwand für Suche richtiges Ersatzteil/richtiges Lager, erhöhte Wegezeiten Instandhalter, erhöhte Wartezeiten Instandhaltung/Produktion
  • IV. Stillstandskosten:Produktivitätsverluste durch Maschinenstopp, erhöhter Ausschuss, erhöhte Rüstzeiten, Verlust Reputation und Liefertreue, Konventionalstrafen
  • V. Beschaffungskosten: Einkauf Ersatzteile nicht werksübergreifend koordiniert, Einkauf falscher Teile, Einkauf zu teurer OEM-Teile, Einkauf nicht mengen-/rabattoptimiert, Einkauf nicht bedarfs-/verbrauchsorientiert (Sukzessiv-/Spontanverschleiß), Einkauf nicht lieferzeit-/lieferkostenoptimiert, kein Lieferantenmanagement (Händler, Hersteller, Service), Notstandskäufe, da gelagertes E-Teil nicht auffindbar ist
  • VI. Auditkosten/Rechtliches: Ersatzteilmanagement unzureichend dokumentiert; erschwerte Verschrottung durch gesetzliche Auflagen
  • VII. Anlagenkosten: keine erhöhte technische Lebensdauer von Anlagen/Maschinen durch Kombination von Predictive Maintenance und digitalisiertes Ersatzteilmanagement
  • VIII. Lagerverluste: kein Weiterverkauf nicht benötigter Ersatzteile (Überlagerung), keine Reparatur von Austauschteilen, keine Eigenproduktion mittels 3D-Druck, mangelhafte Garantieüberwachung, Einlagerung unbekannter Teile, keine Ermittlung zu priorisierender Teile (Kritikalität), nicht registrierter Diebstahl
  • IX. Planungsverluste: keine ersatzteilbasierte Bewertung der Beschaffung neuer Anlagen/Maschinen, keine Bewertung möglicher Ausfallszenarien, suboptimale Verfügbarkeit/Auslastung von Instandhaltungs-/Produktionspersonal
  • X. Know-how-Verluste: Individuell konzentriertes Wissen wird nicht zu Unternehmenswissen, keine Verfügbarkeit von Informationen zum Abgleich der Ersatzteilstrategie mit weiteren Teilstrategien im Unternehmen wie Instandhaltungs-, Fertigungsstrategie etc.

Schritt 2: Erfassung Ist-Zustand in Beschaffung, Lagerung, Bereitstellung Ersatzteile

Anhand der existenten Beschaffungs-, Lagerungs- und Bereitstellungskette werden alle relevanten physischen und digitalen Informationen initial aufgenommen: Lager, Ersatzteile, Mitarbeiter, Prozesse, Know-how-Quellen (PC-Listen, Aktenordner, Königswissen), Daten.

 

Schritt 3: Ermittlung operativer und strategischer Ziele des Ersatzteilmanagements

  • Operative Ziele: Vereinfachung: Bedarfsanforderung, Bestellung, Auffinden und Bereitstellung von Ersatzteilen
  • Strategische Ziele:Volumenanpassung Ersatzteil-Bestände, Anpassung Lagerstruktur an Anforderungen, Zuordnung Ersatzteil-/Instandhaltungskosten zu Anlagen, Einhaltung gesetzl. Anforderungen zur Bestandsführung, Entlastung Instandhaltung, höhere Anlagenverfügbarkeit.

 

Schritt 4: Auswahl Beschaffungsstrategie, Lagerhaltungsstrategie, Bereitstellungsstrategie

  • Beschaffungsstrategie: bedarfsbezogen, deterministisch, terminbezogen, bestandsbezogen
  • Lagerhaltungsstrategie:Lagerorte: zentral, dezentral, Werkstätten, Produktion, externe Lagerorte (Hersteller, Lieferant, Logistikdienstleister), materialspezifische Lager
  • Bereitstellungsstrategie: programmbezogen, abrufbezogen, bedarfsbezogen, auftragsbezogen

Schritt 5: Abgleich mit Teilstrategien im Unternehmen – Organisatorische Gestaltung

  • Abgleich Strategien: Abgleich Strategie Ersatzteilmanagement mit Teilstrategien im Unternehmen wie Instandhaltungsstrategie, Fertigungsstrategie, kaufm.-log. Strategie etc.; Ausschluss konkurrierender Ziele
  • Organisatorische Gestaltung: Funktionale Neugliederung, die Zuständigkeitsbereiche für Beschaffung, Lagerung und Bereitstellung festlegt. Zwingend sind zukünftig Technischer Einkauf und Instandhaltung gemeinsam für die Beschaffung verantwortlich.

 

Schritt 6: Auswahl, Implementierung, Schulung IT-System Instandhaltung

  • Auswahlparameter IT-System Instandhaltung: Software bietet max. Flexibilität bei Anpassung an Strukturen, Prozesse, Aufgaben; Konfigurierbarkeit; Programmierschnittstellen; Objektorientierung; offene Systemarchitektur (Kopplung an ERP, GIS, QM-Systeme etc.); Anbindung an mobile Systeme möglich (alle Plattformen, online/offline)

 

Schritt 7: Physisch-digitaler Neustart

  • Physisch - Pilotprojekt: Digitale Inventur; Zusammenfassung mehrerer Lager im Abgleich zu Instandhaltungsprozessen und Maschinen-/Anlagenstandorten; neue Einlagerungsmethodik (FIFO, LIFO etc.); eindeutige Kenn-/Auszeichnung Lagerorte und Ersatzteile (Abgleich mit IT-System Instandhaltung); definierte Workflows und Zuständigkeiten von Bestellung bis Zubuchung und Entnahme einer Ersatzteilposition
  • Digital -Pilotprojekt IT-System Instandhaltung: Initiale Erstellung/Anlage Ersatzteildaten mit Artikelbezeichnung, -nummer, Klassifizierung, Hersteller, Preis, Bestell-/Lieferzeit, Anlagenverwendung, Lagerplatz, Lagerort, Bestandsmenge, Fotos, CAD-Zeichnungen (2D/3D), CNC-Programme, 3D-Druckfiles, Hinterlegung Minimal-Maximal-Bestände, Informationen zu Rechten, Zuständigkeiten, Lieferanten etc.

Schritt 8: Intelligenz durch Vernetzung

Die Beschaffungs-, Lagerhaltungs-, Bereitstellungsstrategien entscheiden über die vertikale wie horizontale Ausprägung der Vernetzung von Ersatzteilmanagement mit anderen Geschäftsprozessen (Instandhaltung, Einkauf/Disposition, Produktion). Sinnvoll ist die Integration von Ersatzteilmanagement und Instandhaltung sowie die Kopplung vom IT-gestütztem Ersatzteilmanagement zum ERP-System (Enterprise Resource Planning). Beispiel: Die in der IT-Lösung für die Instandhaltung hinterlegten Ersatzteil-Bestellzeiten basieren auf einer Minimum-Maximum-Bestandsführung. Über eine Schnittstelle zum ERP erfolgt der Abgleich und die Bestellungen werden automatisch ausgelöst.

 

Schritt 9: Produktivbetrieb Ersatzteilmanagement

Einspielen der vordefinierten Zuständigkeiten; Planung, Verwaltung und Optimierung aller Informationen und Prozesse bzgl. Bestellwesen, Bestandsführung und Bereitstellung von Ersatzteilen über implementiertes IT-System Instandhaltung – Minimierung 10 Kostentreiber (Eliminierung nicht notwendiger, nicht wertschöpfender Tätigkeiten)

 

Schritt 10: Fortlaufende Datenpflege

Der Anspruch an gleich bleibend hohe Datenqualität erstreckt sich auf jede Zukunft des Ersatzteilmanagements, ist im Besonderen bei infrastruktureller Modifikation (Umbauten etc.) zu gewährleisten.

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