Moderne Instandhaltungssoftware kann den Werker heute bei seinen Aufgaben massiv unterstützen

Moderne Instandhaltungssoftware kann den Werker heute bei seinen Aufgaben massiv unterstützen. - Bild: Mindsquare

| von Stefan Weinzierl

Björn Lambertz hat selbst einige Jahre als Instandhalter gearbeitet und sich bereits damals mobile Technologien gewünscht. "Weil es noch keine Smartphones für den Massenmarkt gab, habe ich eine Zeit lang versucht, immer einen Laptop mitzutragen – praktisch war das definitiv nicht."

Als Instandhalter braucht man die richtigen Informationen: Um eine Störung zu beheben, muss man wissen, mit was man es zu tun hat. Vor 20 Jahren wurden notwendige Daten zwar manchmal in einem System festgehalten, allerdings musste man als Instandhalter dann erstmal zu einem PC gehen.

War in der Werkstatt keiner vorhanden, hatte man aufwendige Wege auf einem großen Werksgelände zu bestreiten, sodass sich die eigentliche Hauptaufgabe enorm verzögerte.

Dank Smartphones und Tablets gehören solche Schwierigkeiten heute glücklicherweise der Vergangenheit an. Insbesondere auch weil Smartphones in den letzten Jahren immer günstiger geworden sind, führen immer mehr Unternehmen eine mobile Instandhaltungssoftware ein.

Was sind die wichtigsten Aspekte einer Instandhaltungssoftware?

Worklist auf einen Blick

Eine mobile Software erleichtert dem Instandhaltungs-Team die Arbeit enorm. Zum einen stellt sie ihm eine Worklist zur Verfügung – der Instandhalter sieht also auf einen Blick, welche Aufgaben er mit welcher Priorität zu erledigen hat.

Reparaturzeiten erfassen, melden und dokumentieren

Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Erfassung der Arbeitszeiten zu einer Reparatur. Über die Software können Nutzer ihre Reparaturzeiten für jede Maschine erfassen und direkt zurück ans System melden. Für die Instandhaltungssteuerung ist die zeitnahe Rückmeldung wichtig. Wenn ein Fehler immer zur gleichen Uhrzeit am gleichen Wochentag auftritt, wird dies ebenfalls dokumentiert – für die Fehleranalyse kann das ein entscheidendes Indiz sein.

Erhöhte Dokumentationsqualität durch Fotodokumentation

Auch das Problem als solches können Mitarbeiter mit einer mobilen Instandhaltungslösung wesentlich besser dokumentieren. Früher war die Beschreibung oft ungenau und enthielt zum Beispiel die Information "Riss in der Wand". Instandhalter können die Dimension des Fehlers aus solchen Sätzen nicht ableiten: Handelt es sich um einen Setzriss von wenigen Zentimetern Länge oder besteht Einsturzgefahr, weil die halbe Wand fehlt? Abhilfe schafft hier die Fotodokumentation, bei der der Fehler mit dem Smartphone fotografiert und ins System geladen wird. Die Dokumentationsqualität erhöht sich dadurch enorm.

Direkter Zugriff auf Dokumentation

Über ein gutes System haben Mitarbeiter außerdem einen sofortigen Zugriff auf weitere wichtige Informationen, z. B. zu Schaltplänen oder Explosionszeichnungen. Vor 20 Jahren waren diese oft verschmiert, unleserlich oder unvollständig. Heute bekommt man die Information mit wenigen Klicks.

Eine mobile Software kann dem Instandhalter im Feld vieles erleichtern.
Eine mobile Software kann dem Instandhalter im Feld vieles erleichtern. - Bild: Mindsquare

Was gibt es bei einer mobilen Instandhaltungssoftware zu beachten?

Insgesamt gibt es drei wesentliche Punkte, die Verantwortliche bei der Einführung des neuen Systems beachten sollten.

  1. Software und Prozesse müssen aufeinander abgestimmt sein,
  2. Mitarbeiter müssen gut mit dem System umgehen können
  3. und das verwendete Gerät muss sinnvoll ausgewählt werden.

Für Instandhalter, die in schwindelerregender Höhe arbeiten, macht eine Datenbrille vielleicht mehr Sinn als ein Tablet, weil sie die Hände frei haben müssen. Mitarbeiter, die viele Pläne anschauen müssen, sind mit einem Tablet vermutlich besser ausgestattet als mit einem kleinen Smartphone.

Video: Infraspec Demo

Verantwortliche müssen auch darauf achten, ob sie Online- oder Offline-Szenarien im Unternehmen etablieren möchten. Für Instandhalter, die in Bereichen ohne Empfang arbeiten, macht eine Offline-Lösung unter Umständen Sinn. Dann sollte genau spezifiziert werden, welche Funktionen Offline notwendig sind und welche nicht.

Zu den wichtigsten Punkten gehört die Bedienbarkeit: Sind die Buttons in der Software so groß, dass man sie auch gut mit Handschuhen bedienen kann? Wenn nicht, leidet die Praktikabilität und Anwender können das System nicht wie geplant nutzen.

Kontinuierliche Verbesserungen einplanen

Verantwortliche sollten ein Budget für nachfolgende Verbesserungen einplanen. Egal wie gut das Konzept oder die Software sind: Nach einer gewissen Zeit werden Mitarbeiter Änderungswünsche formulieren.

In der Praxis stellt sich zum Beispiel heraus, dass es sinnvoller ist, das Gerät anders zu halten als es im Projekt vorgesehen wurde und das Design entsprechend anzupassen. Oft sind es nur kleine Änderungswünsche, die den Arbeitsalltag des Instandhalters erleichtern.

Ein mobiles Instandhaltungssystem muss stetig weiterentwickelt und an sich ändernde Prozesse angepasst werden, damit es alle Vorteile im Unternehmen entfalten kann.

Welche Fehler sollte man vermeiden?

Bei der Einführung einer mobilen Instandhaltungssoftware gilt es einige Fehler zu vermeiden. Man sollte die späteren Nutzer auf jeden Fall in die Projektgestaltung einbinden. Zudem muss man sie zeitnah vor der Neueinführung im Umgang mit dem entsprechenden System schulen.

Bestellung von zu wenigen Geräten

Ein weiterer Fehler, der sich leicht vermeiden lässt, ist die Bestellung von zu wenigen Geräten inkl. Ersatz. Wenn ein Mitarbeiter drei Monate lang nicht mit dem neuen System arbeiten kann, weil sein Gerät kaputtgegangen ist, wird es ihm vielleicht schwerer fallen, das System nach dieser Zeit zu akzeptieren

Fehlende Kommunikation

Auch auf Notfallkonzepte dürfen Unternehmen nicht verzichten: Wie geht die Instandhaltung zum Beispiel vonstatten, wenn der Server an einem Tag nicht zur Verfügung steht? Hierbei ist vor allem eine gute Kommunikation gefragt. Instandhalter können sich auf so ein Ereignis vorbereiten. Wenn sie allerdings nicht informiert wurden und dann plötzlich vor die Tatsache gestellt werden, dass sie nicht mit dem System arbeiten können, führt das mit einer hohen Wahrscheinlichkeit zu Problemen und Verzögerungen.

Zu große Einführungsprojekte

Anfangs macht es für viele Unternehmen keinen Sinn, mit einer zu großen Lösung zu starten. Eine gute Instandhaltungssoftware entwickelt sich. Ein drei Jahre lang durchdachtes Konzept mit einer zweijährigen Einführungsphase kann auch schief gehen, z. B. weil sich Prozesse in diesem Zeitraum bereits geändert haben.

Verantwortlich sollten am Anfang deshalb mit kleinteiligeren Projekten starten und realistische Erwartungen haben. Es ist schwierig, ein komplettes System in weniger als einem halben Jahr einzuführen. Man muss Vorbereitungen treffen, Preise vergleichen und Architekturentscheidungen treffen. Ein Zeitraum von einem halben bis zu einem ganzen Jahr ist für eine Einführung schon realistischer.

Unternehmen, die überhaupt noch nicht über mobile Anwendungen verfügen, müssen unter Umständen ihre komplette IT-Infrastruktur darauf vorbereiten – dies geht weit über die einfache Entwicklung einer mobilen App hinaus. Wenn in anderen Unternehmensbereichen bereits Projekte für mobile Software-Lösungen gestartet worden sind, lohnt es sich, zu schauen, ob man die dafür vorhandenen Strukturen nicht auch für eine mobile Instandhaltungssoftware verwenden kann.

Fazit

Eine mobile Instandhaltungslösung macht die Anlagenwartung effizienter. Bei ihrer Einführung sollten Verantwortliche beachten, dass Software und Prozesse aufeinander abgestimmt sind, Mitarbeiter gut mit dem System umgehen können und dass das Gerät sinnvoll ausgewählt wird. Wenn man zukünftige Nutzer bereits früh in das Projekt mit einbezieht und sie zeitnah im Umgang mit dem neuen System schult, lassen sich viele Fehler bereits leicht vermeiden.

Björn Lambertz

 

Der Autor Björn Lambertz arbeitet seit 1996 im Instandhaltungsumfeld und ist seit 2015 Fachbereichsleiter im IT-Beratungsunternehmen mindsquare. Während seiner Arbeit im Stördienst bildete er sich zum staatlich geprüften Techniker weiter und studierte im Anschluss Informations- und Kommunikationstechnik. Seit 10 Jahren betreut er verschiedene Kundenprojekte und gründete den Fachbereich maintcare, der sich mit der Software für die Instandhaltung von Anlagen auseinandersetzt.

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