Darum nutzt Berliner Glas Tablets für die mobile Wartung

In den letzten Jahren ist das Geschäft der Spezialisten der Berliner Glas stark gewachsen. Neben den sieben Produktionsgebäuden im Stadtteil Britz im Süden der Hauptstadt entsteht gerade ein achtes. Das Geschäft ist von Vielfalt geprägt. Das Unternehmen stellt auf mehr als 30.000 Quadratmetern Produktionsfläche Präzisionsoptiken sowie Baugruppen für die Halbleiterindustrie, Medizintechnik, Laser- und Weltraumtechnik her. Arbeiten im Reinraum und Toleranzen im My- und Nano-Bereich gehören zum Alltag. Die Produktionsanlagen sind häufig Einzelstücke. Für die Produktion selbst und für die Instandhaltung stellen diese Rahmenbedingungen eine Herausforderung dar.

"Wir haben keine Massenfertigung, wie man sie beispielsweise aus der Automobilindustrie kennt. Wir fertigen in der Regel kleine Serien", erklärt Pascal Fleischer, Leiter Instandhaltungsmanagement bei Berliner Glas. "Und wir produzieren auf Anlagen, die speziell für uns hergestellt wurden."

Das Unternehmen betreibt 900 bis 1.000 Einzelanlagen. Die Bandbreite ist gewaltig. Sie reicht von der CNC-Maschine bis zum Mikroskop. Genutzt werden bei der individuellen, prozessgesteuerten Bearbeitung Werkzeugmaschinen, Reinigungs- und Ätzanlagen, Beschichtungsanlagen, Messmaschinen und viele weitere Maschinen und Anlagen. Die Vielfalt der Anlagen bedeutet, dass eine große Anzahl von Teilen regelmäßig geprüft und sehr viele Ersatzteile vorgehalten werden müssen.

Excel und Papierausdrucke

Die Wartungsplanung erfolgte über eine Excel-Liste und die Störmeldungen wurden in Papierform übermittelt. Teilweise waren die einzelnen Produktionsabteilungen in der Vergangenheit selbst für das Thema Instandhaltung verantwortlich, etwa für die Betreuung externer Dienstleister sowie für kleinere Wartungstätigkeiten. Einkauf und Controlling konnten auf Basis dieser Informationen nur schwer ermitteln, wie hoch die Instandhaltungskosten für einzelne Maschinen waren und wie diese sich entwickelten.

Das Unternehmen hat sich von einer Manufaktur mit ein paar hundert Mitarbeitenden zu einem mittelständischen Fertigungsunternehmen mit mehr als 1.200 Beschäftigten am Standort Berlin entwickelt. Daher wurde 2018 mit der Umsetzung einer umfassenden Strategie zur Digitalisierung der gesamten Organisation und ihrer Prozesse in SAP ERP begonnen.

Aufbau der Zentralabteilung

Zu diesem Zeitpunkt ging man auch als Teilprojekt die Harmonisierung und Professionalisierung der Instandhaltungsprozesse auf Basis von SAP Software an. Zeitgleich begann der Aufbau einer rund 20-köpfigen Zentralabteilung für die Instandhaltung, in der sich Ingenieure und Techniker, Elektriker und Mechaniker unter Pascal Fleischers Leitung um die Anlagen im gesamten Unternehmen kümmern.

Carsten Grützner, SAP-Anwendungsbetreuer mit Schwerpunkt Instandhaltung bei Berliner Glas, übernahm die Einführung des SAP-Moduls SAP Plant Maintenance (PM) für Wartung und Instandhaltung. "Das Ziel war es, das Papier in den Instandhaltungsprozessen abzuschaffen, die Prozesse zu digitalisieren und zu vereinheitlichen und dabei weitgehend im SAP-Standard zu bleiben", sagt er.

Video: Holo Maintenance

Mobilität ist Wesentlich für den ROI

Von Beginn an war klar, dass Mobilgeräte für das Gelingen des Projekts eine wichtige Rolle spielten. "Der Einsatz mobiler Anwendungen für Wartung und Instandhaltung war ein Muss, auch mit Blick auf den Return on Investment des Projekts", sagt Fleischer. Durch diese sollten lange Wege vermieden und die Wartungsprozesse besser geplant werden können. Daher hatte das Projektteam von Beginn an die Idee, eine mobile Lösung mit hoher Usability anzubieten.

Doch die ersten Pilotanwender musste das Projektteam enttäuschen: Der Roll-out von SAP PM in der Instandhaltung musste zunächst ohne mobile Unterstützung erfolgen. Zwar konnten die Techniker nun SAP PM nutzen, um nach einheitlichen, standardisierten Prozessen die Wartungsaufträge abzuarbeiten. Als allzu nutzerfreundlich wurden die Oberflächen im SAP-Standard mit der klassischen GUI allerdings nicht empfunden.

Eine flexible wirtschaftliche Lösung

Sechs Monate später waren die Voraussetzungen geschaffen, um mit der T.Con GmbH & Co. KG als Partner die mobile Instandhaltung nutzerfreundlicher aufzusetzen. Pascal Fleischer hatte eine genaue Vorstellung von den Anforderungen, damit die Wartungs- und Instandhaltungsmitarbeitenden optimal arbeiten können: Die Arbeit mit Fiori-Apps gehört ebenso dazu wie die Möglichkeit, individuelle Lösungen flexibel in Eigenregie weiter anpassen zu können. Das Add-on Mobile Maintenance der T.Con erfüllte die Anforderungen aus fachlicher Sicht im Anbietervergleich am besten. "Die Flexibilität der Lösung, die sich sehr einfach gestalten und schnell an unsere Anforderungen anpassen lässt, sprach für ihren Einsatz ebenso wie ihre Wirtschaftlichkeit", sagt Pascal Fleischer. 

Zusammenarbeit aus der Distanz

In einem Proof of Concept analysierte T.Con zunächst den Aufbau von Stammdaten, Organisationsdaten und Prozessen in SAP PM. So stellte man sicher, dass das Add-on voll integriert und sauber mit dem SAP-System zusammenarbeitet. Dann folgte die Konzeption der Lösung. Nach einem gemeinsamen Termin im März 2020 wurde das Projekt remote weitergeführt. Als Vorteil erwies sich für das Projektteam der Aufbau der SAP NetWeaver Gateway Infrastruktur als Basis für die Nutzung von Mobile Maintenance. Sie ermöglicht nicht nur die Nutzung der zehn, auf wichtige Fragestellungen in der Instandhaltung und Wartung abgestimmten, Fiori-Apps, die Teil des Pakets sind. "Wir werden die Infrastruktur auch nutzen, um weitere Fiori-Apps, etwa aus den Bereichen QM und HR, anzubieten", sagt Carsten Grützner.

Anpassen, ohne zu programmieren

Im nächsten Schritt arbeiteten die Beteiligten gemeinsam daran, die Mobillösung optimal für den Bedarf bei Berliner Glas zu konfigurieren. Dabei erwies sich die Anpassung über die Customizing-Optionen der Lösung als Vorteil. "Viele Funktionen, um unsere Anforderungen abzudecken, waren schon vorhanden", sagt Fleischer. "Andere konnten wir schnell selbst erstellen. Man muss nicht viel programmieren, kann aber trotzdem Anpassungen vornehmen."

"Wir sind weiterhin im SAP-Standard unterwegs, können aber auf neue Anforderungen auch in Zukunft flexibel reagieren", beurteilt Carsten Grützner das Projektergebnis. Doch nicht nur die Projektmannschaft profitiert vom Einsatz des Add-ons. Auch die Endanwender können nun bei der Dateneingabe und dem Abruf von Informationen auf eine nutzerfreundliche Anwenderoberfläche zugreifen.

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Kürzere Wege, schnellere Reparaturen

Dadurch zeichnet sich bereits jetzt ab, dass sich die Lösung schnell amortisieren wird. Ein Beispiel dafür ist, dass sich die Zahl der Wege und damit die Zeit pro Auftrag durch den Einsatz der mobilen Instandhaltung massiv reduziert. In der Vergangenheit mussten die Instandhaltungs- und Wartungsmitarbeitenden nach der Wartung oder der Reparatur einer Maschine in einem der sieben Produktionsgebäude zurück in ihr Büro gehen. Dort mussten sie sich an ihrem Rechner anmelden, Aufträge schreiben und Zeiten zurückmelden. Heute schließen die Techniker direkt an den Maschinen ihren Auftrag ab und gehen dann zur nächsten Maschine. Die Wartungsintervalle können optimal getaktet und Reparaturen schnell durchgeführt werden.

Bessere Daten und Auswertungen

Zugleich steigt durch die Mobillösung die Datenqualität. Bei Notfällen etwa wurden in der Vergangenheit nach dem Einsatz mitunter Stunden nicht vollständig gebucht oder Aufträge nicht zeitnah zurückgemeldet. Heute ist die Erfassung von Stunden, Aufträgen oder anderen Informationen keine aufwendige Mehrarbeit und wird schnell erledigt. "Die Zahl der Rückmeldungen steigt, die Qualität der Einträge nimmt zu, weil sie direkt vor Ort angelegt werden", sagt Pascal Fleischer. "Über Start/Stop-Funktionalitäten werden die Zeiten genauer festgehalten. Wir bauen die Grundlage dafür auf, dass wir diese Art von Informationen in sehr viel höherem Maße als früher für Rückschlüsse, etwa für Wartungspläne, nutzen können."

Carsten Grützner ergänzt: "Wir sparen Zeit bei der Verwaltung und bei den Strecken." Die Vorteile reichen vom Aufbau von Logbüchern, die automatisch fortgeschrieben werden und Auskunft über die Wartungsund Ausfallhistorie einer Anlage geben, bis hin zu Datenbanken, in denen das Wissen erfahrener Mitarbeitender auch etwa nach deren Ausscheiden gesammelt werden kann. Die Bilanz von Pascal Fleischer fällt deshalb insgesamt äußerst positiv aus: "Die mobile Instandhaltung rechnet sich für uns."