Mit dem Dokumentationssystem LiveDOK können Anlagen elektronisch dokumentiert werden, aufwendige Mehrfachänderungen auf Papier und das zeitraubende Suchen nach Dokumenten entfallen. - (Bild: Rösberg)
Mit dem Dokumentationssystem LiveDOK können Anlagen elektronisch dokumentiert werden, aufwendige Mehrfachänderungen auf Papier und das zeitraubende Suchen nach Dokumenten entfallen. – Bild: Rösberg
Den aktuellen as-built Zustand einer großen prozesstechnischen Anlage in der Dokumentation abzubilden, ist eine Herkules-Aufgabe. Nicht selten ist die eigentliche Änderung an der Anlage schneller erledigt als die nachfolgende Anpassung der Dokumentation. In großen Werken müssen Kopien von hier nach dort gefahren und in den entsprechenden Ordnern an der richtigen Stelle abgelegt werden. Handschriftliche Notizen bergen zusätzlich die Gefahr, nicht eindeutig lesbar zu sein. Die einzelnen Arbeitsschritte und die Reihenfolge für Änderungsprozesse sind nicht zwingend vorgegeben, d. h. wichtige Informationen können auf der Strecke bleiben und im Nachhinein zu Problemen führen. Deshalb entschied man sich bei BASF in Ludwigshafen 2009 für die sukzessive Einführung eines elektronischen Dokumentationssystems.
Michael Brendelberger ist bei der BASF Ludwigshafen zuständig für den Bereich PLT-Planung und hat die Einführung des Dokumentations-Tools begleitet: „Für unsere Anlagenplanung setzen wir schon seit vielen Jahren auf ProDOK, ein PLT-CAE-System für einen integrierten Planungsprozess nach einheitlichen Regeln. Das Dokumentations-Tool LiveDOK schien uns dazu die ideale Ergänzung. Die Entscheidung hat sich gelohnt. Seit wir unsere Anlagen digital dokumentieren, haben wir eine aktuelle, verlässliche und allen zugängliche As-Built-Dokumentation. In Kombination mit dem komfortablen Dokumentations-Tool erreichen wir Synergieeffekte – und sparen sowohl Zeit als auch Geld. Eine gelungene Kombination eben.“ Aber damit es soweit kommen kann, muss ein solches Tool nicht nur eingeführt, sondern von den Anwendern auch angenommen werden. Gerade der Umstieg von Papierdokumentation auf digitale Dokumentation stellt ja eine herausfordernde Hürde dar.
App LiveDOK Mobile
Dank App flexibel vor Ort dokumentieren
Noch einfacher wird die Dokumentation der Anlage durch die App LiveDOK Mobile für mobile Geräte. So kann man sicher sein, dass keine Informationen verloren gehen, weil sie auf den mobilen Endgeräten direkt eingegeben werden.
Da in den meisten Anlagen vor Ort kein WLAN vorhanden ist, lassen sich Daten offline eintragen und, sobald wieder ein Zugriff aufs Firmennetzwerk besteht, in die Dokumentation einfügen. Dank durchdachtem Konfliktmanagement funktioniert das reibungslos.
In vielen Fällen ist es zudem sinnvoll, die Kamera des mobilen Geräts für die Dokumentation von Aktivitäten zu nutzen.
Ein wesentliches Argument für den Einsatz des Dokumentations-Tools war daher seine intuitive Bedienung, die den Wechsel deutlich erleichterte: In Ludwigshafen mussten nicht mehrere Hundert Nutzer individuell eingewiesen werden, sondern erhielten eine zentrale Schulung. Das spiegelt auch die Praxiserfahrung in anderen Projekten: In der Regel kann man nach einer maximal eintägigen Schulung zuverlässig mit dem Tool arbeiten. Im Wesentlichen gibt es bei digitaler Dokumentation zwei Nutzergruppen: Die Mitarbeiter vor Ort in der Anlage, die Installations-,
Die App LiveDOK Mobile. – Bild: Rösberg
Instandhaltungs- oder Reparaturarbeiten durchführen, und die Kollegen in der Dokumentationsverwaltung, die Einträge u. a. auf Plausibilität prüfen und Revisionsprozesse anstoßen. Beide Bereiche haben völlig unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentation, die bei diesem Dokumentations-Tool vorbildlich umgesetzt sind: Wer vor Ort in der Anlage arbeitet, erhält eine einfache, klar strukturierte Eingabemaske. Mit einer Redlining-Palette von Handschrifteingabe über Markieren, Durchstreichen bis hin zu dynamischen Stempeln und vielem mehr kann man Änderungen schnell vornehmen. Für die Nachverfolgbarkeit werden das Änderungsdatum und der Name des Mitarbeiters dabei automatisch hinterlegt.
Der Dokumentationsverwaltung dagegen stehen umfangreiche Funktionalitäten zur Verfügung, die etwa die Revision von Dokumenten oder die Änderungsplanung unterstützen. Diese praxisgerechte Aufteilung überzeugt Michael Brendelberger: „Wir haben in Ludwigshafen derzeit etwa 1500 LiveDOK-User. Trotz seiner umfangreichen Funktionalität ist das Tool einfach zu bedienen und wurde deshalb von unserem Anlagenpersonal schnell akzeptiert.“
Den Überblick behalten
Jede in der Anlage verbaute Komponente wird als „Anlagen-Asset“ bezeichnet. Zu jedem Asset lässt sich die komplette Dokumentation abspeichern. Gerade bei verschleißenden Komponenten wie Sensoren, Ventilen, Antrieben usw. bringt die Dokumentationssoftware dem Asset-Management Vorteile, denn damit kann per Abfrage herausgefunden werden, welche Komponente wo in der Anlage verbaut ist. Gibt es Probleme mit bestimmten Komponenten oder kündigt ein Hersteller ein bestimmtes Bauteil ab, erhält der Anlagenbetreiber so blitzschnell einen Überblick und kann weitere Strategien besser planen.
Eine Dokumentation, zwei Sichten: LiveDOK bietet für Dokumentationserfassung und der Dokumentationsverwaltung jeweils eine an die individuellen Bedürfnisse angepasste Sicht. – Bild: Rösberg
Wird eine neue Anlage gebaut oder gibt es an einem Anlagenteil große Änderungen, sind oft viele Gewerke beteiligt. Bei früheren Projekten wurde für jedes ein Ordner mit den notwendigen Arbeitsaufträgen und der entsprechenden Papierdokumentation bereitgestellt. Am Ende der Woche erhielt der Projektmanager diese Dokumente zurück, mit entsprechenden Vermerken zum aktuellen Stand und eventuellen Problemen bei der Ausführung. Dabei den Überblick zu behalten, war nahezu unmöglich. Heute wird auch hierfür das Dokumentationstool genutzt. Auch die Interaktion zwischen den einzelnen Gewerken funktioniert besser, weil eventuelle Alarm-Einträge eines Mitarbeiters sofort für alle sichtbar sind.
Armin Waidele
Kontakt: Rösberg Engineering GmbH
Tel.: 0721 950180
Email: info.ka@roesberg.com
www.roesberg.com
www.LiveDOK.com
