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auf dem Markt lohnt es sich, die Herkunft der verschiedenen IT-Systeme für die Instandhaltung näher anzuschauen: Von den untersuchten 150 Systemen sind nämlich lediglich ein Drittel originär als Instandhaltungsplanungs- und

Steuerungssysteme (IPSS) entwickelt worden. Ein Großteil der Lösungen (50 %) wurde auf der Basis von Enterprise Resource Planning (ERP) Systemen entwickelt und auch der Bereich der Service Management Systeme (SMS) ist mit 13% gut vertreten. Die Abstammung aus einer der drei Systemkategorien hat zum Teil erheblichen Einfluss auf die Unterstützung von Instandhaltungsaufgaben durch die IT und kann bei der Auswahl eines neuen IPSS durchaus als erster Anhaltspunkt dienen.

computerman_thumbnailIPSS – Für die klassischen Instandhaltungsaufgaben
Reinrassige IPSS, die ursprünglich für die Instandhaltung entwickelt wurden (wie etwa IBM Maximo oder MAIN-TOOL von GLI Business Solutions) haben ihre Stärken in den Bereichen der Auftragsabwicklung, dem Stammdatenmanagement sowie den Funktionalitäten des Facility Management.
In der Auftragsabwicklung zählen die Erfassung von Störmeldungen, Auftragsplanung und -steuerung, die Problemdiagnose oder eine zustandsorientierte Auftragsauslösung zu den häufig angebotenen Funktionalitäten dieser Kategorie. Spezifische Funktionalitäten für das Facility Management (FM) sind beispielsweise das Energiemanagement, die Gebäudeleittechnik sowie Kabel- und Leitungsmanagement. Verglichen mit den ERP- und SMS-basierten Systemen sind gerade die Funktionen für das FM in den IPSS deutlich häufiger enthalten.
Seltener integriert sind in den Systemen dieser Kategorie hingegen Funktionalitäten des Ressourcenmanagement. Die Verwaltung von Ressourcenkalendern, die Ressourcenanforderung (intern/extern) und -buchung sowie die Verwaltung von Qualifikations- und Kompetenzprofilen finden sich häufiger in den ERP-basierten Systemen.

SMS – Die Champions im Kundenmanagement
Die ursprüngliche Aufgabe von Service Management Systemen liegt in der Auftragsabwicklung mit externen Kunden. Neben diese Funktion liegt die Stärke dieser Kategorie vor allem im Kundenmanagement und dem Einzelprojektmanagement. IFS Servicemanagement oder das Actricity CRM Portal sind Systeme, welche in diesem Kontext entstanden sind und für die Instandhaltung weiterentwickelt wurden. Im Vergleich zu ERP-basierten Systemen zeigen die SMS-basierten Systeme Schwächen beim Projektcontrolling (Projektkostenrechnung, Änderungsmanagement) und beim Ressourcenmanagement. Auch Module für die Materialdisposition finden sich hier seltener als in den Systemen der anderen Kategorien.

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ERP – Instandhaltung und noch viel mehr
ERP-basierte IT-Systeme für die Instandhaltung bieten von den drei betrachteten Kategorien von Systemen den größten Funktionsumfang. Da hiermit naturgemäß auch ein erhöhter Einführungsaufwand und auch höhere Aufwände bei Betrieb und Wartung einhergehen, ist im Rahmen einer IT-Auswahl zu prüfen, ob dieser Funktionsumfang wirklich benötigt wird. SAP PM oder PSIPENTA gehören zu den Alleskönnern mit ERP-Wurzeln. Diese Systeme kommen aus der Warenwirtschaft und haben daher ihre Stärken vorwiegend in den logistischen und den Abrechnungsfunktionen, der Stammdatenverwaltung, dem Einkauf bzw. der Beschaffung sowie der Lagerwirtschaft.
Bei der Stammdatenverwaltung sind das Verwalten von Anlagenstrukturen und -historien sowie die Arbeitsplanverwaltung klassische Funktionen dieser Systeme. Im Bereich Einkauf sind die Lieferantenverwaltung und -bewertung, die Verwaltung von Einkaufskonditionen sowie die Verwaltung von Einkaufskontrakten oft Bestandteile von ERP basierten Systemen. Funktionalitäten des Portfoliomanagements bezogen auf mehrere gleichzeitige Projekte, wie die Planung, Koordination und Controlling, die Projektinitiierung und –freigabe bis zur Budgetverwaltung mehrerer Projekte sind bei vielen Lösungen mit ERP-Wurzeln möglich.
Nur im Bereich des Facility Management zeigen einige der ERP-basierten Systeme Schwächen. Funktionalitäten wie Energiemanagement, Management der Gebäudeleittechnik oder Kabel- oder Leitungsmanagement werden von den Systemen mit ERP-Wurzeln seltener unterstützt.

Was können alle? Was kann fast keiner?
Natürlich lassen sich nicht alle Unterschiede beim Funktionsumfang auf die verschiedene Herkunft der Systeme zurückführen. Als Beispiel wären hier Funktionen aus dem Bereich
Systemtechnik, etwa die Kompatibilität mit unterschiedlichen Clients, zu nennen: Die meisten IT-Systeme für die Instandhaltung sind mit Windows Clients kompatibel, während stationäre Endgeräte mit Linux oder MAC/OS-Betriebssystemen lediglich von weniger als 20 % der Systeme unterstützt werden. Gleiches gilt für mobile Endgeräte: Hier unterstützen die meisten Systeme Windows Mobile, während sich Ipad/Iphone, Blackberry und Palm bisher nur mit wenigen IPSS verstehen.

Philipp Stüer, Dr.-Ing. Karsten Sontow

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