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Die Jöst GmbH & Co KG ist ein mittelständisches, inhabergeführtes und konzernunabhängiges Unternehmen mit Stammsitz im westlichen Münsterland Die Kernkompetenz des Herstellers von Schwingungstechnik liegt in der Konstruktion und Fertigung von Schwingmaschinen, Schwingantrieben und verfahrenstechnischen Systemlösungen zur Aufbereitung von Schüttgütern Unternehmen mit Stammsitz im westlichen Münsterland. Die Kernkompetenz des Herstellers von Schwingungstechnik liegt in der Konstruktion und Fertigung von Schwingmaschinen, Schwingantrieben und verfahrenstechnischen Systemlösungen zur Aufbereitung von Schüttgütern.

Unbena1_thumbnailDa es sich bei den Produkten von Jöst um komplexe Einzelmaschinen und -anlagen handelt, ist es praktisch immer erforderlich, dass hochqualifizierte Spezialisten aus dem eigenen Haus die Installation vor Ort übernehmen. Zu den wichtigsten Aufgaben der Serviceleitung von Jöst gehört es deshalb, die Außendienstmonteure zu koordinieren und ihren effizienten Einsatz zu gewährleisten. Zumal diese neben der Erstmontage auch für weitere Serviceeinsätze herangezogen werden, etwa wenn es gilt, bei einen Schadensfall schnell vor Ort beim Kunden zu sein. Welchen Stellenwert der Service bei Jöst besitzt, lässt sich schon an der Personalstruktur ablesen: Zu den insgesamt 300 Mitarbeitern, die der Mittelständler in Deutschland beschäftigt, zählen elf feste Monteure. Zusätzlich werden weitere Mitarbeiter aus der Fertigung und Subunternehmen mit Außeneinsätzen beauftragt, so dass insgesamt 40 Monteure zu planen sind. Die Unternehmens-EDV von Jöst unterstützte jedoch in der Vergangenheit die Einsatzplanung der Servicekräfte nicht optimal. Das Servicemanagement lief nämlich über eine so genannte ,Stand-alone‘-Lösung, also ein eigenes, spezielles Programm. Dieses wurde separat neben der betriebswirtschaftlichen Software ,oxaion business solution‘ eingesetzt. Das jedoch bedeutete zunächst einmal hohen Aufwand. IT-Leiter Volker Grothaus erläutert das so: „Daten wie Teile- und Kundenstämme waren doppelt vorzuhalten und zu pflegen. Außerdem mussten wir die Rechnungen für Service-Arbeiten über eine Schnittstelle in das ERP-System übertragen. Das war sehr komplex und erforderte viele Eingriffe durch das IT-Personal.“ Ein schwerer Mangel lag aus Sicht der Serviceleitung war vor allem darin, dass sie infolge fehlender Verbindung zwischen den Programmen zu wenig Hilfestellung bei der Einsatzplanung erhielt: Die im ERP-System erfassten Aufträge konnten nur über Schnittstellen – und damit zeitverzögert – einen Einsatz im Servicemanagement generieren und anzeigen.
Diese Probleme wurden jetzt im Rahmen eines übergreifenden IT-Projekts gelöst. Das war notwendig, denn nicht nur beim Servicemanagement, sondern auch in weiteren Bereichen wie der Finanz- und Anlagenbuchhaltung oder dem Management der Kundenbeziehungen (CRM) wurden separate Programme eingesetzt – mit ähnlichen Nebenwirkungen wie im Service. Deshalb fiel der Entschluss zur Restrukturierung der gesamten Softwarelandschaft.

Eine ERP mit Modul für das Servicemanagement

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Hohe Anforderungen: Für die komplexen, maßgeschneiderten Maschinen und Anlagen zur Aufbereitung von Schüttgut bietet Jöst einen umfangreichen Service.

Grundlage bildete die Software oxaion, die Jöst schon vor einigen Jahren eingeführt und seitdem vor allem für die Warenwirtschaft und die Steuerung der Fertigungsprozesse genutzt hatte. Der Hersteller oxaion hatte sein ERP-System mittlerweile zu einer betriebswirtschaftlichen Komplettlösung ausgebaut. Neben den klassischen Modulen deckt diese nun zahlreiche weitere Gebiete ab. So bietet sie jetzt auch nahtlos eingebundene CRM- und Servicemanagement-Systeme. Mit dem Umstieg auf die aktuelle Version der ERP-Software konnte Jöst die Insellösungen abschaffen, damit die Schnittstellenprobleme lösen und sich der doppelten Datenhaltung entledigen.
Auch die Geschäftsabläufe ließen sich weiter optimieren, vor allem hinsichtlich des Informationsaustauschs. Dazu Grothaus „Da alle Fachabteilungen mit derselben Software arbeiten und auf eine zentrale Datenbasis zugreifen, erhalten sie immer aktuell Auskunft. Geht zum Beispiel in der Fibu eine Zahlung ein, kann der Verkauf sofort sehen, wie er sich auf das Kreditlimit des Kunden auswirkt.“ Von dieser Kommunikation in Echtzeit profitiert heute auch das Servicemanagement. Die integrierte grafische Personaleinsatzplanung von oxaion ist jetzt das zentrale Werkzeug. Das Grundprinzip: Anhand grafischer Balken entlang des Zeitstrahls visualisiert das Tool die Serviceeinsätze. Die Serviceleitung bei Jöst ist so jederzeit informiert, welche Monteure im Moment wo beschäftigt sind, für welche zukünftigen Aufträge sie bereits eingeplant wurden, und welche Kapazitäten noch zur Verfügung stehen. Auf dieser Grundlage kann die Leitung neu hinzukommende Serviceaufträge übersichtlich einplanen, bereits geplante Einsätze gegebenenfalls ändern, und den Aufträgen die entsprechenden Ressourcen wie Monteure und Material zuordnen.

Studie

ERP-Systeme 2010
Wie sieht die ERP-Realität in deutschen Unternehmen aus? Wie zufrieden sind Anwender mit ihrer Lösung? Welche Trends lassen sich zum ERP-Einsatz feststellen? Um Antworten auf diese Fragen zu finden, hat die Trovarit AG zusammen mit dem Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) an der RWTH Aachen zum fünften Mal die Nutzung von ERP-Lösungen in Deutschland auf einer breiten empirischen Basis genauer untersucht. Basis für die Studie ist eine Erhebung, die 2010 durchgeführt wurde. 2 069 Unternehmen nahmen teil und bewerteten 2 145 ERP-Installationen. Ein Ergebnis dieser Erhebung: oxaion-Anwender sind mit ihrer ERP-Software ganz besonders zufrieden, sowohl mit dem System als auch mit dem Anbieter.  oxaion belegte Spitzenplätze und rangiert weit über dem Durchschnitt der 43 betrachteten ERP-Systeme.
Trovarit AG, Tel.: 0241 40009 11
Email: info@trovarit.com
www.trovarit.com

Dafür, dass sich die Servicefälle in Form eines Einsatzbalkens in der grafischen Plantafel abbilden, sorgt das durchgängige Gesamtsystem. Es meldet anstehende Einsätze an das Servicemanagement weiter und führt sie dort zusammen – beispielsweise aus dem Verkauf. Erfasst dieser den Kundenauftrag für eine Maschine oder Anlage in oxaion, lässt sich daraus direkt ein Auftrag für die Montage generieren. Dieser erscheint dann zunächst als ungeplanter Einsatz im Service-Modul der ERP-Software, der dabei vorgeschlagene Zeitpunkt der Montage ergibt sich aus dem Liefertermin. Einmal täglich sichtet die Serviceleitung von Jöst alle noch ungeplant anstehenden Aufträge und disponiert sie. Mit Hilfe der grafischen Einsatzplanung erkennt das Serviceteam dabei auf einen Blick, ob die Ressourcen vorhanden sind bzw. welche Umplanungen gegebenenfalls erforderlich und möglich wären. Plant die Leitung den Auftrag ein, erzeugt oxaion automatisch einen entsprechenden Balken in der grafischen Plantafel.
Montagearbeiten an Anlagen und Maschinen dauern meist länger, im Gegensatz zu arbeiten zur Schadensbehebung. Für diese gilt es, dem Kunden möglichst sofort einen kurzfristigen Termin zu nennen – oder am besten gleich hinzufahren. Datentechnisch wird ein solcher Vorgang zunächst genauso behandelt wie ein Montagefall. Da sich die Kunden bei einem Schaden meist direkt beim Service melden, generieren die Mitarbeiter dort einen ungeplanten Serviceauftrag. Parallel dazu wird allerdings umgehend die Serviceleitung drüber informiert, dass ein entsprechender Einsatz geplant werden muss – auch am Wochenende. In diesem Fall kann der Serviceleiter von Jöst von zuhause aus über eine gesicherte Internetverbindung auf das System zugreifen, die grafische Plantafel aufrufen und den Einsatz disponieren.

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IT-Leiter Volker Grothaus „Weil die Daten immer aktuell sind, können wir viel schneller reagieren und haben eine wesentlich höhere Transparenz bei der Einsatzplanung im Service“.

„Weil die Daten immer aktuell sind, können wir viel schneller reagieren und haben eine wesentlich höhere Transparenz bei der Einsatzplanung im Service“, resümiert IT-Leiter Grothaus. Dies führt nicht zuletzt auch dazu, dass heute die Außeneinsätze effizienter und sicherer disponiert werden können. „Wir planen unsere  Monteure so ein, dass sie praktisch ständig unterwegs sind. Gleichzeitig halten wir aber auch immer einen gewissen Reservepool für den Worst-Case bereit, wenn etwa bei einem Kunden eine große Anlage ausfällt und wir sofort reagieren und weiterhelfen müssen. Und im Extremfall lässt sich aus der grafischen Einsatzplanung ablesen, von welchem Einsatz wir einen Monteur kurzfristig abziehen können, um ihn zu einer dringenden Reparatur zu schicken, weil er bei einer Neuinstallation vielleicht noch einen Zeitpuffer hat.“
Die erleichterte Einsatzplanung ist aber nicht der einzige Vorteil, den die integrierte Servicesoftware im Vergleich mit der Stand-alone-Lösung bietet. Eine weitere Stärke des durchgängigen Komplettsystems zeigt sich, wenn es um die Ausstattung der Monteure mit Informationen geht: Direkt aus ihren Service-Aufträgen heraus können sie sich über die dahinterliegenden Verkaufs- bis zu den zugehörigen Fertigungsaufträgen klicken – und erhalten so einfach und schnell Zugriff auf die Stücklisten und verbauten Teile der Anlage oder Maschine. Aber auch bei Analysen zahlt sich die Durchgängigkeit aus: Servicearbeiten fließen immer in eine Nachkalkulation ein. Werden dabei Schäden behoben, werden sie mit einer Schadensnummer in der Nachkalkulation klassifiziert. Mit Hilfe dieser Angaben kann das Qualitätsmanagement von Jöst dann bei seinen Untersuchungen erkennen, ob bei einer bestimmten Produktgruppe immer derselbe Schaden auftritt – und so eventuelle Konstruktionsschwächen zu beheben helfen. Grothaus: „Das ist einer der größten Vorteile überhaupt.“

Kontakt:
Oxaion AG
Tel.: 07243 5906777
Email: info@oxaion.de

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