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SAP-Lösung

Optimierte Instandhaltung

am 06.04.2017 um 13:00 Uhr

Die Ontras Gastransport GmbH betreibt mit 7 000 km das zweitlängste Ferngasnetz Deutschlands, mit nachgelagerten Netzen verbunden durch 450 Netzkopplungspunkten. Wartung und Instandhaltung organisiert Ontras mit SAP Plant Maintenance (PM).

Ontrans Neubau Armaturengruppe

Beim Neubau der Armaturengruppe Burg, Gemeinde Spreetal, Lausitz, sind viele einzelne Positionen zu berücksichtigen. – Bild: Ontras

Seit Kurzem können die Instandhalter direkt aus dem SAP Modul heraus auch ihre technischen Dokumente aufrufen, die sie für Wartungsarbeiten zwingend benötigen. Dafür hat Ontras das “Document Control Center” installiert, eine in SAP integrierte Zusatzlösung des IT-Beratungsunternehmens bdf consultants GmbH.

Im SAP-Instandhaltungsmodul PM verwaltet der Fernleitungsnetzbetreiber Ontras seine technischen Anlagen und bildet deren Struktur darin ab. Dokumentiert sind die Anlagen, vom Bau bis zu ihrer Verschrottung, in knapp 400 000 Plänen, Zeichnungen, Betriebshandbüchern. Mit Versionen sind es fast eine Million Dokumente. Diese stehen in Papierform an Dokumentationsplätzen in elf Meisterbereichen über die östlichen Bundesländer verteilt.

In der Vergangenheit waren sie in einem Dokumenten-Management-System (DMS) digital abgelegt, das aber keine Schnittstelle zum SAP hatte. “Eine direkte IT-technische Integration in die SAP-Prozesse können die meisten DMS-Anbieter aufgrund der hohen logischen Komplexität der Schnittstellen nicht bieten”, weiß Jens Scheffczyk, Projektleiter und Fachverantwortlicher für technische Dokumentation und SAP PM im Bereich Instandhaltungsmanagement bei Ontras.

Um SAP ERP und die Anlagendokumentation durch Begriffskonventionen inhaltlich aufeinander abzustimmen, nahm die Instandhaltungsabteilung in das externe DMS Entitäten wie Bestellungen, Projekte, Equipments, Materialnummern und Chargen auf. Damit konnten die technischen Plätze und Equipments in zwei Systemen parallel vorgehalten werden. Das bedeutete, beide mussten permanent manuell abgeglichen werden. Dies war ein hoher Pflegeaufwand, und trotz größter Sorgfalt kam es immer wieder zu inhaltlichen Differenzen zwischen den beiden Systemlandschaften.

Mit dem Document Control Center (DCC) von bdf führte Ontras Ende 2015 deshalb eine Lösung ein, die das SAP-eigene DMS-Modul um essenzielle Funktionen ergänzt. Im Zusammenspiel mit SAP PM kann Ontras dadurch seine Dokumentation im SAP-DMS verwalten, mit vollständiger Integration und Vernetzung in andere SAP Business Objekte. Die Struktur der Anlagen muss Ontras nur noch einmal in SAP PM abbilden, das DMS kann auf diese automatisch zugreifen. Die Dokumente im DMS sind direkt verknüpft mit den technischen Plätzen und Equipments in SAP PM.

“Die Integration des Dokumentenmanagements in den Beschaffungsprozess der Logistik war ein wesentlicher Schwerpunkt des Projektes. In der Beschaffung liegt der Ursprung für einen Teil der Dokumentation, weshalb eine lückenlose Dokumentationskette wichtig ist.”

Jens Scheffczyk, Projektleiter und Fachverantwortlicher für technische Dokumentation und SAP PM im Bereich Instandhaltungsmanagement bei Ontras.

Etwa 150 SAP-Anwender gibt es bdf zufolge im Instandhaltungsbereich, darunter rund 70, die regelmäßig das DMS nutzen. Die zentrale Dokumentationsabteilung in Leipzig befüllt das System mit neuen Dokumenten und pflegt bestehende. Instandhalter und Projektleiter draußen vor Ort greifen darüber auf Dokumente zu. Dies funktioniert entweder aus technischer oder organisatorischer Sicht. Die technische Sicht ist übergeordnet und gliedert das Leitungsnetz über die Technische-Platz-Struktur im SAP. Die technischen Plätze sind also mit den Dokumenten verknüpft, jedes Equipmentteil, wie etwa Getriebe, Motor, Kugelhahn einer Armatur, ist seinem zugehörigen Attest (Herstellerbescheinigung), CAD-Dokument im DMS zugeordnet.

Das Equipment wird bereits beim Einkauf angelegt und später am technischen Platz eingebaut. Scheffczyk: “Diese Integration des Dokumentenmanagements in den Beschaffungsprozess der Logistik war ein wesentlicher Schwerpunkt des Projektes. In der Beschaffung liegt der Ursprung für einen Teil der Dokumentation, weshalb eine lückenlose Dokumentationskette wichtig ist.” Grundlage bildet dabei die Bestellposition. Über einen eigens entwickelten Prozess kann der Einkauf Dokumente, die in der Beschaffung entstehen, mit den Equipments im SAP PM verknüpfen sowie direkt in die logistischen Operationen von Instandhaltung, Neubau und Umbau einbinden.

Effizientes Such-Cockpit

Die zweite Sicht auf die technischen Dokumente richtet sich nach deren organisatorischen Struktur.  Sie ist für den Einsatz durch den Instandhalter vor Ort bestimmt und bildet den physischen

Ontrans Leitungsbau Lausitz

Leitungsbau in der Lausitz. – Bild: Ontras

und logischen Standort der Unterlagen ab. bdf hat diese Sicht auf Basis der SAP-Komponente für integriertes Produkt- und Prozess-Engineering (iPPE) realisiert. Über das SAP DMS kann das Ordnerregister mit dem Papieroriginal ermittelt werden, gleichzeitig wird das digitale Dokument angezeigt. Ein zweites System muss er dafür nicht mehr bedienen. Ontras erhielt mit der DCC-Lösung auch ein neues Such-Cockpit, das die Standard-SAP-Dokumentensicht entscheidend erweitert. So lassen sich darüber beliebige Objekttypen von Dokumenten durchsuchen, der Nutzer kann frei nach kombinierbaren Suchabfragen recherchieren. Die Logik dafür wurde auf Basis der SAP-Suchmaschine T-Rex realisiert.

“Mit dem Such-Cockpit geben wir unseren Instandhaltern losgelöst von ihrem persönlichen Einstiegspunkt immer die gleichen Bearbeitungsfunktionen an die Hand und ermöglichen ihnen einen vernetzten Zugriff auf die Dokumenten-Struktur”, erklärt Scheffczyk. Die effektivere Suche ist der große Vorteil der neuen Lösung neben dem eigentlichen Projektziel, die Systeme zu vereinheitlichen. Denn es waren früher nicht nur die technischen Plätze, die in SAP PM und dem externen System doppelt vorgehalten wurden, sondern auch Projekte, Bestellungen und anderes. Mit der integrierten Lösung können die Instandhalter nun einheitlich über SAP auf Echtdaten zugreifen.

Die Migration vom Alt- zum Neusystem war für Ontras eine Herausforderung, da der Hersteller des Altsystems seinen technischen Support eingestellt hatte. So mussten Dokumente und Equipments übernommen werden, die es in SAP nicht gab. Diese mussten in Relation gesetzt werden zu solchen, die im ERP schon vorhanden waren. Über ein spezielles Exporttool einer Partnerfirma gelang es, die Daten strukturiert in ein definiertes und auf SAP ausgerichtetes Dateiformat zu überführen, in eine SAP-eigene Zwischenschicht zu laden und gleichzeitig zu konvertieren und zu überarbeiten. Auf Basis dieser Schicht wurden anschließend rund eine Million Dokumentinfosätze sowie weitere zugehörige Objekte erzeugt und mit den bestehenden SAP-Daten verknüpft.

Kontakt: bdf consultants GmbH
Tel.: 0211 301555-0
E-Mail: info@bdf-consultants.de
www.bdf-consultants.de

 
 
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