Anzeige

 
Anzeige

Field-Service-Management

Mobile Projektsoftware von Dirks koordiniert externe Techniker

Pressemitteilung der Dirks Haustechnik GmbH am 19.10.2017 um 09:35 Uhr

Ob für Spezialprojekte oder zum Abpuffern fehlender Kapazitäten – Serviceunternehmen kooperieren miteinander, um ihre Aufträge termingerecht erfüllen zu können. Doch auch externe Techniker müssen in die Auftragsplanung eingebunden und deren Arbeiten sauber dokumentiert werden. Die Dirks GmbH aus Nordrhein-Westfalen hat die Anforderungen durch die mobile Field-Service-Management-Software mfr gelöst.

Ob die eigenen oder externe Servicetechniker: bei der Dirks GmbH läuft alles mobil und digital. - Bild: Dirks GmbH

Ob die eigenen oder externe Servicetechniker: bei der Dirks GmbH läuft alles mobil und digital. – Bild: Dirks GmbH

In der Instandhaltungs- und Servicebranche ist es nicht ungewöhnlich, mit externen Technikern zusammenzuarbeiten. So auch bei der Dirks GmbH aus Geseke. Der 30-Mann-Betrieb von Johann Dirks bietet seit 1996 Dienstleistungen für Heizungstechnik, Sanitärtechnik und regenerative Energien an. Doch manchmal bedarf es spezieller Gewerke, um einen Auftrag perfekt umzusetzen. Deshalb greift der Betrieb bei Bedarf auf Schreiner, Elektriker oder den Kundendienst eines deutschen Herstellers von Heizungsthermen zurück.

“Je nach Einsatzgebiet werden die externen Techniker etwa für die Herstellung und Montage von Badmöbeln, die Elektroinstallation bei Badsanierungen oder bei Wartungen sowie Störungen bestimmter Heizungsanlagen von uns beauftragt”, erklärt Andrej Falk, Disponent beim Geseker Servicebetrieb den Bedarf.

Mit der Einbindung der externen Techniker verkomplizierte sich in der Vergangenheit jedoch auch die Projektverwaltung für den Disponenten. Lange liefen die Techniker außerhalb der eigenen Planungswerkzeuge – sowohl bei der Terminabsprache als auch bei der Dokumentation. Das bedeutet nicht nur Mehraufwand, sondern meist auch Verzögerungen beim Projektabschluss.

“Die Beauftragung sowie die Terminabspracheerfolgte in der Regel schriftlich oder telefonisch. Wir vermerkten das dann separat in unserem System. Eine automatische Synchronisation der Termine gab es beispielsweise nicht. Eine Übersicht, ob und für wann man den Techniker bestellt hat, fehlte komplett”, erinnert sich Andrej Falk. Auch die Fertigmeldung zur zeitnahen Abrechnung lief selten reibungslos. “Eine Fertigmeldung erfolgte meist nur auf Nachfrage. Außerdem fehlten teilweise die Berichte der erledigten Arbeiten.”

Vollständige Dokumentation und schnellere Abrechnung

Dirks führte für die Einsatzplanung, Koordination und Dokumentation ihrer Serviceleistungen die mobile Field-Service-Management-Software mfr ein. - Bild: Dirks GmbH

Dirks führte für die Einsatzplanung, Koordination und Dokumentation ihrer Serviceleistungen die mobile Field-Service-Management-Software mfr ein. – Bild: Dirks GmbH

Mitte 2014 entschied sich die Dirks GmbH, ihre Arbeitsabläufe grundlegend auf digitale Füße zu stellen. Der Betrieb führte für die Einsatzplanung, Koordination und Dokumentation ihrer Serviceleistungen die mobile Field-Service-Management-Software mfr ein. Mit dieser konnten die eigenen Techniker nicht nur direkt vor Ort die gesamten Leistungen dokumentieren und umgehend an die Projektleiter übermitteln.

Die Disponenten konnten zudem sicherstellen, dass die Techniker immer automatisch über Termine, notwendige Materialien und die auszuführenden Arbeiten informiert wurden sowie direkten Zugriff auf die Servicedokumentation hatten.

Komplette Verwaltung über mfr

Seit einiger Zeit koordinieren und verwalten Andrej Falk und seine Kollegen auch die externen Techniker komplett über mfr. Die Beauftragung der externen Techniker erfolgt dazu direkt im mfr. Andrej Falk bestätigt den Auftrag und versendet damit automatisch eine E-Mail an den externen Techniker. “Über einen Link in der Email gelangt der Techniker auf unsere Webmaske von mfr, wo er auf die Checklisten und Anlagendokumentation zugreifen kann. Unsere externen Techniker dokumentieren dann auf ihrem Handy oder Tablet direkt die Arbeiten, machen Fotos und lassen den Kunden digital unterschreiben”, erklärt Andrej Falk den Arbeitsablauf.

Mit der digitalen Unterschrift schließt der externe Techniker den Auftrag offiziell ab. Alle Daten, Fotos und Hinweise zum Auftrag liegen damit auf dem mfr-Server. So können die Mitarbeiter von Dirks ohne Umweg und live auf die Arbeitsdokumentation ihres Dienstleisters zugreifen. Selbst die eigene Rechnung kann der externe Techniker über die Webmaske auftragsbezogen an Dirks übermitteln.

“Mit dieser mobilen Einbindung unserer externen Dienstleister wissen wir genau, wann zum Beispiel unser Elektriker bestellt wurde und ob er die Arbeiten erledigt hat. Das Nachfragen entfällt. Die Software erstellt uns aus der Checkliste zudem einen vollständigen Bericht inklusive aussagekräftiger Fotodokumentation und Unterschrift des Kunden. Das reduziert den Aufwand ungemein.” Für Andrej Falk bedeutet das vor allem eines: er kann die Aufträge termingerecht und zur vollen Zufriedenheit seiner Kunden abschließen. Und ganz nebenbei schneller abrechnen. md/nh

 
 
Anzeige