Alles mit einer Software?

Der Verantwortungsbereich des Facility Managers weitet sich aus – oder der des Instandhaltungsmanagers? In der Software rücken sie bereits heute eng zusammen: IPSS und CAFM werden funktional immer ähnlicher. – Bild: putilov_demis – Fotolia.com

So jedenfalls verfährt der Küchenhersteller Alno AG: Ein kompletter Produktionsstandort, fünf Produktionsstätten, 200.000 Objekte findet sich derzeit in der CAFM-Datenbank des Unternehmens. „Die Baumstruktur ist schon tief gestaffelt“, räumt Christian Hehl ein. Er ist Leiter Instandhaltung und Facility Management und gewährt uns auf dem Bildschirm einen Einblick in sein System.

Diese tiefe Staffelung ist nötig, denn die Anforderungen im produktiven Betrieb des Küchenherstellers sind hoch. Den Ausfall von Technik und unnötig lange Pausen durch unvorhergesehene Wartungs- und Reparaturarbeiten möchte Alno vermeiden. Und das klappt schon lange sehr gut.

„Die Software wird bereits seit 1998 hier am Haupt­standort eingesetzt“, berichtet Hehl. Um die aktuell vorhandenen Daten

Die Alno AG mit Sitz im baden-württembergischen Pfullendorf zählt mit einem Umsatz von 522 Mio Euro und ihren 2.100 Mitarbeitern zu den weltweit größten Küchenherstellern. Das Unternehmen lässt in seinen Fertigungshallen am Standort Pfullendorf die „Alno Markenküchen“ produzieren.- Bild: IMS Gesellschaft für Informations- und Managementsysteme

einzupflegen, beschritt Alno verschiedene Wege. Zum einen wurden vorhanden Gebäudepläne in CAD-Zeichnungen überführt. CAD-Pläne von Neubauten werden direkt vom Architekten übernommen. „Um die Geräte einzupflegen, haben wir große Datenmengen aus einer parallel geführten Instandhaltungssoftware per Schnittstelle eingelesen“, ergänzt Hehl. Denn das war auch ein Ziel: Die Systemlandschaft vereinheitlichen.

Überhaupt – die Systemlandschaft: Als das CAFM-System eingeführt wurde, hatte jeder Bereich seine eigene Idee, wie optimal gearbeitet werden könnte. So fand sich neben dem Klassiker Excel auch die Instandhaltungssoftware Wartungsplaner und das IBM-Tool SPSS. Das ist inzwischen Vergangenheit, und die produktiv genutzten Datenstrukturen sind vereinheitlicht. Die IT wurde verschlankt und Gefahr eines potenziellen Datenverwirrspiels gebannt.

Ein flexibel einsetzbares CAFM-System

Bild: IMS Gesellschaft für Informations-
und Managementsysteme

Modulare Struktur
IMSWARE ist eine ausgereifte CAFM-Software. Bereits das Basis-System ist sehr leistungsfähig. Kombiniert mit den
zahlreichen Modulen für spezielle Anwendungsfelder bietet IMSWARE die pass­genaue Lösung für CAFM-Anforderungen.
Bereits im Standard voll zertifiziert, bietet der integrierten Workflow-Editor nahezu unbegrenzte Flexibilität. Die Software ist voll GEFMA444 zertifiziert über alle Module und besteht aus

• Basissystem inklusive 3D-CAD, BIM ready
• 35+ Module von Budget- bis Technikmanagement

„Aufgenommen im System sind im Moment die kompletten Gebäude und das Inventar am Standort Pfullendorf sowie zahlreiche Technik nebst den entsprechenden Instandhaltungsparametern“, berichtet Hehl. Zu dieser Technik gehören etwa Brandschutz und Sprinkleranlagen, Absaugung und prüfpflichtige Anlagen, dazu Versorgungsleitungen für Luft, Strom und Wasser, das Abwasser ebenso und auch die Netzwerkinfrastruktur.

Christian Hehl, Leiter Facility Management bei Alno: „Wir haben CAD-Pläne importiert, Fotos der Anlagen gemacht, Unterlagen und Dokumente eingelesen und passend verknüpft, Wartungspläne eingepflegt, Richtlinien dokumentiert und zugeordnet. Und natürlich schauen wir auch vor Ort, was individuell noch wichtig wäre.“ – Bild: IMS Gesellschaft für Informations- und Managementsysteme

„Aktuell verfolgen wir unser nächstes Ziel, die Produktionsanlagen komplett einzupflegen. Der Start hierfür war Mitte Juli“, berichtet Hehl. Um die Daten in das System zu bekommen, werden vorhandene CAD-Pläne importiert, Fotos der Anlagen gemacht, Unterlagen und Dokumente eingelesen und passend verknüpft, Wartungspläne eingepflegt, Vorgaben und Richtlinien dokumentiert und zugeordnet. „Und natürlich schauen wir auch vor Ort, was individuell noch wichtig wäre“, ergänzt Hehl.

Dass Hehl nicht auf eine klassische Instandhaltungssoftware setzt, sondern wie sein Vorgänger ein CAFM-System bevorzugt, also eine Software, die für Verwaltung und Betrieb von Immobilien entwickelt wurde, überrascht auf den Blick. „Die Aufgaben der Instandhaltung kann ich verlässlich im CAFM-System abbilden“, sagt Christian Hehl. Historien, automatische Hinweise, Zugriff auf Normen und Handbücher, all das bietet auch das CAFM-System. Und es hat ein wichtiges Extra:
„Besonders gefallen mir die Verknüpfungen im CAD-Plan, also dass ich meine Anlagen, Geräte, Pläne, Workflows und vieles mehr direkt in IMSWARE hinterlegen kann und ganz leicht an alle Daten komme, die ich für die Instandhaltung brauche“, begründet Hehl seine Wahl. Um zu zeigen, was er damit meint, wendet er sich wieder dem Monitor zu:
„In den Plänen sehen Sie die verschiedenen Symbole für Maschinen und Anlagen“, sagt er und kreist mit der Maus um kleine rote und gelbe Icons und blaue und violette Flächen im CAD-Plan. „Wenn ich jetzt auf ein Icon im Plan klicke, öffnet sich der dazu gehörige Dateibaum.“

Spricht’s, klickt und schon öffnet sich in seinem rechten Monitor ein Fenster mit mehreren Hauptpunkten, eben ein klassische

Das modulare System IMSWARE bietet durchgängiges Objekt-Management mit redundanzfreier Datenhaltung. Bereits mit dem Basissystem, bestehend aus Objekt-Management, voll integrierter 3D-Grafik/CAD, Berichtswesen und Dashboards, können sämtliche relevanten Stammdaten verwaltet werden. – Bild: IMS Gesellschaft für Informations- und Managementsysteme

Dateibaum. Aus diesem lassen sich wiederum Detailfenster öffnen, die zahlreiche Informationen bereithalten: Grunddaten wie ID-Nummer, Bezeichnung, Gerätetyp, Hersteller, Baujahr und Kostenstelle. Dazu Abteilung, Installationsfirma, DIN-Vorgaben. Und schließlich Wartungspläne und auch die Wartungshistorie.

Noch einen zweiten Grund gibt es, dass Alno sein Facility Management und die Instandhaltung im selben System führt: Die Planung wird wesentlich einfacher. „Wir können auf Basis der CAD-Pläne den Neu- und Umbau von Anlagen oder auch die Umstellung von Produktionslinien sehr viel einfacher planen und dokumentieren“ berichtet Hehl. So werden die CAD-Pläne des Gebäudemanagements auch für Anlagenmanagement und -bau genutzt.

Wobei sich ab einer gewissen Informationsdichte die Frage nach der Übersichtlichkeit stellt. „Das ist kein Problem“, versichert Hehl. „Was hier auf dem Monitor wie ein sehr dicht bepackter CAD-Plan ausschaut, sind tatsächlich diverse CAD-Pläne, die wir zum Beispiel für Ex-Schutz, Feuerwehr und andere Bereiche zusammenfassen und über verschiedene Layer jeweils aufrufen und bearbeiten können – oder auch ausblenden“, sagt er, klickt erneut und der Gebäudegrundriss hat ein Solo-Gastspiel.

Da Alno die CAD-Pläne auch für die Bauplanung nutzt, stellt sich die Frage, ob die CAD-Daten auch dreidimensional vorliegen. Hehl verneint. „Wir haben aktuell nur 2D-Pläne. 3D wäre schön, das ist aber ein Projekt, das nicht Priorität hat.“ Die liegt aktuell bei der schon erwähnten Aufnahme der Produktionsanlagen. Damit auch deren Instandhaltung integrativ mit einer Software gemanagt werden kann und zwar mit einer CAFM-Software.
Thomas Semmler

Kontakt: IMS Gesellschaft für Informations-und Managementsysteme mbH
Tel.: 02064 49860
Email: info@imsware.de
www.imsware.de