eFlexs Routenplanung

Mit der integrierten Routenplanung arbeitet der Außendienst deutlich effizienter und flexibler.

eFlexs Routenplanung

Mit der integrierten Routenplanung arbeitet der Außendienst deutlich effizienter und flexibler.

Die KAUT-BULLINGER Unternehmensgruppe bietet an 19 bundesweiten Standorten ein breites Sortiment an Hersteller- und Handelsmarken, kombiniert mit einem umfangreichen Dienstleistungsangebot für Geschäfts- und Privatkunden. Service, das heißt Neuinstallation, Instandhaltung und regelmäßige Wartung, wird dabei für die komplette Bürotechnik angeboten.

Zu den Schwerpunkten dieses technischen Services zählen die Segmente Multi Function Printer (MFP) und Large Format Printer (LFP). Die dabei abzuarbeitenden Auftragsarten sind vielfältig, die Anforderungen komplex. Im einfachsten Fall handelt es sich um wiederkehrende Wartungsarbeiten. Treten jedoch Fehlermeldungen oder Qualitätsmängel auf, oder fallen Geräte komplett aus, dann handelt es sich um vielschichtige Aufgabenstellungen und Anforderungsprofile.

 

Zeit- und kosteneffiziente Einsatzplanung

Die Erwartungshaltung der Kunden bezüglich Qualität, preis-leistungs-bewusster Kosten und effizienter Workflows steigen auch im Servicebereich. Ausfallzeiten der Geräte müssen minimal bleiben. Kurze Reaktionszeiten im Fall einer Störung sind gefragt. „Das erfordert eine schnelle, eindeutige Kommunikation ohne Medienbrüche. Zudem möchten wir unsere Prozesse zukünftig produktiver steuern, besser überwachen und dokumentieren. Ziel ist eine 30-prozentige Effizienzsteigerung unserer Serviceabläufe. Nur mit dem mobilen Servicemanagementsystem eFlexs, das optimal zu unseren Bedürfnissen passt, sind wir dazu in der Lage“, kommentiert Ingo Stiller, Leiter Technischer Service & Support KAUT-BULLINGER Büro-Systemhaus.

Forschungsvorhaben

Servicemanagement-System eFlexs

EL2 ist Konsortialführer des Forschungsvorhabens FLEXS, das vom Bundeswirtschaftsministerium (BMWi) im Förderschwerpunkt ‚Mittelstand-Digital – IKT-Anwendungen in der Wirtschaft‘ im Rahmen der ‚Initiative eStandards‘ gefördert wird. In diesem Kontext entwickelt EL2 das Servicemanagement-System eFlexs mit folgenden Funktionen:

Service vor Ort steuern
Direkte Kommunikation und Austausch jedweder Daten zu jeder Zeit mit dem Außendienst. Arbeitspläne können stets effektiv aktualisiert werden.
Routen optimal planen
eFLEXS baut auf eine integrierte Routenplanung und berechnet je nach Einsatzgebiet die optimale Route für Ihren Außendienstmitarbeiter.

www.eFlexs.de, www.flexs-service.de

 

Optimierter Kundenservice

„Der Einsatz eines Servicemanagementsystems macht wertvolle Ressourcen verfügbar, insbesondere werden Außendienstmitarbeiter von administrativen Tätigkeiten befreit. So können sie diese Zeit gewinnbringend für ihre Kernaufgaben und individuelle Dienstleistungen vor Ort nutzen“, erläutert Bernd Fisser, Projektleiter Servicemanagement bei EL2. „Der Service-Consultant ist vernetzt mit dem hauseigenen ERP-System, dank detaillierter Datenhaltung mit dem mobilen Endgerät stets informiert und vor Ort sofort handlungs- und reaktionsfähig. Beim Kunden bleiben keine Fragen offen“, ergänzt Cordula Adamek, Geschäftsführerin KAUT-BULLINGER Büro-Systemhaus.

Sowohl vor Ort als auch Inhouse kennen alle Beteiligten den Status des Auftrags, die installierte Basis beim Kunden sowie interne Lagerbestände und Produktdaten. Doch das sind nicht die einzigen Pluspunkte: Die integrierte Routenplanung reduziert die Fahrtkosten erheblich. Spontane Einsätze mit hoher Priorität kann die Disposition jederzeit flexibel in den Tagesplan integrieren.

Eine zeitintensive, telefonische Vorqualifikation des Auftrags wird mit einer exakten Auftragserfassung im Servicemanagementsystem hinfällig. Ersatzteile können schon im Vorfeld via Tablet geordert werden. Mit der flexiblen Integration von Produkt- und Gerätebestandsdaten in enger Verzahnung mit den dazugehörigen Servicetätigkeiten können dynamisch Serviceprozesse erzeugt, geplant und gesteuert werden. Ist ein Auftrag erfolgreich abgeschlossen, meldet der Techniker unmittelbar den aktuellen Status an den Innendienst. Der Lagerbestand wird damit aktualisiert und bei Bedarf kann sofort ein neuer Termin vereinbart werden. Viel wichtiger ist jedoch: Ist die Dienstleistung nicht Bestandteil des Servicevertrags, kann der Auftrag prompt fakturiert werden.

 

Sicher für die Zukunft

Die gesamte Kommunikation basiert dabei auf offenen eStandards, um auch für die Anforderungen von morgen zukunftssicher zu bleiben. Cordula Adamek betont: „Das reibungslose Zusammenspiel der Daten aus unserer Warenwirtschaft und dem Servicemanagement optimiert den gesamten Workflow. Eine verbesserte Kostenkontrolle und Lagerhaltung sind spürbare Erfolge. Und: Eine gute Service-Dokumentation wirkt sich positiv auf die Planung der Folgejahre aus. Vorbeugende Wartungsarbeiten sowie zu erwartende Instandhaltungsmaßnahmen sind kalkulierbar, das jährliche Call-Aufkommen und die notwendige Bereitstellung der Spezialisten können besser eingeschätzt und geplant werden.“

Kontakt: EL2 Beratungsgesellschaft mbH
Tel.: 089 6511 5388
Email: info@eFlexs.de
www.eFlexs.de