Die Talgo-Gruppe mit Sitz in Madrid baut Reisezüge mit extrem leichten, in Gliederbauweise verbundenen Wagen. Mehr als 1800 Fahrzeuge sind derzeit weltweit im Einsatz. Das Unternehmen verfolgt dabei ein ganzheitliches Konzept:

Alle Züge werden auch von Talgo instandgehalten. Der kontinuierliche Rückfluss von Informationen aus Betrieb und Wartung dient dann der Weiterentwicklung der Waggons, gewährleistet aber vor allem ein Höchstmaß an Betriebssicherheit. Deshalb setzt Talgo eigene Mitarbeiter als Zugbegleiter ein, die kleinere Defekte bereits während der Fahrt beheben und sämtliche Mängel protokollieren, so auch in den Nachtzügen der DB AutoZug GmbH. Dabei fallen pro Tag allein 150 technische Protokolle an, hinzu kommen noch technische Zeichnungen oder Wartungshandbücher sowie betriebswirtschaftliche Dokumente wie Aufträge und Rechnungen. „All diese Schadens­protokolle, Fehlermeldungen, Bedarfsanforderungen oder Dokumentation über ein- und ausgebaute Ersatzteile haben wir bisher in Ak­ten­schränken gesammelt, meist nach Wagennummern geordnet”, erläutert Stephan Korte, Leiter Prozesse bei Talgo. Trotz aller Ordnung seien Dokumente teilweise aber nur schwer auffindbar gewesen. „Die revisionssichere Archivierung hat jedoch nicht nur steuerrechtliche, sondern auch immense versicherungsrechtliche Bedeutung für uns”, erklärt Korte. Außerdem musste der gesamte Dokumentationsprozess auf Grund des Betriebablaufs gestrafft werden. „Wir haben hier nur eine Grube, das bedeutet, dass ein Wagon so schnell als möglich fertig werden muss. Da bleibt schlichtweg keine Zeit, um lange in Papieren zu kramen”.

Wenn ein Medienbruch schon unvermeidbar ist, so wollte Talgo wenigstens erreichen, dass sämtliche Informationen so schnell als möglich in elektronischer Form gespeichert werden und allen Mitarbeitern sofort zur Verfügung stehen.
Die Erfahrung mit Zeit raubenden Suchaktionen in Aktenschränken und Stehordnern schlug sich auch bei der Planung der elektronischen Archivierung nieder.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) mit Ordnerstrukturen widersprachen Kortes’ Philosophie: „Wir suchten wir ein System, in dem alle Daten wie in einem großen zentralen Container automatisch gesammelt werden, auf die alle Abteilungen über eine Suchfunktion sofort zugreifen können.” Weitere Anforderungen waren, dass die Archivierungslösung Microsoft-kompatibel ist und problemlos in SAP und die Enterprise Asset Management Lösung IBM Maximo integrierbar ist. Maximo unterstützt bei Talgo als Planungs- und Steuerungssystem Arbeitsprozesse wie Bestellwesen oder die Erstellung von Dienstplänen.

Fündig wurde Korte schließlich bei der Easy Software AG. Deren Archivsystem Easy Enterprise.x punktete zusätzlich damit, dass das Content Management System Sharepoint angedockt werden kann. Sharepoint hatte sich seit Jahren bei Talgo bewährt und die Mitarbeiter waren gewohnt, Dokumente in dieser Umgebung abzulegen und zu recherchieren. Der E-Mail Archivierung dient Easy
xBase, das steuerrelevante Mail-Inhalte revisionssicher und GDPdU-konform ablegen kann.

Obwohl Easy erst seit kurzem im Einsatz ist, hat es die Papierflut bereits deutlich eingedämmt. Von der Auftragsabwicklung bis zur Dokumentation der durchgeführten Arbeiten werden zunächst sämtliche Dokumente über die Scan-Lösung CTO Capture mit Metadaten aus Maximo heraus gefüttert. Über diese Daten wie Datum, Auftrags- oder Wagennummer, ist jedes Dokument sofort zu finden. Mit Hilfe von Maximo sehen Mitarbeiter auf einen Klick, welche Arbeiten eines Wartungsauftrages bereits durchgeführt sind. Ein weiterer Vorteil für die Qualitätskontrolle: Dank der Archivsuche lassen sich Mängel, die wiederholt aufgetreten sind, leichter identifizieren. „Wir können so unseren Kunden wertvolle Hinweise zu Teilen geben, die möglicherweise auf Grund von Material- oder Konstruktionsfehlern ein Sicherheitsrisiko darstellen”, so Korte. Derzeit steht bei Talgo noch die reine Archivierung im Vordergrund. Die Einführung von Workflow-gesteuerten Arbeitsprozessen ist allerdings nur eine Frage der Zeit. Schon jetzt benutzen die Talgo-Zugbegleiter ,Mobile Digital Assistants‘ mit spezieller Software, um Mängel elektronisch aufzunehmen und sie über ‚Edge‘ direkt an die Computer des Servicepersonals in der Montagehalle zu funken. Noch dieses Jahr will Talgo einen Schritt weiter gehen: Auch die Werkstattmitarbeiter sollen mit mobilen Datengeräten ausgerüstet werden und über eine WLAN-Anbindung Zugriff auf das Easy-Archiv erhalten. Sie können dann Dokumentationen von Altschäden direkt vor Ort aufrufen und mit dem Ist-Zustand vergleichen. So werden sie sicherlich auch bei der Lösung dieser Aufgaben mit Easy Enterprise ,gut fahren‘.

EASY Software, Tel. : 0208 45016 0
Mail: info@easy.de, www.easy.de

Die Software: EASY ENTERPRISE
Easy Enterprise.x repräsentiert die näch­ste Software-Generation des EASY Archiv-/DMS-Servers. Die High-End-Lösung bietet neben hoher Verfügbarkeit, unbegrenzter Skalierbarkeit und effizienter Lastverteilung eine plattformübergreifende Architektur und unterstützt Windows ebenso wie beispielsweise Linux oder diverse Unix-Varianten. Easy Enterprise.x ist für die Verarbeitung von sehr großen Dokumentenaufkommen bei minimalem Administrationsaufwand ausgelegt. Als Clients finden Standard-Web-Browser sowie der Java-basierte, omnikompatible EASYiDOX-Client Verwendung.

Easy Enterprise.x wurde zu 100 % in Java implementiert. Diese Programmiersprache repräsentiert heute den neuesten Stand der Technik und stellt durch die Java Virtual Machine (JVM) die Plattformunabhängigkeit sicher. Windows-basierte Systeme werden deshalb von Easy Enterprise.x ebenso unterstützt wie beispielsweise Linux, verschiedene Unix-Derivate oder auch Apple Macintosh; ein Wechsel des Betriebssystems ist dementsprechend problemlos zu realisieren.

Insgesamt wurde bei der Technologieauswahl darauf geachtet, dass einerseits die kommerziellen, marktführenden Produkte unterstützt werden, wie beispielsweise Oracle oder Microsoft SQL Server, andererseits aber auch immer eine entsprechend kostengünstigere Open-Source-Variante zur Verfügung steht wie MySQL, PostgreSQL, JBoss, Apache Tomcat oder Apache HTTP Server. Dadurch wird der Anwender in die Lage versetzt, stets die für ihn richtige Komponente verwenden zu können.