Dokumentenmanagement in der technischen Materialwirtschaft

Sie zu erfassen und effizient zu verwalten ist eine anspruchsvolle Aufgabe Bei deren Lösung hilft die Beachtung einiger Grundsätze Die produzierenden Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, trotz knapper Budgets und steigender Anzahl an Vorschriften und Nachweisverpflichtungen mithilfe ihrer Instandhaltung und eines effizienten Ersatzteilmanagements hohe Anlagenverfügbarkeit sicherzustellen Dies ist jedoch nur dann nur möglich, wen es gelingt, die Prozesse in diesen Bereichen effizienter zu gestalten und den nötigen Aufwand zu reduzieren stehen heute vor der Herausforderung, trotz knapper Budgets und steigender Anzahl an Vorschriften und Nachweisverpflichtungen mithilfe ihrer Instandhaltung und eines effizienten Ersatzteilmanagements hohe Anlagenverfügbarkeit sicherzustellen. Dies ist jedoch nur dann nur möglich, wen es gelingt, die Prozesse in diesen Bereichen effizienter zu gestalten und den nötigen Aufwand zu reduzieren.

bearingpointDie technische Materialwirtschaft spielt dabei eine Schlüsselrolle. Fehlt es hier an adäquaten und harmonisierten Informationen, verringert sich das Leistungsvermögen des Ersatzteilmanagements und damit die Effizienz der Instandhaltungsprozesse erheblich. In der Praxis tritt dieses Problem sehr häufig auf, denn in vielen Unternehmen sind Informationen zu Ersatzteilen:

  • nicht über alle Funktionsbereiche und Ausführungsebenen verfügbar,
  • nicht aktuell,
  • nicht vollständig,
  • nicht harmonisiert (unterschiedliche Nomenklaturen, kein einheitliches Layout),
  • nicht versioniert.

Diese Situation kann unter anderem dazu führen, dass Unternehmen bei Betriebsstörungen nicht in der Lage sind, kurzfristig zu reagieren, weil es  an verlässlichen Informationen zum erforderlichen Ersatzteil mangelt. Die Dauer der Störungsbehebung und im Extremfall die Dauer des Produktionsstillstands verlängert sich damit unnötig. Ebenso nimmt die Anzahl der Dokumente aufgrund von Vorschriften und Nachweisverpflichtungen zu.

Die benötigten Informationen müssen jedoch nicht nur in geforderter Qualität vorhanden sein, sie müssen auch den verschiedenen Ausführungsebenen und Funktionsbereichen auf einer aktuellen Datenbasis zur Verfügung stehen.
Das ist jedoch schon deshalb problematisch, weil diese Informationen durch historisch gewachsene Strukturen vielen Systembrüchen unterliegen. Konkret kann das bedeuten, dass die Dokumente beispielsweise nur in Papierform oder in einem nicht integrierten Dokumentenablagesystem vorhanden sind. Sie lassen sich dann nur schwer den verschiedenen Ausführungsebenen zeitgleich zur Verfügung stellen.

Unterstützung

Projekte mit BearingPoint
BearingPoint unterstützt als neutraler Partner Unternehmen aus verschiedenen Geschäftszweigen der Industrie und aus der öffentlichen Verwaltung, darunter auch im Bereich der technischen Materialwirtschaft und Instandhaltung, bei der Entscheidungsfindung und Umsetzung von DMS-Systemen.
Die Management- und Technologieberatung hat in der Vergangenheit bereits zahlreiche Projekte mit dem Schwerpunkt Dokumentenmanagement betreut. Dabei verknüpften die Berater ihr Knowhow aus der Prozessoptimierung und der IT bei der pragmatischen und praxisorientierten Umsetzung. Die methodische Vorgehensweise beruht auf einem ganzheitlichen Ansatz über alle Projektphasen (Konzept, Implementierung, Betrieb) und einem strukturierten Change Management.

BearingPoint
Tel.: 0211 171438752
Mail: mirko.galsonske@bearingpoint-consulting.de
www.bearingpoint.de

Systembrüche bedingen zudem die Gefahr der doppelten Ablage. In diesem Fall kann dann leicht Verwirrung entstehen, da sich nicht nachvollziehen lässt, welches nun die aktuellste Version ist. Das führt im schlimmsten Falle dazu, dass  falsche Ersatzteile verwendet werden.
Wie kann dieser Situation begegnet werden? Und wie sollten Informationen zur Verfügung gestellt werden?
Abhilfe können effiziente Informationspools schaffen: Die notwendigen Informationen werden dort aktuell und vollständig in einer einheitlichen Nomenklatur strukturiert über die verschiedenen Funktionsbereiche bereitgestellt. Auch sehr unterschiedliche Ausführungsebenen, vom Betriebsingenieur, technischen Einkäufer bis hin zu Disponenten und Lageristen müssen in diesen Systemen auf die gleichen Informationen zugreifen können.
Die  Anlagenverfügbarkeit wird positiv beeinflusst, sobald die notwendigen Ersatzteile schnell und eindeutig identifiziert werden können und mit den dazugehörigen Informationen zur Verfügung stehen, wie

  • technische Parameter,
  • Fotos,
  • Zeichnungen (Schnittzeichnungen, Konstruktionszeichnungen, Maßblätter),
  • Angebote/Anfragen,
  • Bescheinigungen (Prüfbescheinigungen, Herstellerbescheinigungen),
  • Stücklisten,
  • Datenblätter (technische Datenblätter, Sicherheitsdatenblätter).
bearingpoint2

Informationspool: Informationen für die einzelnen technischen Funktionsbreiche

Darüber hinaus ist die gute Kommunikation zwischen den einzelnen ausführenden Ebenen sehr wichtig. Denn sobald wichtige Informationen zur eindeutigen Identifikation des benötigten Ersatzteils nicht übermittelt werden, verlängert sich automatisch die Störungsdauer. Die beste Instandhaltungs-/Mitarbeitereinsatzplanung ist hinfällig, wenn das erforderliche Ersatzteil nicht identifiziert werden kann. Die verschiedenen Funktionsbereiche können über den Schlüssel einer eindeutigen Materialnummer oder Equipmentnummer auf die im Dokumentenmanagementsystems (DMS) hinterlegten Informationen zugreifen. Zu jeder geänderten Version sollte im dafür vorgesehenen Bemerkungsfeld ein Änderungsgrund gepflegt werden.

Mit einem solchen Informationspool in der technischen Materialwirtschaft wird es dann möglich, Ersatzteile eindeutig und rasch zu identifizieren, alle Daten aus einer Hand zu bekommen, eine direkte Verknüpfung zur Anlagendokumentation herzustellen und Artikelgruppen einheitlich zu klassifizieren. Damit ist dann eine gute Basis für weitere Standardisierung gelegt.
Die Projekterfahrung zeigt jedoch, dass in einigen Unternehmen die Potenziale eines DMS als adäquater Informationspool nicht oder nur unzureichend genutzt werden. Dies wirkt sich negativ auf die Anlagenverfügbarkeit, Produktivität und damit auf den Umsatz sowie die Kostensituation dieser Unternehmen aus. Die genannten Wirkungsverflechtungen verdeutlichen die Bedeutung von harmonisierten Informationen im Ersatzteilmanagement und den angrenzenden Bereichen, die mit verlässlichen Informationen übergreifend auf verschiedenen Funktionsebenen als Erfolgsfaktoren dienen.

bearingpoint3

Vernetzt: Informationsflüsse des DMS Dokumentenmanagementsystems

Entsprechend den in der Praxis unterschiedlichen Anforderungen gibt es verschiedene Systeme,  die ein zentrales Dokumentenmanagementsystem ergänzen können. So dienen Content Management Systeme (CMS) beispielsweise zur Veröffentlichung von definierten Inhalten im Internet oder Intranet. Das Workflow-Management-System (WFMS) regelt sämtliche Arbeitsabläufe und das Kollaborations-System die Zusammenarbeit. Projekterfahrungen zeigen, dass ca. 80% der Anwendungen durch ein DMS-System in Verbindung mit einem Workflow-Management-System abgedeckt werden können. Wichtig ist eine direkte Verknüpfung des ERP-Systems mit dem DMS-System.
Für die verschiedenen Dokumente sind zu Beginn der Einführung Dokumententypen wie beispielsweise Zeichnung, Datenblatt oder Schriftverkehr zu definieren, um die spätere Suche zu vereinfachen. Zusätzlich sind Metadaten festzulegen, die als Pflicht- oder optionale Felder gepflegt werden. Während der späteren Nutzung eines computergestützten Systems können Nutzer direkt aus dem ERP- in ein so genanntes Betrachtersystem springen, in dem alle Dokumente zu einer bestimmten Materialnummer sofort angezeigt werden.
Nutzer können sich dann Dokumente anzeigen lassen, zum Bearbeiten auschecken und als neue Version wieder einchecken. Somit bleibt gewährleistet, dass keine unterschiedlichen Versionen im Umlauf sind und nur die aktuellste Version im Betrachtersystem angezeigt wird. Zu Beginn der Einführung von DMS-Systemen in der technischen Materialwirtschaft sind zunächst die firmenspezifischen Anforderungen zu definieren, um die geeignete Software aus dem breiten Marktangebot  auszuwählen. Dabei ist auf die Kompatibilität zu bestehenden ERP-Systemen zu achten. Im gegeben Fall können auch Systeme aus anderen Bereichen des Unternehmens um den Bereich der technischen Materialwirtschaft erweitert werden.
Für die erfolgreiche Umsetzung ist es wichtig, die individuellen Anforderungen der verschiedenen Ausführungsebenen zu berücksichtigen. Firmenspezifische Strukturen müssen definiert und Anwender auf die veränderten Geschäftsprozesse geschult werden.
Die erwünschten Prozessverbesserungen lassen sich aber nur erreichen, wenn der definierte Prozess gelebt und geeignete Werkzeuge genutzt werden. Nur so können Unternehmen auch kontinuierlich eine hohe Datenqualität erreichen.

Mirko Galonske