doquma Dokumentation fotolia

Die Pflege der Dokumentation ist ein komplexer und aufwändiger Prozess, der im Zuge der Digitalisierung der Industrie zunehmend "in den Computer verlegt" wird. Bild: Maksym Yemelyanov - Fotolia.com

doquma Dokumentation fotolia

Die Pflege der Dokumentation ist ein komplexer und aufwändiger Prozess, der im Zuge der Digitalisierung der Industrie zunehmend “in den Computer verlegt” wird.
Bild: Maksym Yemelyanov – Fotolia.com

Angenommen, ein Mitarbeiter stützt sich auf ein Geländer, das Geländer gibt nach, der Mitarbeiter stürzt ab und erleidet einen tödlichen Unfall. In den nachfolgenden Untersuchungen wird mit Sicherheit auch die vorliegende Dokumentation zur Fertigung, Installation und Wartung dieses Geländers überprüft werden. Ein Entscheider muss sicherstellen, dass für alle relevanten Prozessschritte eine durchgängige und qualitätsgesicherte Dokumentation zur Verfügung steht. Andernfalls steht er schon mit einem Fuß im “Gefängnis”.

An diesem drastischen aber einfachen Beispiel werden die Risiken deutlich, welche sich aus einer unvollständigen Dokumentation ergeben. Dennoch zeigt die Praxis, dass die Bedeutung der Dokumentation immer noch oft unterschätzt wird. Entlang der Lieferkette besteht bei vielen Prozessschritten die Notwendigkeit der Dokumentation. Schwerpunkt sind dabei die Dokumentation in der Fertigung und der Instandhaltung gelegt.

Ein qualitätsgesicherter Dokumentationsprozess in der Fertigung und Instandhaltung ist annähernd so komplex wie die Prozesse der Fertigung und der Instandhaltung selbst. Soll ein Softwaresystem diesen Dokumentationsprozess nachhaltig unterstützen, dann muss es in der Lage sein, die Dokumentationsanforderungen aller Geschäftsprozesse abzubilden. Dabei gibt es Unterschiede zwischen den in den jeweiligen Prozessen gestellten Dokumentationsanforderungen in der Fertigung und Instandhaltung, zumal wenn diese Prozesse unterschiedliche Branchen betreffen. Um diesen wechselnden Anforderungen gerecht zu werden, wird ein offenes und idealerweise vom Anwender anpassbares System benötigt. Mit QMS hat die doquma GmbH in Zusammenarbeit mit GiS – Gesellschaft für integrierte Systemplanung mbH ein System entwickelt, das diese Rahmenbedingungen erfüllt.

doquma Dokumentationsprozess

Der Dokumentationsprozess wird durch QMS deutlich beschleunigt und effizienter: Vollständige Fakturierung bei Endabnahme, kein Rückbehalt wegen unvollständiger Dokumentation.
Bild: doquma

QMS beinhaltet die Funktionsgrundlage, die ein Unternehmen zur Optimierung und Kontrolle seiner Dokumentationsprozesse benötigt. Der Kern ist die durchgängige Abbildung und Durchführung dieser Prozesse. Dazu werden zu den unterschiedlichen, unternehmensspezifischen Typen an Fertigungs- oder Instandhaltungsaufträgen Dokumentationsaufgaben definiert und in Vorlagen abgelegt. Zu den einzelnen Aufgaben wiederum werden die daraus entstehenden Zieldokumente definiert. Das System unterstützt auch mehrstufige Auftrags- und Aufgabenhierarchien. doquma bietet branchenspezifische Best Practice Vorlagen für gängige Auftragstypen an, welche der Nutzer an die Unternehmensspezifika anpassen kann.

Wird ein neuer Fertigungs- oder Instandhaltungsauftrag ausgelöst, dann generiert das QMS dazu automatisch die gemäß der passenden Vorlage definierten Aufgaben. Die Aufträge können auch in einem Drittsystem erstellt und über eine Schnittstelle an QMS übergeben werden. Die generierten Aufgaben können angepasst oder zusätzliche Aufgaben erstellt werden. Die anstehenden Dokumentationsaufgaben werden den Mitarbeitern in einem Dashboard aufgelistet. Dort wird auch der Fortschritt des Dokumentationsprozesses zu einer Auftragshierarchie mit einer Ampelfunktion in einer Baumstruktur visualisiert.

Effizienzsteigerung

Durch Workflows, Erinnerungs-, Wiedervorlage- und Eskalationsfunktionen wird die Durchführung der geplanten Aufgaben automatisiert gesteuert und überwacht. Damit wird sichergestellt, dass eine lückenlose Dokumentation parallel zu dem Fertigungs- oder Instandhaltungsprozess erstellt und archiviert wird. Die geplante und umgesetzte Qualität kann jederzeit nachgewiesen werden. Durch ein Vier-Augen-Prinzip bei der Zuordnung und Überprüfung der Zieldokumente kann eine zusätzliche Qualitätssicherungsstufe eingerichtet werden.

Der Dokumentationsprozess wird durch QMS deutlich beschleunigt und effizienter, da der manuelle Aufwand reduziert wird. Der durchgängige Prozess und die integrierte Überwachung unterstützen das Unternehmen, zum geplanten Zeitpunkt die erforderliche Dokumentation in der definierten Qualität bereitzustellen.

Investitionssicherheit

QMS wurde auf Basis der Instandhaltungslösung IBM® Maximo® entwickelt. Dabei erfolgte die Erweiterung der bestehenden Auftrags-/Aufgabenfunktionalitäten um die zusätzlichen Anforderungen des Dokumentationsprozesses. Hierfür wurden die Konfigurationsmöglichkeiten von IBM Maximo verwendet, sodass QMS alle Releasewechsel von Maximo unterstützt. Diese Konfigurationsmöglichkeiten stehen auch dem Nutzer zur Verfügung, so dass er das QMS an seine Bedürfnisse anpassen kann. Ergänzt wurde das Maximo um das Usability Package für IBM Maximo der GiS, IBM Business Partner. Erst durch dieses Add-on war es möglich, ein übersichtliches Dashboard mit strukturierter Darstellung der Auftrags-/Aufgabenhierarchien inklusive Ampelfunktion für den Dokumentationsfortschritt darzustellen.

Kontakt:

doquma GmbH
Tel.: 0170 4900 996
E-Mail: u.jostwerner@doquma.com
www.doquma.com

GiS – Gesellschaft für integrierte Systemplanung mbH
Tel.: 06201 50340
E-Mail: a.rosemann@gis-systemhaus.de
www.gis-systemhaus.de