Projektmanagement

Erfolgreich mit agilen Methoden

IT-Projekte, auch solche in der Instandhaltung, stellen sowohl an die Beteiligten als auch an die Software große Anforderungen. Wie lassen sich diese komplexen und langwierigen  Vorhaben zum Erfolg führen? Und wie lässt sich eine passende Budgetierung erstellen und einhalten?

GreenGate Projektmanagement

Transparenz bei Greengate: Besprechungsergebnisse, auftretende Ereignisse und Meinungen werden zusammen mit dem Kunden erfasst und unmittelbar im Projektstatusbericht, dem zentralen Dokument des Projektes, festgehalten. – Bild: GreenGate

Beim Blick auf die die Budgetierung von IT-Projekten wird schnell klar, dass sich der tatsächlich entstandene Aufwand vorab nur schwer abschätzen lässt. Die Ursachen liegen in der Kostenzusammensetzung, denn es treten zusätzlich zu den sichtbaren Kosten auch weniger sichtbare auf. Die sichtbaren Kosten, etwa für die Lizenzen, die Wartung und Pflege sowie für die tatsächliche Einführung, sind oft sogar der kleinere Teil des Gesamtaufwandes.

Der in der Regel größere Teil ist weniger sichtbar. Das sind die Kosten für die Erstellung des Anforderungs- und Kriterienkataloges, die Marktsichtung/Vorauswahl, Softwareauswahl, Prozessänderung und Beschaffung.

Oft wird der Fehler gemacht, aus Kostengründen wichtige Teile wie Erweiterungen, Anpassungen, Begeisterungsfaktoren, Evaluationen, Schulungen oder Workshops wegzulassen oder zu kürzen. Dabei muss der eingesparte Teil der Gesamtkosten meist hinterher doppelt und dreifach wieder draufgelegt werden. Maßgeblich für eine gute Budgetierung ist es deshalb, wirklich alle Kosten vorausschauend und umsichtig abzuwägen.

Klassisches Projektmanagement vs agiler Ansatz

Die unterschiedlichen Projektmanagement-Ansätze haben ihre Vorteile und ihre Risiken. Umso schwerer fällt die Wahl einer angemessenen Vorgehensweise. So kann ein klassischer Ansatz wie etwa ein Wasserfall-Modell oder ein V-Modell in dem einem Projekt sinnvoll sein, in einem anderen jedoch zum Scheitern führen.

Rechtliches

Aspekte der Vertragsgestaltung
Die Vertragsgestaltung hat große Relevanz für das Projektmanagement, denn die Risiken für Auftraggeber und  Auftragnehmer sollen minimiert bzw. vermieden werden.
Im Fokus steht dann oft die Frage: Wie lässt sich  sicherstellen, dass die vereinbarte Leistung tatsächlich auch so, wie sie vertraglich vereinbart wurde, erbracht wird?
Ein erster Schritt zur Lösung ist hier der Abschluss eines Werksvertrages. Dieser bindet den Auftragnehmer an die Vereinbarung, ein bestimmtes Werk gegen Zahlung einer festgelegten Vergütung herzustellen.
Ein Dienstvertrag wäre in diesem Falle unpassend. Denn dieser vereinbart einen grundlegenden Arbeitseinsatz ohne direkte Bindung an ein konkretes Projekt oder einen Auftrag. Darüber hinaus ist nicht nur aus finanzieller Sicht eine klare Staffelung von Angeboten und Beauftragung pro Projektschritt (Sprint) ratsam, um größtmögliche Transparenz bei kleinem Risiko für alle Beteiligten zu erreichen.

Ein wichtiges Entscheidungskriterium ist die Berücksichtigung der Individualität eines jeden Projektes. Projekte sind Projekte, weil sie eben nie Routinetätigkeit und nie Standard sind. Entscheidend ist, dass die gewählte Vorgehensweise zum Projekterfolg führt – und das sowohl für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer.

Der klassische Projektmanagement-Ansatz, mit seinen verhältnismäßig statischen Strukturen, legt schon in der Planungs- und Spezifikationsphase das zu erreichende Ziel

GreenGate

Um die Produkte von GreenGate im vollen Umfang zu nutzen und ihre Potenziale vollständig auszuschöpfen, vermitteln Experten des Unternehmens in Seminaren alle notwendigen Informationen und professionelles Wissen. – Bild: GreenGate

der gesamten Lösung fest. Je dynamischer jedoch die Projektumgebung ist, desto mehr zeigen sich die Schwierigkeiten des klassischen Ansatzes.

Ändern sich die Anforderungen oder gar das Ziel, ist eine Neuausrichtung unumgänglich. Die erarbeitete konkrete Planung wird obsolet. Stress, Unzufriedenheit und mangelnde Wirtschaftlichkeit sind oft das Resultat.

Bei den heute meist dynamischen Projektumgebungen zeigen sich die Vorteile eines agilen Projektmanagements. Hier wird davon ausgegangen, dass vor allem IT-Projekte zu diffizil und vielschichtig sind, um sie – im Sinne des klassischen Ansatzes – vollständig durchzuplanen. Das Projektziel ist hier nicht bis ins letzte Detail spezifiziert, vielmehr wird das Projekt zyklisch – in sogenannte Sprints – mit einem sich selbst organisierenden, interdisziplinären Team entwickelt. In diesen Sprints kann der Auftraggeber von Projektbeginn an mitbestimmen und einzelne Anforderungen von Iteration zu Iteration priorisieren. Sprints institutionalisieren ein Feedback hinsichtlich Usability, Qualitätssicherung und neuer Anforderungen.

Die GreenGate AG begreift Modifikationen, die automatisch aus den jeweiligen Iterationen resultieren, als integralen Bestandteil von Projekten und folglich als Chance, frühzeitig auf Veränderungen reagieren zu können. Mit dieser Vorgehensweise konnten bereits viele Projekte erfolgreich und mit großer Nutzerakzeptanz realisiert werden.

Greengate AG

Die branchenneutralen IT-Lösung GS-Service
Das Unternehmen entwickelt seit dem Jahr 2000 hoch anpassungsfähige und innovative Softwarelösungen für die Instandhaltung von Anlagen und Infrastrukturen. Der Kundenkreis aus produzierender Industrie, Energie- und Wasserwirtschaft sowie Windenergie nutzt die Software GS-Service im Bereich des technischen Anlagenmanagements, der Instandhaltungsplanung sowie für Betriebsführungsaufgaben.
Mit der branchenneutralen IT-Lösung GS-Service lassen sich Unternehmensstrukturen und Prozesse individuell abbilden und steuern. Module zur Disposition und Ressourcenplanung, Kosten- und Zeiterfassung, Materialwirtschaft sowie Funktionen zur Bürokommunikation unterstützen alle relevanten Unternehmensbereiche. Der GS-DigitalPen, ein digitaler Stift zur einfachen Auftragserfassung, ergänzt die transportable Lösung GS-Mobile, die auf PDAs, Tablet-PCs und Notebooks installiert werden kann.

Transparenz für alle mit dem Projektstatusbericht

Besprechungsergebnisse, auftretende Ereignisse und Meinungen werden zusammen mit dem Kunden erfasst und unmittelbar im Projektstatusbericht, dem zentralen Dokument des Projektes, festgehalten. Zeitaufwendige Abänderungen des Protokolls im Nachgang entfallen somit gänzlich. Mit diesem einfachen Werkzeug erreicht man schon eine hohe Transparenz und macht den aktuellen Projektfortschritt nicht nur für die Beteiligten nachvollziehbar.

Mit jeder Iteration verbessern sich Zielfokus und Qualität der Lösung, aber auch die Erfahrungen der Beteiligten. Gehandelt wird immer mit der Absicht, das Projekt durch gezielte Priorisierung schlank zu halten, Kundenwünsche rasch umzusetzen und vor allem aber in den jeweiligen Projektphasen flexibel und schnell auf geänderte Anforderungen eingehen zu können.

Gerade diese Aspekte spielen im agilen Projektmanagement eine wichtige Rolle, da sich alleine durch diese Vorgehensweise viele unvermutet auftretende Fallstricke im Projekt umgehen bzw. vermeiden lassen.
Frank Lagemann

Kontakt: GreenGateAG
Tel.: 02243 923070
E-Mail: info@greengate.de
www.greengate.de

 
 
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